Vous avez le sens de l'organisation et le souci du détail ?
Vous aimez vous occuper de vos collègues et de vos clients et veiller à ce que tout se passe bien ?
L'accueil des visiteurs et la création d'une réception chaleureuse et professionnelle vous donnent-ils de l'énergie ?
En tant que Assistant de bureau à notre bureau de Bruges vous êtes le premier point de contact des visiteurs et des clients. Vous les accueillez avec le sourire, gérez la téléphonie et veillez à la bonne organisation du bureau. Grâce à votre approche structurée et à votre sens du détail, tout se passe bien, de l'accueil aux tâches administratives qui soutiennent vos collègues comptables dans leurs activités quotidiennes.
Vous jouez un rôle important dans l'accompagnement des clients dans leur parcours numérique et veillez à ce que l'organisation du bureau fonctionne de manière efficace et professionnelle. Grâce à votre diligence et à votre discrétion, vous êtes un maillon indispensable dans les tenants et les aboutissants du bureau.
À quoi ressemble votre journée en tant qu'assistant(e) de bureau ?
Fonctionnement interne de l'office :
- Vous accueillez vos collègues et vos visiteurs avec le sourire. Vous savez mieux que quiconque à quel point une première impression chaleureuse et professionnelle est importante et vous en rayonnez dans tout ce que vous faites.
- Vous vous occuperez de la réception et de la téléphonie, en veillant à ce que la communication soit fluide et orientée vers le client.
- Vous gérerez les salles de réunion et veillerez à l'ordre et à la propreté du bureau.
- Vous gérez les ordres du jour et planifiez les rendez-vous de manière efficace, en veillant à ce que les réunions et (les rendez-vous internes) se déroulent sans heurts.
- Vous distribuez et envoyez le courrier, y compris les lettres recommandées, les envois par coursier et les travaux de numérisation.
- Vous assurez le suivi des commandes et des réparations et veillez à ce que tout reste opérationnel.
- Vous contribuerez à la numérisation des processus et soutiendrez vos collègues si nécessaire.
- Vous donnez la priorité à la collaboration et établissez des relations solides avec vos collègues en les déchargeant de leurs responsabilités et en réfléchissant activement avec eux.
Suivi administratif des dossiers des clients :
- Vous assurez la perfection de l'administration, gérez soigneusement les dossiers des clients et les tenez à jour.
- Grâce à votre sens du détail, vous veillez à ce que tout reste correct et bien organisé.
- Vous mettez à profit votre ponctualité et votre résistance au stress pour mettre en ordre les dossiers des clients de manière complète et précise, dans le respect de la législation anti-blanchiment.
- Grâce à votre attitude proactive, vous anticipez les besoins des collègues et des clients. Vous assurez un suivi correct des tâches et des délais. Vous contribuez ainsi au dynamisme, au professionnalisme et au bon fonctionnement du bureau.
- Vous guidez personnellement les clients dans les processus numériques et optimisez les flux de travail administratifs.
- Vous réfléchissez aux améliorations à apporter aux processus administratifs et partagez activement vos connaissances avec vos collègues.
Votre profil et-et
Le bon diplôme et beaucoup d'enthousiasme
Vous êtes titulaire d'une licence ou d'un diplôme équivalent grâce à une expérience professionnelle pertinente. Vous communiquez couramment et poliment, et vous osez prendre des initiatives. Vous êtes très discret(e), ponctuel(le) et travaillez avec rigueur. Vous avez plusieurs années d'expérience dans un poste administratif.
Esprit d'équipe et soutien
Vous tirez de l'énergie du travail en commun et appréciez d'être un maillon fiable au sein de l'équipe. Vous soutenez vos collègues avec enthousiasme et prenez naturellement des responsabilités. Vous êtes impliqué(e) dans ce qui se passe et réfléchissez à partir d'un lien.
Planificateur et flexible
Vous travaillez de manière structurée et gardez une vue d'ensemble, même lorsqu'il y a beaucoup de choses à faire en même temps. Vous savez passer d'une tâche à l'autre et d'un projet à l'autre, vous savez fixer des priorités sans perdre de vue la qualité.
Penseur et initiateur de processus
Vous réfléchissez à la manière dont les choses peuvent être améliorées et vous osez faire des propositions. Vous avez le sens de l'optimisation et aimez travailler sur des systèmes et des processus. Vous prenez des initiatives et pensez à l'avenir.
Chez Titeca, vous n'avez pas à choisir : notre promesse "et-et".
Performance et plaisir
Votre salaire évolue en fonction de votre talent et de votre engagement, avec un système de bonus et de nombreux avantages extralégaux tels qu'une voiture de société, un abonnement de téléphonie mobile, une assurance hospitalisation et un plan ambulatoire pour vos frais médicaux. Mais le facteur plaisir est tout aussi important : outre les événements after-work et les team-buildings, il existe également de nombreuses initiatives autour du sport et du bien-être, ainsi qu'un budget personnel pour l'achat de vêtements de sport Titeca.
L'équipe et le talent
Vous travaillez au sein d'une équipe soudée qui se soutient mutuellement. Vos talents seront perçus et utilisés : vous aurez l'occasion de découvrir ce en quoi vous excellez et de développer ces points forts, avec le soutien d'un mentor.
Cultiver et apprécier
Chez Titeca, vous évoluez dans la direction qui correspond à vos talents et à vos ambitions. Les possibilités sont infinies. En même temps, vous avez toute latitude pour vous amuser : avec 30 jours de congé et des horaires de travail flexibles, vous gardez une vie sociale équilibrée et vous rechargez vos batteries quand vous en avez besoin.
Professionnel et personnel
Vous bénéficiez du meilleur des deux mondes : le professionnalisme, l'expertise et la puissance d'une grande organisation, combinés à la structure horizontale et à la chaleur personnelle de petites équipes. Vous serez entouré de collègues qui vous connaissent, vous soutiennent et vous apprécient, ce qui vous permettra de vous sentir chez vous et d'être vraiment vous-même.
Responsabilité et liberté
Vous aurez la confiance nécessaire pour assumer des tâches de manière indépendante et contribuer à la réflexion sur les processus et les projets. Vous avez la possibilité de prendre des initiatives et de contribuer à l'élaboration de votre rôle. En même temps, vous travaillez dans un contexte favorable, où vous pouvez toujours compter sur une équipe solide.