Conditions générales

1. Domaine d’application


Dans les présentes conditions générales, Titeca Accountancy fait référence à la SA Titeca Accountancy, ayant son siège social à 8800 Roulers (Roeselare), Heirweg 198 et ayant comme numéro d’entreprise RPM Gand (Gent), département Courtrai (Kortrijk) 0882.371.584, ainsi qu’à toute société liée à la SA Titeca Accountancy conformément à l’article 11 du Code des sociétés.

 

Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les relations professionnelles entre Titeca Accountancy et le cliënt. Les dérogations doivent être approuvées expressément par écrit par les deux parties.

 

En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.

 

Conformément au droit commun, Titeca Accountancy peut uniquement être tenue responsable de missions dont il est démontré qu’elle les a acceptées.

 

2. Genèse du contrat

 

Sauf clause contraire dans la lettre de mission, le contrat est conclu et prend cours au moment où Titeca Accountancy reçoit et cosigne la lettre de mission signée par le client.

    Si Titeca Accountancy n'a pas encore reçu la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont dans tous les cas régies par les présentes conditions générales et par la lettre de mission, et ce, dès l'instant où et pour autant que les documents contractuels en question aient été transmis au client par courrier ordinaire ou électronique, fax ou remise en mains propres contre accusé de réception.

     

    3. Durée et résiliation du contrat

     

    3.1. Missions récurrentes

    3.1.1. Définition

    L’on entend par “mission récurrente ” : une mission qui se compose de prestations successives de même nature devant être exécutées dans des délais précis, fixés au préalable.

     

    3.1.2. Durée et fin du contrat

    Sauf preuve contraire, le contrat relatif à une mission récurrente est engagé pour une durée indéterminée, chacune des parties pouvant à tout moment résilier le contrat en notifiant le préavis par courrier recommandé et  en respectant un délai de préavis d’un mois.

    Une convention séparée peut être conclue pour les prestations qui seraient livrées après la résiliation du contrat, mais qui porteraient sur la période pendant laquelle il était toujours en vigueur..

     

    3.2 Missions non récurrentes

    3.2.1 Définition

    Les missions qui ne relèvent pas de la définition prévue au point 3.1.1. sont considérées comme des missions non récurrentes.

     

    3.2.2. Durée et fin du contrat

    Sauf preuve contraire, le contrat relatif à une mission non récurrente est réputé conclu pour une durée déterminée. Il prend fin par l'exécution de la mission ou par la livraison des prestations convenues. En application de l'article 1794 du C.C., et le cas échéant par dérogation à l'article 2004 du C.C., le client a le droit de résilier le contrat de façon anticipée moyennant le paiement à Titeca Accountancy des frais et honoraires correspondant aux prestations déjà livrées, majorés d’une indemnité équivalant à 30% des honoraires prévus pour la partie non réalisée de la mission.

     

    3.3. Clôture

    Après la résiliation du contrat, sauf accord contraire entre les parties, tous les livres et toutes les pièces comptables qui reviennent au client lui seront remis, ou à son mandataire, contre accusé de réception.

    Titeca Accountancy est autorisé à porter en compte les frais administratifs qui en découlent.

     

    3.4. Conservation des documents de travail

    En général et surtout lors de l’achèvement des services, Titeca Accountancy conservera tous les documents et dossiers y relatifs pendant la période prévue par la loi pour le type de services faisant l’objet de la lettre de mission. Au terme de cette période, sauf accord contraire, écrit et distinct, Titeca Accountancy peut procéder à leur destruction, sans en informer le Client au préalable. 

     

    4. Résiliation immédiate pour motif(s) spécifique(s) 

     

    4.1. Dans tous les cas et à tout moment, Titeca Accountancy peut résilier le contrat sans délai de préavis et sans être redevable d'une indemnité s'il existe un ou plusieurs motif(s) rendant impossible la poursuite de la collaboration professionnelle, comme :

    • des circonstances qui portent préjudice à l'indépendance de Titeca Accountancy;
    • des circonstances qui rendent impossible l'exécution de la mission conformément aux normes professionnelles et déontologiques;
    • le(s) manquement(s) manifeste(s) du client à ses engagements, tels que définis dans les présentes conditions générales (point 6.2.) et dans la lettre de mission;
    • en cas de concordat judiciaire, procédure de dissolution ou déconfiture du client;
    • en cas de changement du profil de risque du client;
    • en cas de non-paiement ou de paiement non-ponctuel du client.

    Titeca Accountancy communiquera par lettre recommandée au client les motifs justifiant l’arrêt immédiat du contrat.

     

    Selon les circonstances, Titeca Accountancy peut précéder sa décision d'un avertissement ou d'une mise en demeure.

     

    A la fin au contrat, Titeca Accountancy indique au client les actes juridiques qu'il convient de poser en toute urgence afin de préserver les droits du client, pour lesquels Titeca Accountancy avait reçu mission.

     

    4.2. En cas de faillite du client, le contrat est résilié de plein droit.

     

    4.3. Le client peut à tout moment mettre fin au contrat, sans avoir à respecter un délai de préavis et être redevable d'une quelconque indemnité, si Titeca Accountancy manque de manière manifeste et prolongée à ses obligations telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.1.) et le cas échéant dans la lettre de mission.

    Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d'une mise en demeure notifiée par écrit à Titeca Accountancy.

     

    4.4. Chaque partie peut résilier la Convention par écrit et avec effet immédiat si une autre partie se trouve dans l'incapacité d’acquitter ses dettes, ou se voit désigner un administrateur provisoire ou judiciaire ou un liquidateur.

     

    5. Suspension de l’exécution des contrats

     

    En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou acompte(s), conformément à l’article 7 ci-dessous, Titeca Accountancy  est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes.

     

    Titeca Accountancy en informe le client par lettre recommandée.

     

    Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client doivent être effectués, et pour lesquels Titeca Accountancy avait reçu mission, il le signale au client.

     

    Tous les frais et les charges résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client. Titeca Accountancy peut dans tous les cas prétendre au paiement des honoraires et des frais relatifs aux prestations déjà livrées

     

    6. Droits et obligations des parties

     

    6.1. Droits et obligations de Titeca Accountancy

    Titeca Accountancy effectue les missions qui lui sont confiées avec le soin nécessaire et en toute indépendance, en vertu d'une obligation de moyens.

     

    Titeca Accountancy est tenu de respecter les délais légaux et réglementaires, pourvu que le client lui fournisse tous les renseignements et documents utiles en temps voulu. En cas de retard du client, Titeca Accountancy ne pourra en aucun cas être tenu responsable des amendes, suppléments et intérêts susceptibles de découler de ce retard.

     

    Il veille à ce que les services prestés soient livrés conformément aux normes déontologiques et professionnelles de l'Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux, en tenant compte de la législation et de la réglementation pertinentes et applicables au moment de l'exécution du contrat.

     

    Titeca Accountancy ne peut en aucun cas être tenu responsable des conséquences des éventuelles modifications ultérieures - avec effet rétroactif le cas échéant - de ces dispositions légales et réglementaires..

     

    Il n'est pas non plus responsable des conséquences d'éventuels manquements, fautes ou infractions commis avant son intervention.

     

    L'exécution de la mission n'est pas spécifiquement axée - sauf clause contraire - sur la découverte d'une fraude éventuelle.

     

    Sauf clause contraire, Titeca Accountancy n’est pas tenue de vérifier l’exactitude ou l’exhaustivité de l’information qui lui est transmise par le client ou par son (ses) préposé(s), et elle n’est pas non plus tenue de contrôler la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures et documents justificatifs quelconques qui lui sont confiés ou présentés par le client comme étant des pièces probantes ou comme étant des pièces devant servir en tant que tel.

     

    Titeca Accountancy peut recourir à l'assistance de collaborateurs ou d'experts de son choix et confier l'exécution des missions découlant du contrat, en tout ou en partie, à un/des préposé(s) ou expert(s).

     

    Conformément à l'article 33 de la Loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales, Titeca Accountancy aura fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par une police approuvée par le Conseil de l'Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux.

     

    Titeca Accountancy, ainsi que son/ses mandataire(s) ou préposé(s), sont tenus au secret professionnel, conformément à l'article 58 de la Loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales et à l'article 32 de l’AR du
    1er mars 1998 fixant le règlement de déontologie des experts-comptables, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et réglementation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

     

    6.2. Droits et obligations du client

    Le client s’engage :

    • à mettre en temps voulu à la disposition de Titeca Accountancy tous les documents, données et informations nécessaires à l'exercice de sa mission;
    • à effectuer les tâches qui lui incombent, le cas échéant, sur la base de la lettre de mission ;
    • à tenir Titeca Accountancy informé de toute donnée, tout événement ou tout développement susceptible d'avoir un impact quelconque sur l'exécution de la mission;
    • si Titeca Accountancy en fait la demande, à confirmer par écrit que les documents, informations et explications fournis sont corrects et exhaustifs;
    • à vérifier si les documents et états livrés par Titeca Accountancy correspondent à ses attentes et aux informations qu'il a fournies, et dans la négative, à en informer immédiatement Titeca Accountancy.

    6.3. Interdiction de débauchage

    Pendant toute la durée du contrat et pendant une période de 3 ans après sa résiliation, indépendamment des motifs de celle-ci, le client s'engage expressément à ne pas engager, directement ou indirectement, un membre du personnel ou un collaborateur indépendant de Titeca Accountancy impliqué dans l'exécution du contrat, et à ne pas lui faire exécuter, directement ou indirectement (par ex. via une personne morale), des activités ne s'inscrivant pas dans le cadre d'un contrat entre le client et Titeca Accountancy, sauf accord écrit préalable de Titeca Accountancy.

    Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire unique de 50 000,00  EUR, sans préjudice de son droit de demander un montant plus élevé si cette indemnité forfaitaire ne couvre pas tous les dommages.

     

    7. Honoraires

     

    7.1. Fixation des frais et des honoraires

    Les frais et honoraires de Titeca Accountancy sont calculés sur la base du temps presté par nos associés, administrateurs, employés et mandataires ou sur base forfaitaire, en fonction des niveaux de compétence et de responsabilité requis tels que prévus dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.

     

    Les frais et honoraires sont dus au fur à mesure de la prestation des services au bénéfice du client, même si la mission n’est pas nécessairement terminée.

     

    Tous les frais directs contractés auprès de tiers nécessaires pour l’exécution de la mission ne font pas partie des honoraires, et seront facturés en surplus. A la demande du Client, Titeca Accountancy  fournira les pièces justificatives des frais exposés pour le compte du client.

     

    Les honoraires et frais sont calculés hors droits et taxes. .

     

    7.2. Modalités de paiement

    Les factures et/ou notes d’honoraires sont payables dans les 30 jours calendrier suivant la date de facturation.

     

    Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’une mise en demeure soit exigée :

    • à un intérêt compensatoire au taux prévu à l'article 5 de la Loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales,
    • à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 250,00 EUR.

    7.3. Acomptes

    Titeca Accountancy peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont comptabilisés dans l’état final des frais et honoraires.

    Titeca Accountancy se réserve le droit d’attendre qu’un acompte facturé soit payé pour entamer les prestations.

     

    7.4. Contestation de l'état des frais et honoraires

    Toute contestation relative aux frais et honoraires doit être communiquée à Titeca Accountancy par courrier recommandé dans les 7 jours calendrier qui suivent la date de facture, et motivée. L'absence de contestation (en temps voulu) signifiera l'acceptation par le client des services facturés.

    Sauf preuve contraire, la facture est censée être reçue au plus tard 3 jours calendrier après la date de facturation.

     

    8. Responsabilité

     

    La responsabilité de Titeca Accountancy sera seulement invoquée en cas de faute grave ou de négligence grave prouvée, en cas de faute intentionnelle ou de manquement à un engagement constituant une des principales prestations de la mission. Titeca Accountancy ne pourra pas être tenu responsable de changements des lois et d’autres formes de réglementation survenant après l’exécution d’une mission et impactant la pertinence du contenu de la mission effectuée.

     

    La responsabilité de Titeca Accountancy sera limitée à la réparation des dommages prévisibles, directs et personnels, à l’exclusion de tous les dommages indirects ou matériels, mais non limités aux  manques à gagner et aux pertes, et aux frais supplémentaires. Sauf pour les missions visées à l’article 17, alinéa 4 de la loi créant un Institut des Réviseurs d'Entreprises et organisant la supervision publique de la profession de réviseur d'entreprises, coordonnée le 30 avril 2007, la responsabilité globale (qu’elle soit contractuelle, extracontractuelle ou autre)  pour l’exécution de la mission sera toujours limitée au montant ou aux montants au(x)quel(s) donne droit l’assurance responsabilité professionnelle souscrite par Titeca Accountancy en ce compris la franchise qui lui incombe éventuellement conformément à ladite assurance.

     

    Si, pour une raison quelconque, l’assureur ne procède à aucune indemnisation, toute responsabilité sera limitée à trois fois le montant des honoraires facturés pour l’exécution de la mission. S’il s’agit d’une mission récurrente, ce multiple s’appliquera au montant des honoraires facturés au client durant une période de douze mois précédant le fait générateur de dommage, ou depuis le début de la mission si cette période est inférieure à un an.

     

    Ces restrictions s'appliquent également à toute revendication au titre de l'exécution de la mission à l’encontre d’une personne, d’un associé, d’un administrateur et/ou d’un collaborateur indépendant ayant la qualité d'assuré au sens du contrat d'assurance en question. 

     

    Elles ne s'appliquent pas lorsque la responsabilité découle d'une faute commise avec intention frauduleuse ou intention de nuire. Par conséquent, cette restriction s'applique expressément à toute responsabilité découlant de toutes les autres fautes dont Titeca Accountancy, ses associés, administrateurs et/ou collaborateurs indépendants seraient responsables.

     

    S'il devait s'avérer que deux sinistres, voire davantage, découlent d'une seule et même faute, ils seront considérés comme un seul cas de responsabilité et la responsabilité sera dès lors limitée au plus élevé des montants relatifs aux missions ou aux contrats concerné(e)s.

     

    Sauf disposition légale contraignante contraire, le dommage découlant (a) d'une perte de profits, de goodwill, d'opportunités commerciales ou d'économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de l'endommagement de données, ou (c) d'une perte ou d'un dommage indirect(e) ne donne en aucun cas droit à un dédommagement

     

    9. Dispositions anti-blanchiment

     

    En vertu de la législation anti-blanchiment nationale et européenne, Titeca Accountancy est tenu  d’identifier ses clients et leurs ayants-droit bénéficiaires.

     

    Par conséquent, Titeca Accountancy demandera au client certains renseignements et documents et/ou consultera les banques de données adéquates. Le client s’engage à fournir à  Titeca Accountancy les informations demandées et à l’informer en temps utile de toute modification concernant ces renseignements et documents.

     

    10. Transmission électronique de données

     

    Au cours de la prestation des Services, les parties peuvent communiquer entre elles par voie électronique.

     

    Il est cependant impossible de garantir que la transmission électronique de données soit totalement sûre, exempte de virus ou d’erreur, et partant, de telles transmissions peuvent être interceptées, altérées, détruites, transmises, retardées, perdues ou rendues inutilisables.

     

    Les parties reconnaissent qu’aucun système ou procédure ne peut totalement écarter de tels risques.

     

    Les parties confirment par la présente qu’elles acceptent ces risques, autorisent dûment l’utilisation des communications électroniques, également via les médias sociaux, et conviennent d’utiliser tous les moyens disponibles et appropriés pour détecter les virus les plus répandus avant d’envoyer l’information par voie électronique.

     

    Chaque partie sera responsable de la protection de ses propres systèmes et intérêts en matière de communications électroniques, et aucune des parties ne sera tenue pour responsable, de quelque manière ou forme que ce soit, d’une perte, erreur ou omission résultant de, ou relative à, l’utilisation de communications électroniques entre les parties.

     

    11. Force majeure

     

    Titeca Accountancy est dispensé de plein droit du respect de ses obligations envers le client en cas de force majeure. On entend par force majeure toute circonstance indépendante de la volonté de Titeca Accountancy qui empêche provisoirement ou définitivement l'exécution du contrat, que la circonstance ait été ou non prévisible lors de la conclusion du contrat. Sont considérés comme des cas de force majeure : bris de machine, grève ou lock-out, incendie, émeute, guerre, épidémie, inondation, absence importante pour cause de maladie, pannes électriques, informatiques, d'internet ou de télécommunications, décisions ou interventions de la part des pouvoirs publics (y compris le refus ou l'annulation d'un permis ou d'une licence), pénuries de combustibles et fautes ou retards imputables à des tiers. Si Titeca Accountancy invoque la force majeure, il n'est pas tenu de prouver la nature non-imputable ou imprévisible de la circonstance constituant la force majeure.  En cas de force majeure, les obligations de Titeca Accountancy sont suspendues. Si la force majeure persiste plus de deux mois, Titeca Accountancy est libre de résilier le contrat sans l'intervention du juge et sans paiement d'indemnités au client.

     

    12. Droits de propriété intellectuelle

     

    Tous les droits de propriété intellectuelle et tous les droits dérivés restent la propriété de Titeca Accountancy. Les droits de propriété intellectuelle comprennent le droit d’auteur, le droit des marques, le droit des dessins et modèles et/ou d’autres droits de propriété intellectuelle, parmi lesquels le savoir-faire, ainsi que les méthodes et concepts techniques et/ou commerciaux susceptibles ou non d’être brevetés.

    Le contenu du site web, les illustrations, logos, dessins, photos, données, noms de produits, textes, etc. sont protégés par le droit d’auteur et les autres droits de propriété (intellectuelle) et dispositions de traités.

     

    13. Traitement des données à caractère personnel (protection de la vie privée)

     

    13.1. Portée et finalités

    En ce qui concerne les services et pour leur exécution en vertu d’un contrat conclu par le client avec Titeca Accountancy, le client cède les données à caractère personnel à Titeca Accountancy, et autorise Titeca Accountancy et lui donne des instructions pour traiter ses données à caractère personnel conformément aux dispositions du présent contrat.

     

    Par ‘données à caractère personnel’ l’on entend : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable obtenue par Titeca Accountancy. Est considérée comme personne physique identifiable, une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement d’après un identificateur tel qu’un nom, des données de localisation, un identificateur en ligne ou un ou plusieurs éléments caractéristiques de l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique.

     

    Les données à caractère personnel peuvent être traitées en vue de fournir les services qui font l’objet du contrat, en ce compris les finalités suivantes :

    a) Administration du personnel, gestion et administration de la clientèle, gestion et administration des fournisseurs ;

    b) Respect de la législation et de la réglementation sociales et fiscales ;

    c) Gestion de compétences et de formations ;

    d) Gestion du développement personnel et évaluation des collaborateurs ;

    e) La tenue de la comptabilité légale obligatoire, en ce compris mais pas exclusivement la clôture d’une société / entreprise individuelle ; le dépôt de déclarations conformément à la législation de la TVA ; la rédaction de fiches ; le dépôt de déclarations d’impôts sur les revenus ou de précompte mobilier ; la rédaction de bilans intermédiaires ; la consolidation d’un groupe ;

    f) Conseil en matière de législation, financière (à l'exception de conseil en investissement), fiscale ou administrative ;

    g) Etablissement de contrats, de rapports et de publications ;

    h) Assistance lors de contrôles fiscaux ;

    i)  Fourniture d’avis ad hoc sur demande;

    j) Respect de la législation applicable en matière de protection de données et des exigences relatives à la sécurité de l’information ;

    k) Contrôle de la solvabilité ;

    l) Toute autre catégorie de finalités pour le traitement de données à caractère personnel tel que convenu entre les parties dans le contrat en question, la lettre de mission ou tout autre document annexé au contrat.

     

    L’information indiquée par le client est nécessaire pour achever la mission et sa facturation.

     

    Titeca Accountancy ne traitera les données à caractère personnel pour aucune autre finalité, sauf obligations légales contraires ou accord écrit dérogatoire du client. Titeca Accountancy s’engage à traiter minutieusement, dans le cadre du contrat du client, les données à caractère personnel mises à la disposition par le client.

     

    Tout traitement de données à caractère personnel en vertu du contrat entre le client et Titeca Accountancy aura lieu en concordance avec toute législation applicable en matière de protection et traitement de données, et notamment en concordance avec le Règlement CE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 94/46/CE (règlement général sur la protection des données) et avec d’autres lois résultant de ce Règlement et/ou toute autre législation belge ou européenne relative à la protection/au traitement de données à caractère personnel ou à la protection de la vie privée.

     

    Pour l’exécution des services, Titeca Accountancy est un sous-traitant qui agit au nom du responsable, à savoir le client. En tant que sous-traitant, Titeca Accountancy agira uniquement sur instruction du client. Le contrat est l’instruction intégrale du client à Titeca Accountancy concernant le traitement de données à caractère personnel. Toutes les instructions complémentaires ou alternatives doivent être convenues par écrit entre les parties.

     

    Titeca Accountancy traite les données à caractère personnel exclusivement au profit du client. Titeca Accountancy n’a pas de contrôle ni de possession ni de droit de propriété sur les données à caractère personnel mises à sa disposition.

     

    Titeca Accountancy n’est toutefois pas responsable du respect d’une quelconque législation ou réglementation applicable au client ou à l’industrie du client qui n’est pas généralement applicable à Titeca Accountancy en tant que prestataire de services, sauf convention contraire expresse entre les parties.

     

    13.2. Données à caractère personnel

    Tout traitement conformément au contrat sera considéré par Titeca Accountancy comme une instruction pour le traitement de données à caractère personnel.

     

    Le traitement de données à caractère personnel concerne des données à caractère personnel de clients, de travailleurs, de contractants, d’agents et d'autres collaborateurs actuels ou anciens du client, ainsi que de tiers désignés par les personnes susmentionnées en tant que famille ou personnes de contact et concerne entre autres les données à caractère personnel suivantes :

    a) Données à caractère personnel générales, telles que le nom, la date de naissance, la photo, l’adresse, l’adresse e-mail et le(s) numéro(s) de téléphone, le numéro de registre national, les données de vérification de l’accès, telles que les noms d’utilisateur et mots de passe, etc…

    b) Les données à caractère personnel spécifiques telles que les données physiques et psychiques, la composition du ménage et l’état civil, les informations concernant les parents, etc.

    c) Données financières, telles que les mandats rémunérés, les données de paiement, y compris le numéro de compte (IBAN),

    d) Données concernant la carrière telles que des diplômes, des compétences techniques et d’autres qualifications, informations concernant le développement personnel et les évaluations, en ce compris CV et références etc.

    e) Catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des données raciales, des données concernant l’appartenance syndicale, des données concernant la santé, etc.

    f) Données pénales, telles que des infractions au code de la route, des saisies sur salaire et d’autres condamnations

    p) Toute autre catégorie de données à caractère personnel telle que convenue entre les parties dans le contrat en question.

     

    13.3. Transfert de données à caractère personnel

    Titeca Accountancy ne transférera aucune donnée à caractère personnel à des tierces parties, sauf :

     (1) si le client donne des instructions à cet effet ou donne son consentement ;

     (2) comme décrit dans le contrat ;

     (3) si cela est requis pour le traitement de données à caractère personnel par des sous-traitants ultérieurs approuvés conformément à l'article 13.4 ;

     (4) si cela est requis par la loi.

     

    Si le client donne instruction à Titeca Accountancy de transférer les données à caractère personnel à un tiers, le client est et reste tenu de conclure avec ce tiers des accords écrits en vue de la protection de ces données à caractère personnel et le client indemnisera, protégera et garantira Titeca Accountancy de toute perte qui pourrait résulter d’un tel transfert de Titeca Accountancy au tiers, à moins et pour autant que ces pertes puissent être attribuées à des manquements prouvés de Titeca Accountancy.

     

    13.4. Recours à des sous-traitants ultérieurs

    Le client reconnaît et accepte expressément que Titeca Accountancy puisse transférer des données à caractère personnel à des tiers sous-traitants ultérieurs en vue de la prestation des services pour lesquels Titeca Accountancy a été désignée. Tout sous-traitant ultérieur auquel Titeca Accountancy transfère des données à caractère personnel ne pourra recevoir que des données à caractère personnel afin de fournir les services que Titeca Accountancy lui a confiés et ne pourra se servir de ces données à caractère personnel à aucune autre fin. Titeca Accountancy reste responsable du respect par ce sous-traitant ultérieur des obligations de Titeca Accountancy résultant du contrat, dont également le présent contrat.

     

    Par la signature du présent contrat, le client autorise Titeca Accountancy à faire appel à des sous-traitants ultérieurs. Titeca Accountancy conclura avec chaque sous-traitant ultérieur des accords écrits comprenant des obligations qui offrent une protection au moins égale aux obligations mentionnées dans le contrat avec le client.

     

    13.5. Droits des personnes concernées

    Le client a le droit d'adapter ou de consulter ses données à caractère personnel.

     

    Si possible, Titeca Accountancy prêtera sa collaboration au client et assistera le client pour que celui-ci puisse donner suite à son obligation de répondre à des demandes d’une personne concernée qui exerce ses droits.

     

    13.6. Suppression et restitution de données à caractère personnel - délais de conservation

    A la fin du contrat, Titeca Accountancy procédera – sans devoir en informer au préalable le client – à la suppression ou à l’anonymisation de toutes les données à caractère personnel de ses systèmes (sauf quelques archives de sauvegarde) après l’expiration de toutes les exigences légales et réglementaires pertinentes concernant la conservation de données. Si Titeca Accountancy est tenue de conserver des données qui sont utilisées afin de contrôler le traitement correct des données conformément à la mission ou des données qui doivent répondre aux conditions légales et réglementaires pertinentes concernant la conservation de données, Titeca Accountancy est compétente pour conserver ces données en concordance avec les délais de conservation respectifs après la résiliation ou l’expiration du contrat et Titeca Accountancy conservera ces données de manière sécurisée après l’expiration des exigences en matière de conservation des données.

     

    13.7. Mesures techniques et organisationnelles

    En tenant compte de l’évolution de la technique, des frais d’exécution et de la nature, de l’étendue, du contexte et de la finalité du traitement des données à caractère personnel ainsi que des divers risques au niveau de la probabilité et de la gravité des droits et libertés des personnes physiques concernées par le traitement, Titeca Accountancy prend les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurisation des données à caractère personnel qui sont traitées en faveur du client.

     

    Pendant la durée du contrat avec le client, Titeca Accountancy fournira au client, à la demande de celui-ci et dans un délai raisonnable, une description actualisée des mesures de protection techniques et organisationnelles mises en œuvre.

     

    13.8. Obligation de notification de fuites de données

    Titeca Accountancy informera le client dans les meilleurs délais de toute infraction à la protection de ses données qui doit être communiquée à l’Autorité de Protection des Données et/ou à la (aux) personne(s) concernée(s).

     

    En cas d’infraction, Titeca Accountancy fournira en tout cas au client, à la demande de celui-ci, les informations suivantes :

     (a) la nature de l’infraction et des données à caractère personnel impliquées ;

     (b) les conséquences probables de l’infraction ;

     (c) les mesures prises ou à prendre à cet égard. S’il s’avère impossible pour Titeca Accountancy de fournir immédiatement ces informations, elle le fera de manière progressive.

     

    Titeca Accountancy prêtera toute collaboration nécessaire à la fourniture éventuelle d’informations complémentaires au(x) contrôleur(s) et/ou à la (aux) personne(s) concernée(s).

     

    Titeca Accountancy tient à jour un relevé des faits et conséquences des infractions à la protection.

     

    13.9. Responsabilités du client

    Le client est responsable de la légalité du traitement des données à caractère personnel dans le cadre du contrat avec Titeca Accountancy.

     

    Le client déclare et garantit que, lorsqu’il fournit à Titeca Accountancy des données à caractère personnel devant être traitées :

    - les personnes concernées pertinentes sont suffisamment informées de leurs droits et devoirs, et notamment de la possibilité que Titeca Accountancy traite des données à caractère personnel au profit du client et suivant les instructions du client ;

    - lors de la collecte et de la mise à disposition de ces données à caractère personnel, il a respecté la législation applicable en matière de protection et de traitement de données ;

    - il prendra toutes les mesures raisonnables pour tenir à jour les données à caractère personnel afin d’assurer que les données ne soient pas incomplètes ou erronées dans le cadre des finalités pour lesquelles ont été collectées.

     

    13.10. Obligation d'information

    A la demande du client, Titeca Accountancy mettra à la disposition de celui-ci tout information nécessaire en vue de démontrer le respect des obligations du client en vertu de la législation relative à la protection et au traitement de données.

     

    13.11. Obligation de confidentialité

    Pendant toute la durée du contrat, toutes les données et toute information que les parties reçoivent l’une de l’autre seront traitées confidentiellement et ne seront pas divulguées à des tiers ni utilisées pour une quelconque autre finalité que celles convenues entre les parties.

    L’obligation décrite dans le paragraphe précédent n’est pas applicable aux informations confidentielles qui :

    - au moment de la divulgation par la partie divulgatrice étaient déjà publiquement disponibles ou qui sont devenues publiquement disponibles sans intervention du receveur ;

    - au moment de la divulgation étaient déjà en possession légale du receveur comme cela peut être démontré à suffisance par celui-ci ; ou

    - sont reçues de tiers sur une base non confidentielle après la divulgation par le receveur.

     

    Titeca Accountancy déclare et garantit que le personnel qui agit sous son autorité et qui est compétent pour traiter les données à caractère personnel, s’est engagé à garantir la protection et la confidentialité des données à caractère personnel conformément aux dispositions du contrat avec le client. A cet effet, Titeca Accountancy informera le personnel qui agit sous son autorité et qui a accès aux données à caractère personnel des conditions applicables et veillera à ce que son personnel respecte ces conditions moyennant des obligations contractuelles et légales de confidentialité.

     

    Si, en vertu d’une obligation légale, Titeca Accountancy est tenue de communiquer des données, Titeca Accountancy s’engage à vérifier le bien-fondé de cette demande et l'identité de la partie qui les demande. Avant de communiquer ces informations, Titeca Accountancy en informera le client, à moins que cela ne lui soit interdit par des dispositions légales.

     

    14. Droit applicable et règlement des litiges

     

    L’interprétation et l’exécution du contrat sont régies par le droit belge.

     

    Tout litige, quelque soit sa nature, relève de la compétence exclusive des tribunaux et des cours de l’arrondissement judiciaire de Flandre occidentale / Gent (Gand), division Kortrijk (Courtrai).