Dans le cadre de la crise de Corona, où les contacts physiques doivent être limités autant que possible, la tenue d'assemblées générales en 2020 n'est plus un choix évident.
Dans le cadre de la lutte contre le coronavirus, à l'initiative du Cabinet de la Justice, un certain nombre de mesures temporaires, ainsi que des mesures définitives, ont été coulées dans un projet de loi pour traiter la question susmentionnée.
En ce qui concerne les assemblées générales dans le cadre de la vie des entreprises, la décision semble avoir été prise. Les articles sur ce sujet ont déjà été approuvés en première lecture. En ce qui concerne l'association des copropriétaires, les choses restent calmes pour l'instant.
Entreprises
Les dispositions du projet de loi concernant l'organisation d'une assemblée générale à distance ont déjà été approuvées en première lecture par la Chambre. Compte tenu de l'urgence de cette question, on s'attend à ce que le règlement lui-même ne change pas beaucoup, de sorte que l'organisation de l'assemblée générale à distance deviendra bientôt une réalité.
Selon les statuts adoptés, une assemblée générale sera donc tenue. à distance peut être organisée, sans que les statuts ne le prévoient explicitement. Le choix de le faire est confié à l'organe directeur.
La lettre de convocation doit indiquer très clairement comment participer correctement à la réunion à distance.
Deux conditions minimales pour la participation électronique est imposée :
- Par exemple, les moyens de communication utilisés doivent permettre à la société de vérifier la qualité et l'identité de l'actionnaire qui les utilise.
- Les moyens de communication doivent également permettre à l'actionnaire "au moins de prendre connaissance directement, simultanément et sans interruption, des délibérations de l'assemblée et d'exercer son droit de vote sur toutes les questions sur lesquelles l'assemblée est appelée à se prononcer".
Ces exigences ne doivent plus être élaborées dans les statuts.
La participation à distance ne doit pas nécessairement se faire via un outil de communication électronique sophistiqué avec contrôle d'accès. La vérification de la capacité et de l'identité de l'actionnaire peut également se faire par le biais de conférences vidéo ou téléphoniques telles que Teams, Zoom, Skype ou un système similaire.
Curieusement, le principe demeure que les membres du bureau, l'organe de gestion ou le commissaire aux comptes ne peuvent pas participer à l'assemblée générale par voie électronique. La solution consiste à fournir les documents de renonciation nécessaires ou à soumettre à l'avance des questions écrites aux administrateurs ou au commissaire aux comptes.
Association de copropriétaires
La tenue d'une assemblée générale annuelle dans un immeuble d'habitation est essentielle. Lors de ces réunions, des décisions sont prises concernant les travaux de l'immeuble, le budget annuel est approuvé et des décisions sont prises concernant le mandat du syndic.
Lors de la première onde corona, des mesures temporaires ont déjà été prises pour permettre le report à une date ultérieure des assemblées générales dans les appartements qui ne pouvaient plus physiquement avoir lieu. Concrètement, celles-ci devaient avoir lieu au plus tard fin novembre, ce qui s'est finalement avéré ne pas être une solution compte tenu des mesures actuelles toujours en place.
D'où l'appel de nombreux syndicats à un cadre juridique dans lequel l'assemblée générale pourrait encore se tenir à l'abri des regards.
En principe, le projet de loi prévoit que les réunions doivent être tenues dans la mesure du possible numérique doit être tenue. La convocation doit y pourvoir. Ce n'est que si la réunion ne peut avoir lieu de cette manière qu'il est possible de profiter d'un report.
Les assemblées générales qui se tiennent dans la période du 1er octobre 2020 au 9 mars 2021 seront reportées d'un an, c'est-à-dire au prochain délai de 15 jours prévu par le règlement intérieur. Cela s'applique également aux assemblées générales qui ont été reportées lors de la première onde corona en raison de l'assouplissement temporaire.
Toutefois, si un cinquième des propriétaires souhaite que l'assemblée générale ait lieu malgré tout, ou si une décision urgente doit être prise, elle doit être prise physiquement. Si cela n'est pas possible, on peut utiliser l'assouplissement temporaire de l'exigence d'unanimité pour la prise de décision par écrit. Jusqu'au 9 mars 2021, la majorité des quatre cinquièmes est suffisante et l'unanimité n'est plus requise pour éviter le risque de ne pas pouvoir délibérer valablement.
Les mandats des syndicats ou des membres du conseil de copropriété sont prorogés jusqu'à la prochaine assemblée générale.
Ces règles entreraient en vigueur rétroactivement le 1er octobre 2020, pour les assemblées générales qui n'ont pu être tenues pour cause de force majeure. Bien entendu, les assemblées générales tenues depuis le 1er octobre 2020 conserveraient leur validité juridique.
Étant donné que le projet de loi sur la tenue d'assemblées générales dans les immeubles à appartements n'a pas encore été approuvé et que les réunions physiques ne sont pas autorisées, la prise de décision par écrit semble être la seule option à l'heure actuelle. Toutefois, cette prise de décision écrite est soumise à l'exigence de l'unanimité. La possibilité de travailler par procuration n'offre toujours pas de solution compte tenu des circonstances actuelles.
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