Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via PEPPOL verplicht voor alle Belgische btw-plichtige bedrijven. Dit betekent een belangrijke stap in de verdere digitalisering van het bedrijfsleven. Maar wat houdt deze verplichting precies in? En hoe zorg je ervoor dat jouw onderneming klaar is voor deze verandering? We leggen het je graag uit.
Wat is PEPPOL?
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een beveiligd netwerk voor het versturen en ontvangen van e-facturen en andere zakelijke documenten. Je kan het vergelijken met een internationaal postnetwerk voor digitale facturen. In plaats van een factuur als pdf via e-mail te versturen, wordt deze via een gestandaardiseerd en veilig systeem direct naar de software van de ontvanger gestuurd. Dat voorkomt fouten, bespaart tijd en zorgt voor een efficiëntere verwerking.
Door het gebruik van een uniform formaat (zoals UBL, of Universal Business Language) kunnen facturen in veel gevallen automatisch verwerkt worden in verschillende boekhoud- en ERP-systemen, zonder dat er manuele tussenkomst nodig is.
Hoe werkt PEPPOL?
PEPPOL maakt gebruik van een netwerk van ‘Access Points’. Dat zijn toegangspoorten waarmee bedrijven elektronische facturen kunnen versturen en ontvangen. Elk bedrijf dat zich aansluit op PEPPOL krijgt een uniek PEPPOL-ID, vergelijkbaar met een telefoonnummer, dat ervoor zorgt dat facturen correct en veilig worden afgeleverd bij de juiste ontvanger.
Het werkt als volgt:
- Factuur aanmaken in je facturatie- of ERP-systeem.
- Automatische omzetting van de factuur naar het gestandaardiseerde PEPPOL-formaat (UBL).
- Verzending via een Access Point naar de ontvanger.
- Ontvangst en verwerking van de factuur door de klant via hun Access Point.
Voor wie wordt PEPPOL verplicht?
De verplichting voor PEPPOL komt er in twee fasen:
- Sinds maart 2024 moeten alle facturen naar overheidsinstellingen via het PEPPOL-netwerk worden verstuurd.
- Vanaf 1 januari 2026 wordt PEPPOL verplicht voor alle Belgische bedrijven in een B2B-context. Dit betekent dat alle btw-plichtige bedrijven e-facturen moeten uitwisselen via PEPPOL.
De voordelen van PEPPOL
PEPPOL is niet zomaar een wettelijke verplichting, het biedt ook tal van voordelen voor ondernemingen.
Tijdswinst
Facturen worden sneller en foutloos verwerkt.
Cost savings
Minder papierwerk, geen verzendkosten en een daling van administratieve lasten.
Snellere betalingen
Doordat facturen sneller verwerkt worden, neemt ook de gemiddelde betalingstermijn af, wat gunstig is voor je cashflow.
Minder fouten en fraude
PEPPOL zorgt ervoor dat facturen niet aangepast kunnen worden tijdens verzending en beschermt bedrijven tegen factuurfraude.
Veiligheid
Gegevens worden versleuteld verzonden en kunnen enkel door geverifieerde partijen worden uitgewisseld.
Fiscale incentives voor de overstap naar PEPPOL
De overgang naar PEPPOL vraagt voor heel wat ondernemingen de nodige investeringen. Daarom voorziet de overheid enkele fiscale incentives:
- Verhoogde kostenaftrek van 120% voor kosten verbonden aan e-facturatie, zoals softwareabonnementen en advieskosten. Dit geldt voor investeringen vanaf 1 januari 2024 tot en met 31 december 2027.
- Verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale vaste activa, waaronder e-facturatieoplossingen. Dit geldt vanaf 1 januari 2025.
Titeca-klanten met James zijn al voorbereid op PEPPOL
Elke Titeca-klant heeft een login voor James, ons online boekhoudplatform. Werk je al met James om jouw verkoopfacturen te maken? Dan kan je deze verzenden via PEPPOL.
Werk je nog niet met James? Onze experten bekijken graag met jou of je huidige proces PEPPOL-proof is. Contacteer ons gerust om jouw administratieve flow te bekijken.
Wacht niet tot de deadline: begin vandaag nog!
Hoewel de verplichte invoering pas in 2026 ingaat, is het slim om nu al de nodige stappen te zetten. Zo vermijd je last-minute problemen en profiteer je meteen van de voordelen van PEPPOL.
Wil je weten hoe jouw onderneming vlot kan overstappen op e-facturatie? Contact us, wij helpen je graag op weg.
