Conditions générales

1. Domaine d’application


Dans les présentes conditions générales, Titeca Accountancy fait référence à la SA Titeca Accountancy, ayant son siège social à 8800 Roulers (Roeselare), Heirweg 198 et ayant comme numéro d’entreprise RPM Gand (Gent), département Courtrai (Kortrijk) 0882.371.584, ainsi qu’à toute société liée à la SA Titeca Accountancy conformément à l’article 11 du Code des sociétés.

 

Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les relations professionnelles entre Titeca Accountancy et le cliënt. Les dérogations doivent être approuvées expressément par écrit par les deux parties.

 

En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prime.

 

Conformément au droit commun, la responsabilité de Titeca Accountancy ne peut être engagée que pour des missions dont il est démontré qu'elles ont été acceptées par lui.

 

2. Genèse du contrat

 

Sauf clause contraire dans la lettre de mission, le contrat est élaboré et prend effet :

  • soit au moment Titeca Accountancy reçoit et appose sa signature sur la lettre de mission déjà signée par le client;
  • soit au moment où Titeca Accountancy entame sa mission à la demande du client, dans l'éventualité où la mission connaîtrait un début anticipé.

Si Titeca Accountancy n'a pas encore reçu la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles entre les parties sont dans tous les cas régies par les présentes conditions générales et par la lettre de mission, et ce, dès l'instant où et pour autant que les documents contractuels en question aient été transmis au client par courrier ordinaire ou électronique, fax ou remise en mains propres contre accusé de réception.

 

3. Durée et résiliation du contrat

 

3.1. Missions récurrentes

3.1.1. Définition

L’on entend par “mission récurrente ” : une mission qui se compose de prestations successives de même nature devant être exécutées dans des délais précis, fixés au préalable.

 

3.1.2. Durée et fin du contrat

Sauf preuve contraire, le contrat relatif à une mission récurrente est engagé pour une durée indéterminée, chacune des parties pouvant à tout moment résilier le contrat en notifiant le préavis par courrier recommandé et  en respectant un délai de préavis d’un mois.

Une convention séparée peut être conclue pour les prestations qui seraient livrées après la résiliation du contrat, mais qui porteraient sur la période pendant laquelle il était toujours en vigueur..

 

3.2 Missions non récurrentes

3.2.1 Définition

Les missions qui ne relèvent pas de la définition prévue au point 3.1.1. sont considérées comme des missions non récurrentes.

 

3.2.2. Durée et fin du contrat

Sauf preuve contraire, le contrat relatif à une mission non récurrente est réputé conclu pour une durée déterminée. Il prend fin par l'exécution de la mission ou par la livraison des prestations convenues. En application de l'article 1794 du C.C., et le cas échéant par dérogation à l'article 2004 du C.C., le client a le droit de résilier le contrat de façon anticipée moyennant le paiement à Titeca Accountancy des frais et honoraires correspondant aux prestations déjà livrées, majorés d’une indemnité équivalant à 30% des honoraires prévus pour la partie non réalisée de la mission.

 

3.3. Clôture

Après la résiliation du contrat, sauf accord contraire entre les parties, tous les livres et toutes les pièces comptables qui reviennent au client lui seront remis, ou à son mandataire, contre accusé de réception.

Titeca Accountancy est autorisé à porter en compte les frais administratifs qui en découlent.

 

3.4. Conservation des documents de travail

En général et surtout lors de l’achèvement des services, Titeca Accountancy conservera tous les documents et dossiers y relatifs pendant la période prévue par la loi pour le type de services faisant l’objet de la lettre de mission. Au terme de cette période, sauf accord contraire, écrit et distinct, Titeca Accountancy peut procéder à leur destruction, sans en informer le Client au préalable. 

 

4. Résiliation immédiate pour motif(s) spécifique(s) 

 

4.1. Dans tous les cas et à tout moment, Titeca Accountancy peut résilier le contrat sans délai de préavis et sans être redevable d'une indemnité s'il existe un ou plusieurs motif(s) rendant impossible la poursuite de la collaboration professionnelle, comme :

  • des circonstances qui portent préjudice à l'indépendance de Titeca Accountancy;
  • des circonstances qui rendent impossible l'exécution de la mission conformément aux normes professionnelles et déontologiques;
  • le(s) manquement(s) manifeste(s) du client à ses engagements, tels que définis dans les présentes conditions générales (point 6.2.) et dans la lettre de mission;
  • en cas de concordat judiciaire, procédure de dissolution ou déconfiture du client;
  • en cas de changement du profil de risque du client;
  • en cas de non-paiement ou de paiement non-ponctuel du client.

Les motifs justifiant la résiliation immédiate du contrat doivent être communiqués au client.

 

Selon les circonstances, Titeca Accountancy peut précéder sa décision d'un avertissement ou d'une mise en demeure.

 

A la fin au contrat, Titeca Accountancy indique au client les actes juridiques qu'il convient de poser en toute urgence afin de préserver les droits du client, pour lesquels Titeca Accountancy avait reçu mission.

 

4.2. En cas de faillite du client, le contrat est résilié de plein droit.

 

4.3. Le client peut à tout moment mettre fin au contrat, sans avoir à respecter un délai de préavis et être redevable d'une quelconque indemnité, si Titeca Accountancy manque de manière manifeste et prolongée à ses obligations telles que décrites dans les présentes conditions générales (point 6.1.) et le cas échéant dans la lettre de mission.

Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d'une mise en demeure notifiée par écrit à Titeca Accountancy.

 

4.4. Chaque partie peut résilier la Convention par écrit et avec effet immédiat si une autre partie se trouve dans l'incapacité d’acquitter ses dettes, ou se voit désigner un administrateur provisoire ou judiciaire ou un liquidateur.

 

5. Suspension de l’exécution des contrats

 

En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou acompte(s), conformément à l’article 7 ci-dessous, Titeca Accountancy  est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes.

 

Titeca Accountancy en informera le client par écrit.

 

Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client doivent être effectués, et pour lesquels Titeca Accountancy avait reçu mission, il le signale au client.

 

Tous les frais et les charges résultant de la suspension ou du report sont à la charge du client. Titeca Accountancy peut dans tous les cas prétendre au paiement des honoraires et des frais relatifs aux prestations déjà livrées

 

6. Droits et obligations des parties

 

6.1. Droits et obligations de Titeca Accountancy

Titeca Accountancy effectue les missions qui lui sont confiées avec le soin nécessaire et en toute indépendance, en vertu d'une obligation de moyens.

 

Titeca Accountancy est tenu de respecter les délais légaux et réglementaires, pourvu que le client lui fournisse tous les renseignements et documents utiles en temps voulu. En cas de retard du client, Titeca Accountancy ne pourra en aucun cas être tenu responsable des amendes, suppléments et intérêts susceptibles de découler de ce retard.

 

Il veille à ce que les services prestés soient livrés conformément aux normes déontologiques et professionnelles de l'Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux, en tenant compte de la législation et de la réglementation pertinentes et applicables au moment de l'exécution du contrat.

 

Titeca Accountancy ne peut en aucun cas être tenu responsable des conséquences des éventuelles modifications ultérieures - avec effet rétroactif le cas échéant - de ces dispositions légales et réglementaires..

 

Il n'est pas non plus responsable des conséquences d'éventuels manquements, fautes ou infractions commis avant son intervention.

 

L'exécution de la mission n'est pas spécifiquement axée - sauf clause contraire - sur la découverte d'une fraude éventuelle.

 

Titeca Accountancy n'est pas tenu de vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des informations qui lui sont transmises par le client ou son/ses préposé(s), ni la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures et documents de preuve qui lui sont confiés par le client ou présentés comme pièces justificatives ou comme pièces devant servir de justificatifs.

 

Titeca Accountancy peut recourir à l'assistance de collaborateurs ou d'experts de son choix et confier l'exécution des missions découlant du contrat, en tout ou en partie, à un/des préposé(s) ou expert(s).

 

Conformément à l'article 33 de la Loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales, Titeca Accountancy aura fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par une police approuvée par le Conseil de l'Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux.

 

Titeca Accountancy, ainsi que son/ses mandataire(s) ou préposé(s), sont tenus au secret professionnel, conformément à l'article 58 de la Loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales et à l'article 32 de l’AR du
1er mars 1998 fixant le règlement de déontologie des experts-comptables, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et réglementation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.

 

6.2. Droits et obligations du client

Le client s’engage :

  • à mettre en temps voulu à la disposition de Titeca Accountancy tous les documents, données et informations nécessaires à l'exercice de sa mission;
  • à effectuer les tâches qui lui incombent, le cas échéant, sur la base de la lettre de mission ;
  • à tenir Titeca Accountancy informé de toute donnée, tout événement ou tout développement susceptible d'avoir un impact quelconque sur l'exécution de la mission;
  • si Titeca Accountancy en fait la demande, à confirmer par écrit que les documents, informations et explications fournis sont corrects et exhaustifs;
  • à vérifier si les documents et états livrés par Titeca Accountancy correspondent à ses attentes et aux informations qu'il a fournies, et dans la négative, à en informer immédiatement Titeca Accountancy.

6.3. Interdiction de débauchage

Pendant toute la durée du contrat et pendant une période de 3 ans après sa résiliation, indépendamment des motifs de celle-ci, le client s'engage expressément à ne pas engager, directement ou indirectement, un membre du personnel ou un collaborateur indépendant de Titeca Accountancy impliqué dans l'exécution du contrat, et à ne pas lui faire exécuter, directement ou indirectement (par ex. via une personne morale), des activités ne s'inscrivant pas dans le cadre d'un contrat entre le client et Titeca Accountancy, sauf accord écrit préalable de Titeca Accountancy.

Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire unique de 50 000,00  EUR, sans préjudice de son droit de demander un montant plus élevé si cette indemnité forfaitaire ne couvre pas tous les dommages.

 

7. Honoraires

 

7.1. Fixation des frais et des honoraires

Les frais et honoraires de Titeca Accountancy sont calculés sur la base du temps presté par nos associés, administrateurs, employés et mandataires ou sur base forfaitaire, en fonction des niveaux de compétence et de responsabilité requis tels que prévus dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.

 

Les frais et honoraires sont dus au fur à mesure de la prestation des services au bénéfice du client, même si la mission n’est pas nécessairement terminée.

 

Tous les frais directs contractés auprès de tiers nécessaires pour l’exécution de la mission ne font pas partie des honoraires, et seront facturés en surplus. A la demande du Client, Titeca Accountancy  fournira les pièces justificatives des frais exposés pour le compte du client.

 

Les honoraires et frais sont calculés hors droits et taxes. .

 

7.2. Modalités de paiement

Les factures et/ou notes d’honoraires sont payables dans les 30 jours calendrier suivant la date de facturation.

 

Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’une mise en demeure soit exigée :

  • à un intérêt compensatoire au taux prévu à l'article 5 de la Loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales,
  • à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 250,00 EUR.

7.3. Acomptes

Titeca Accountancy peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont comptabilisés dans l’état final des frais et honoraires.

Titeca Accountancy se réserve le droit d’attendre qu’un acompte facturé soit payé pour entamer les prestations.

 

7.4. Contestation de l'état des frais et honoraires

Toute contestation relative aux frais et honoraires doit être communiquée à Titeca Accountancy par courrier recommandé dans les 7 jours calendrier qui suivent la date de facture, et motivée. L'absence de contestation (en temps voulu) signifiera l'acceptation par le client des services facturés.

Sauf preuve contraire, la facture est censée être reçue au plus tard 3 jours calendrier après la date de facturation.

 

8. Responsabilité

 

La responsabilité de Titeca Accountancy sera seulement invoquée en cas de faute grave ou de négligence grave prouvée, en cas de faute intentionnelle ou de manquement à un engagement constituant une des principales prestations de la mission. Titeca Accountancy ne pourra pas être tenu responsable de changements des lois et d’autres formes de réglementation survenant après l’exécution d’une mission et impactant la pertinence du contenu de la mission effectuée.

 

La responsabilité de Titeca Accountancy sera limitée à la réparation des dommages prévisibles, directs et personnels, à l’exclusion de tous les dommages indirects ou matériels, mais non limités aux  manques à gagner et aux pertes, et aux frais supplémentaires. Sauf pour les missions visées à l’article 17, alinéa 4 de la loi créant un Institut des Réviseurs d'Entreprises et organisant la supervision publique de la profession de réviseur d'entreprises, coordonnée le 30 avril 2007, la responsabilité globale (qu’elle soit contractuelle, extracontractuelle ou autre)  pour l’exécution de la mission sera toujours limitée au montant ou aux montants au(x)quel(s) donne droit l’assurance responsabilité professionnelle souscrite par Titeca Accountancy en ce compris la franchise qui lui incombe éventuellement conformément à ladite assurance.

 

Si, pour une raison quelconque, l’assureur ne procède à aucune indemnisation, toute responsabilité sera limitée à trois fois le montant des honoraires facturés pour l’exécution de la mission. S’il s’agit d’une mission récurrente, ce multiple s’appliquera au montant des honoraires facturés au client durant une période de douze mois précédant le fait générateur de dommage, ou depuis le début de la mission si cette période est inférieure à un an.

 

Ces restrictions s'appliquent également à toute revendication au titre de l'exécution de la mission à l’encontre d’une personne, d’un associé, d’un administrateur et/ou d’un collaborateur indépendant ayant la qualité d'assuré au sens du contrat d'assurance en question. 

 

Elles ne s'appliquent pas lorsque la responsabilité découle d'une faute commise avec intention frauduleuse ou intention de nuire. Par conséquent, cette restriction s'applique expressément à toute responsabilité découlant de toutes les autres fautes dont Titeca Accountancy, ses associés, administrateurs et/ou collaborateurs indépendants seraient responsables.

 

S'il devait s'avérer que deux sinistres, voire davantage, découlent d'une seule et même faute, ils seront considérés comme un seul cas de responsabilité et la responsabilité sera dès lors limitée au plus élevé des montants relatifs aux missions ou aux contrats concerné(e)s.

 

Sauf disposition légale contraignante contraire, le dommage découlant (a) d'une perte de profits, de goodwill, d'opportunités commerciales ou d'économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de l'endommagement de données, ou (c) d'une perte ou d'un dommage indirect(e) ne donne en aucun cas droit à un dédommagement

 

9. Dispositions anti-blanchiment

 

En vertu de la législation anti-blanchiment nationale et européenne, Titeca Accountancy est tenu  d’identifier ses clients et leurs ayants-droit bénéficiaires.

 

Par conséquent, Titeca Accountancy demandera au client certains renseignements et documents et/ou consultera les banques de données adéquates. Le client s’engage à fournir à  Titeca Accountancy les informations demandées et à l’informer en temps utile de toute modification concernant ces renseignements et documents.

 

10. Transmission électronique de données

 

Au cours de la prestation des Services, les parties peuvent communiquer entre elles par voie électronique. Il est cependant impossible de garantir que la transmission électronique de données est totalement sûre, exempte de virus ou d’erreur et, partant, de telles transmissions peuvent être interceptées, altérées, perdues, détruites, retardées ou rendues inutilisables. Les parties reconnaissent qu’aucun système ou procédure ne peut totalement écarter de tels risques.

 

Les parties confirment par la présente qu’elles acceptent ces risques, autorisent dûment l’utilisation des communications électroniques et conviennent d’utiliser tous les moyens disponibles et appropriés pour détecter les virus les plus répandus préalablement à l’envoi d’informations par voie électronique. Chaque partie sera responsable de la protection de ses propres systèmes et intérêts en matière de communications électroniques, et aucune des parties ne sera tenue pour responsable, de quelque manière ou forme que ce soit, d’une perte, erreur ou omission résultant de, ou relative à, l’utilisation de communications électroniques entre les parties.

 

11. Force majeure

 

Titeca Accountancy est dispensé de plein droit du respect de ses obligations envers le client en cas de force majeure. On entend par force majeure toute circonstance indépendante de la volonté de Titeca Accountancy qui empêche provisoirement ou définitivement l'exécution du contrat, que la circonstance ait été ou non prévisible lors de la conclusion du contrat. Sont considérés comme des cas de force majeure : bris de machine, grève ou lock-out, incendie, émeute, guerre, épidémie, inondation, absence importante pour cause de maladie, pannes électriques, informatiques, d'internet ou de télécommunications, décisions ou interventions de la part des pouvoirs publics (y compris le refus ou l'annulation d'un permis ou d'une licence), pénuries de combustibles et fautes ou retards imputables à des tiers. Si Titeca Accountancy invoque la force majeure, il n'est pas tenu de prouver la nature non-imputable ou imprévisible de la circonstance constituant la force majeure.  En cas de force majeure, les obligations de Titeca Accountancy sont suspendues. Si la force majeure persiste plus de deux mois, Titeca Accountancy est libre de résilier le contrat sans l'intervention du juge et sans paiement d'indemnités au client.

 

12. Droits de propriété intellectuelle

 

Tous les droits de propriété intellectuelle et tous les droits dérivés restent la propriété de Titeca Accountancy. Les droits de propriété intellectuelle comprennent le droit d’auteur, le droit des marques, le droit des dessins et modèles et/ou d’autres droits de propriété intellectuelle, parmi lesquels le savoir-faire, ainsi que les méthodes et concepts techniques et/ou commerciaux susceptibles ou non d’être brevetés.

Le contenu du site web, les illustrations, logos, dessins, photos, données, noms de produits, textes, etc. sont protégés par le droit d’auteur et les autres droits de propriété (intellectuelle) et dispositions de traités.

 

13. Traitement des données clients (privacy)

 

Lorsque Titeca Accountancy preste des services dans le cadre de la mission que lui a confiée le client  , le client accepte explicitement que ses données personnelles puissent être utilisées à des fins administratives, comme la création et la mise à jour d’une base de données des clients, les expéditions et factures,  les contrôles de solvabilité et la prestation des services pour lesquels Titeca Accountancy a été engagée. Les informations fournies par le client sont nécessaires pour mener la mission à bonne fin et pour la facturer. Lorsqu’une mission est assignée, les données clients sont reprises dans le listing clientèle de Titeca Accountancy. L’utilisation des données personnelles à des fins promotionnelles, de publicité personnelle et/ou à d’autres fins de (re)marketing  nécessitera toujours l’approbation du client. Le client peut s’opposer gratuitement à l’utilisation de ses données personnelles à ces fins. Le client sera abonné à la newsletter de Titeca Accountancy uniquement s’il a donné son accord explicite. L'annulation de l'abonnement se fait sur simple demande du client. Titeca Accountancy ne communiquera jamais ces informations personnelles à des tiers, sauf avec l’accord explicite du client, à la demande des autorités judiciaires ou si la loi l’y oblige. Le client peut adapter ou consulter ses données personnelles.

 

14. Droit applicable et règlement des litiges

 

L’interprétation et l’exécution du contrat sont régies par le droit belge.

Tout litige, de quelque nature que ce soit, sera tranché par les tribunaux et les cours de l’arrondissement de Courtrai (Kortrijk).