De start van 2025 bracht de langverwachte uitrol van de nieuwe btw-ketting met zich mee. Deze keten omvat de regels rond btw-aangiften, (terug)betalingen en sancties voor btw-plichtige ondernemingen. De wijzigingen worden gefaseerd ingevoerd en hebben een impact op elke btw-plichtige onderneming.

Nieuwe aangifte- en betalingstermijnen

Langere aangiftetermijn voor kwartaalaangevers

Tot en met eind 2024 waren belastingplichtige ondernemingen steeds gehouden hun btw-aangifte, maand- of kwartaalaangifte, in te dienen uiterlijk op de 20ste van de maand volgend op de aangifteperiode. Deze termijn wordt vanaf 2025 behouden voor maandaangevers maar wordt verlengd voor kwartaalaangevers naar de 25ste van de maand volgend op het te rapporteren kwartaal. Kwartaalaangevers krijgen dus meer tijd om hun aangifte in te dienen, maandaangevers niet.

De nieuwe aangiftetermijn heeft niet enkel betrekking op de periodieke btw-aangifte maar ook op de andere aangiftes waaronder de IC-opgave en bijzondere btw-aangifte.

Langere betalingstermijn voor kwartaalaangevers, snellere terugbetaling van tegoeden voor maandaangevers

De betalingstermijnen wijzigen in dezelfde zin zodat kwartaalaangevers vanaf 2025 ook vijf dagen extra krijgen om het verschuldigd saldo dat blijkt uit de aangifte te voldoen. Maandaangevers dienen nog steeds hun betaling te voldoen uiterlijk op de 20ste van de daaropvolgende maand.

Niettemin genieten maandaangevers van een bijkomend voordeel ingeval de aangifte resulteert in een tegoed en zij hiervoor een teruggaaf vragen. Dit tegoed wordt terugbetaald uiterlijk op de tweede maand volgend op de aangifteperiode in plaats van de derde maand bij kwartaalaangevers. Elke maandaangever kan genieten van deze snellere terugbetalingstermijn. De vergunning maandelijkse teruggaaf werd dan ook afgeschaft.

Nieuwe betalingsmodaliteiten

Vanaf oktober 2025 worden nieuwe bankrekeningnummers in gebruik genomen voor de betaling van btw-schulden. Het is dus belangrijk rond die tijd de nodige aanpassingen te doen in jouw (betalings)systemen! Tot die tijd blijven de oude rekeningnummers in gebruik en dienen betalingen te gebeuren zoals voorheen.

Bovendien zal het vanaf 2026 mogelijk worden btw-schulden te voldoen middels domiciliëring om elk risico op laattijdige betaling uit te sluiten.

Het prijskaartje: afschaffing van toleranties en strengere sancties

Tegenover deze bijkomende flexibiliteit staan ook een aantal wijzigingen die in het voordeel spelen van de fiscus. De indienings- en betalingstermijnen zullen voortaan onverkort strikt worden toegepast wat de afschaffing van bestaande toleranties inhoudt alsook het opleggen van strengere sancties. Bij het uitblijven van de indiening van een aangifte zal de administratie voortaan ook een vervangende aangifte in de plaats kunnen stellen.

Afschaffing van toleranties

Volgende toleranties komen te vervallen vanaf 01/01/2025:

• Het niet opleggen van boetes bij het laattijdig indienen van een btw-aangifte mits deze aangifte is ingediend uiterlijk op de 10de dag van de tweede maand volgend op de aangifteperiode. Bij wijze van overgangsregeling zal deze tolerantie komen te vervallen voor aangiftes die wettelijk moeten worden ingediend na 01/10/2025. Bovendien kan na deze datum ook éénmalig een kwijtschelding bekomen van de boete bij een eerste overtreding;
• De vakantieregeling waarbij belastingplichtigen jaarlijks in de zomerperiode meer tijd krijgen om hun aangifte in te dienen en in bepaalde aangifte ook te betalen. Bij wijze van overgangsregeling zal de administratie in 2025 nog voor een laatste keer een zomerregeling instellen;
• Het verlengen van de uiterlijke indienings- en betalingsdatum indien de deadline niet valt op werkdag. Deze tolerantie komt enkel te vervallen voor kwartaalaangevers en komt ook met een overgangsperiode in 2025: 25/01 wordt 27/01, 20/04 wordt 22/04, 20/07 wordt 22/07 en 20/09 wordt 22/09.

Sanctionering

Indien een aangifte niet tijdig wordt ingediend en/of wordt betaald zijn vanaf 01/01/2025 volgende sancties van toepassing:

• Boete laattijdige indiening van de aangifte (<5m vertraging): € 100 tot € 500 per maand vertraging, per aangifte;
• Boete niet-indiening aangifte (>5m vertraging): € 500 tot € 5.000 per aangifte;
• Boete laattijdige betaling of niet-betaling: 5% verschuldigde btw uit tijdig ingediende aangifte, 10% verschuldigde btw laattijdige ingediende aangifte en 15% verschuldigde btw uit definitieve vervangende aangifte;
• Nalatigheidsinterest van 8% per jaar, onmiddellijk bij elke laattijdige betaling.
• Bij herhalende overtreding wordt rekening gehouden met een referentieperiode van 4 jaar voorafgaand aan de overtreding. Er wordt rekening gehouden met overtredingen begaan vanaf 01/01/2025.

Vervangende aangifte

Indien een onderneming 3 maanden na het verstrijken van de aangiftetermijn geen aangifte heeft ingediend zal de administratie provisoir de verschuldigde btw vaststellen op basis van een vervangende aangifte waarbij de btw-schuld gelijk zal zijn aan het hoogst verschuldigde bedrag dat bleek uit aangiftes ingediend in de voorbije twaalf maanden met een minimum van € 2.100.

Na ontvangst van dergelijk vervangende aangifte heeft de onderneming 1 maand te tijd om alsnog een aangifte in te dienen zo niet wordt het bedrag van de vervangende aangifte verschuldigd. De administratie zal doorgaans overgaan tot een controle om het exacte bedrag vast te stellen.

Vaarwel rekening-courant, welkom provisierekening

De provisierekening als vervanger voor de rekening-courant

Elke btw-belastingplichtige heeft bij de FOD Financiën een lopende rekening waarin alle btw-schulden en btw-tegoeden worden ingeschreven, de zogenaamde rekening-courant. In bepaalde gevallen werden bedragen op deze rekening overgeboekt naar een bijzondere rekening indien bijvoorbeeld de betaling van schulden uitbleef of er nog een resterend tegoed was bij stopzetting van de activiteiten.

Vanaf 01/05/2025 wordt de rekening-courant vervangen door een provisierekening. Op deze provisierekening worden de verschuldigde bedragen niet langer ingeschreven evenals de tegoeden waarvoor een teruggaaf werd gevraagd via de aangifte. Op deze rekening zullen enkel nog tegoeden worden ingeschreven waarvoor geen terugbetaling werd gevraagd in de aangifte of waarvoor de voorwaarden niet voldaan zijn alsook de betalingen die door de onderneming gedaan werden in afwachting van een te betalen saldo uit een toekomstige aangifte (voorschotten). De inschrijving vindt plaats na het verstrijken van de terugbetalingstermijn, respectievelijk 2 en 3 maanden volgend op het aangiftetijdvak voor maand- en kwartaalaangevers. In die periode heeft de administratie steeds de mogelijkheid de correctheid van het bedrag te controleren en zo nodig te corrigeren.

Gebruik van beschikbare provisies

De provisierekening bevat dus enkel nog tegoeden en het saldo kan ook enkel nog teruggevraagd worden via een nieuwe online applicatie op MyMinfin. Dit kan op elk moment waarna de terugbetaling plaatsvindt binnen de 30 dagen. In tegenstelling tot het verleden zal de vraag tot terugbetaling van een tegoed in een periodieke aangifte enkel nog betrekking hebben op het tegoed dat blijkt uit rooster 72 van de aangifte en niet langer op het volledige tegoed dat desgevallend ook staat op de provisierekening. Het tegoed wordt vanaf dan ook enkel nog terugbetaald indien de onderneming in de voorafgaande zes maanden steeds zijn btw-aangiftes tijdig heeft ingediend.

De tegoeden op de provisierekening zullen door de fiscus automatisch worden aangewend voor de betaling van btw-schulden en eventuele boetes en nalatigheidsinteresten die blijken uit al dan niet tijdig ingediende aangiftes alsook vervangende aangiftes. De tegoeden kunnen eveneens aangewend worden voor niet-betwiste btw-schulden waarvoor een onderneming nog aansprakelijk zou zijn. De werking van de provisierekening zal op termijn nog uitgebreid worden zodat btw-tegoeden ook kunnen aangewend worden voor de betaling van andere fiscale schulden en voorafbetalingen.

Overgangsregeling

Teruggaven aangevraagd via aangiftes met wettelijke indieningsdatum voor 01/05/2025 verlopen nog via de oude procedure van de rekening-courant. Daarna wordt het eventuele tegoed overgeboekt naar de provisierekening en zijn de nieuwe regels van toepassing.

Het is duidelijk dat de invoering van de nieuwe btw-ketting een aantal belangrijke veranderingen met zich meebrengt op vlak van indiening van aangiftes en (terug)betaling van saldi. Heb je nog verdere vragen of wens je over bepaalde aspecten meer informatie, contacteer dan een van onze experts.