Acheter une maison, fonder une entreprise... Nous savons tous que ces démarches s’accompagnent d’une masse de travail administratif. La numérisation facilite la tâche des entrepreneurs et leur fournit des outils pour consulter, sauvegarder et partager efficacement les documents et les actes. Nous avons répertorié pour vous les outils les plus récents.
1. Le coffre-fort IZIMI
Le coffre-fort IZIMI est un outil proposé par le notariat qui fait office de coffre-fort numérique personnel gratuit dans lequel charger, sauvegarder et consulter des documents importants, comme vous le voulez. Il vous suffit de créer un compte (à l’aide de votre eID ou de l’app Itsme) et de scanner et charger les documents souhaités. Les actes notariés signés depuis 2015 y sont automatiquement stockés. Ils sont donc déjà présents.
Le système vous permet également de partager en toute sécurité des documents avec votre notaire, votre comptable ou votre conseiller juridique, par exemple. Envoyez, pour ce faire, une invitation via le système à la personne avec laquelle vous désirez partager des documents.
2. MyMINFIN
Vous recherchez la copie d’un acte notarié (qui ne se trouve pas dans le coffre-fort IZIMI parce que l’acte date d’avant 2015, par exemple) ? Consultez-le et téléchargez-le gratuitement via le portail de « MyMinfin » (vous pouvez ici aussi vous connecter via eID ou Itsme — « mes documents » — « actes »). Cette plateforme regroupe tous les actes à partir de 2001 qui vous concernent et qui ont fait l’objet d’une inscription hypothécaire ou d’un transfert (tels que l’achat/la vente et la donation de biens immobiliers, le droit de superficie, le prêt hypothécaire, etc.). Outre les actes notariés, elle comporte également des exploits d’huissiers, des jugements et des baux enregistrés.
3. Base de données des statuts
Surfez sur www.notaire.be/statuts pour consulter gratuitement les statuts (coordonnés) d’une société. Cette application publique est accessible à tous sur la base du numéro d’entreprise de la société concernée.
La base de données des statuts conserve toutes les versions des statuts résultant d’actes notariés en Belgique déposés depuis le 1/05/2019 (c’est-à-dire depuis la constitution jusqu’à la toute dernière mise à jour des statuts).
Contrairement à l’extrait (condensé) des statuts publié dans les Annexes du Moniteur belge, la base de données des statuts renferme le texte intégral des statuts (coordonnés).
Vu que toutes les sociétés devront modifier leurs statuts à l’horizon 2024 pour s’aligner sur le nouveau Code des sociétés, de plus en plus de statuts (et donc tous les statuts d’ici à 2024) seront disponibles en ligne dans les années à venir.
4. Publications légales
Le site web www.publications-legales.be vous permet d’enregistrer le nom de votre entreprise et votre numéro d’entreprise gratuitement. En cas de publication (au Moniteur belge), vous serez automatiquement informé par e-mail et ne devrez pas en assurer vous-même le suivi actif.
5. eSTOX
eStox est un registre électronique d’actions, lancé dans le cadre de la collaboration entre notaires, comptables et conseillers fiscaux (« Fednot » et « ITAA »). Ce service payant offre de nombreux avantages par rapport aux « registres d’actions » traditionnels.
- En ligne : le registre peut être consulté partout et à tout moment. Il est impossible de le perdre ou de l’oublier. En parallèle, l’accessibilité du système permet à votre conseiller de remplir facilement et correctement le registre.
- Pratique : le registre électronique des titres simplifie la convocation des actionnaires à l’assemblée générale. On peut, en outre, choisir de lier automatiquement le registre des titres au registre UBO, afin de remplir les obligations afférentes dans le même temps.
- Discret : le registre ne peut être modifié que par les conseillers mentionnés ci-dessus, qui sont tenus au secret professionnel. Ils sont responsables de l’enregistrement correct des informations relatives aux actionnaires fournies par les administrateurs. Les administrateurs eux-mêmes ont également accès au registre de leur entreprise et déterminent à quels conseillers ils souhaitent accorder un accès en lecture et/ou en édition. Ils peuvent également accorder l’accès à un tiers. Un actionnaire n’a donc pas accès (automatiquement) au registre et ne doit pas non plus intervenir pour une signature.
Bien que le registre numérique des actionnaires présente certains avantages pratiques, il faut tenir compte du fait qu’en tant qu’actionnaire, vous n’avez pas d’accès automatique ni de contrôle sur les modifications apportées au registre des actionnaires, ce qui peut constituer un inconvénient dans certaines situations.
Tant les start-up que les entreprises existantes désireuses de numériser leurs registres d’actions peuvent faire appel à eStox.
Les coûts d’utilisation d’eStox sont relativement faibles :
- la création d’une société coûte 20 euros ;
- une inscription (« ligne/création ») dans le registre coûte 5 euros.
La simple consultation du registre est gratuite.
Bref, ces divers outils vous simplifieront la vie. Gratuits ou à bas prix, ils sont sûrs et pratiques. Vous avez des questions ? Contactez-nous ici!
