Le registre UBO arrive: obligations en un coup d'œil

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Dans le cadre de la réglementation européenne de lutte contre le blanchiment de capitaux, de récentes modifications ont été introduites dans le paysage belge en la matière. Parmi celles-ci, on a beaucoup parlé du registre UBO qui entre en vigueur le 31 octobre 2018.

 

 

1.Qu’est-ce que le registre UBO ?

 

Les UBO (Ultimate Benificial Owners) ou bénéficiaires effectifs sont les personnes physiques qui, en dernier ressort, possèdent ou contrôlent une entité juridique.

 

L’obligation de tenir un registre des UBO a déjà été introduite dans le cadre de la législation de lutte contre le blanchiment d’argent que les professionnels, dont Titeca, sont tenus de respecter depuis plusieurs années.

 

Cet automne, un registre public en ligne entrera cependant en vigueur. Tous les UBO de toutes les sociétés belges devront y être enregistrés. Les entreprises belges, que ce soit les sociétés, les associations, les fondations, mais aussi, depuis la réforme du droit des sociétés, les sociétés simples, qui pouvaient jusqu’ici en principe faire profil bas.

 

Avec l’arrivée du registre UBO, les organes de gestion de toutes les entreprises belges sont tenus de consigner précisément toutes les informations actuelles concernant les personnes physiques au sein de leur société.

 

 

2.Qui peut consulter le registre UBO ?

 

Le registre UBO est une base de données en ligne qui est en principe publique, étant bien entendu que tout le monde n’y a pas accès aussi facilement et ne peut y consulter autant d’informations :

  • les autorités publiques, dont le fisc, ont libre accès à tous les détails concernant les UBO ;
  • les entités soumises à des obligations spéciales en vertu de la loi relative à la prévention du blanchiment de capitaux (par exemple, les institutions financières, les comptables, etc.) ont accès à toutes les données, mais moyennant le paiement de frais administratifs ; et
  • tout citoyen a accès à des informations limitées (nom de famille, degré de participation), moyennant paiement de frais administratifs.

Les citoyens pourront uniquement effectuer des recherches au nom de l’entreprise et non directement au nom des UBO. Ainsi, personne ne peut explicitement rechercher toutes les participations que son collègue ou voisin, par exemple, détient dans des entreprises belges.

 

Cet aspect pratique constitue également une opportunité pour les sociétés simples ou autres affaires familiales, à savoir la suppression du nom de famille du nom de la société. Ainsi, même lors d’une recherche par nom, votre société simple ne peut en effet pas apparaître comme résultat de recherche et vous pouvez, dans une certaine mesure, garder son existence secrète.

 

La consultation du registre se fait anonymement : une entreprise ou un UBO ne sait donc pas par qui et/ou quand ses données UBO sont visualisées.

 

 

3.Remplissez-vous les conditions pour être UBO ?

 

Vous êtes considéré comme UBO d’une entreprise – et donc aussi d’une société simple – si, en tant que personne physique :

  • vous avez (directement ou indirectement) un pourcentage de 25 % ou plus des droits de vote/actions/parts ;
  • vous contrôlez par d’autres moyens (par exemple, un accord relatif au vote dans le cadre d’une convention d’actionnaires ou un droit de veto).

 

Dans la mesure où ces personnes ne peuvent pas être identifiées, les membres du personnel dirigeant de la société peuvent être déclarées comme UBO.

 

Pour les ASBL et les fondations, il s’agit principalement d’administrateurs.

 

 

4.Quelles informations relatives aux UBO sont publiées ?

 

Les organes de gestion des entreprises belges sont tenus d’enregistrer dans la base de données en ligne les éléments suivants concernant les UBO :

  • les nom et prénom ;
  • le jour, le mois et l’année de naissance ;
  • la nationalité ;
  • le pays et l’adresse de résidence ;
  • la date à laquelle la personne en question est devenue UBO ;
  • le numéro de registre national ;
  • toutes les données d’identification d’éventuelles personnes morales intermédiaires.

Dans des cas exceptionnels, les informations accessibles peuvent être limitées, par exemple dans le cas d’un UBO mineur ou incapable, ainsi que dans le cas où l’inscription de données dans le registre UBO pourrait exposer l’UBO à un risque disproportionné (fraude, extorsion, harcèlement, violence, etc.).

 

 

5.Quand et par qui l’enregistrement doit-il être effectué ?

 

Les données des UBO de toutes les entreprises doivent être introduites pour la première fois avant le 31 mars 2019.

 

Outre ce délai exceptionnel avant l’entrée en vigueur, toute modification des données enregistrées doit être effectuée dans un délai d’un mois après toute modification éventuelle, et la société est tenue de confirmer les données enregistrées au moins une fois par an.

Comme indiqué précédemment, l’obligation d’enregistrer les UBO incombe à l’organe de gestion des entreprises. En cas de non-respect des obligations spécifiques, plus particulièrement :

  • le non-enregistrement ou l’absence de mise à jour des données UBO ;
  • l’enregistrement tardif ; et/ou
  • l’enregistrement de données incomplètes ou incorrectes ;

elles encourent une amende de 250 à 5 000 euros, à multiplier par les décimes additionnels légaux.

 

 

6.Comment doit se faire l’enregistrement ?

 

Le registre UBO fonctionnera au moyen d’une application qui sera disponible à partir du 31 octobre 2018 sur le portail en ligne MyMinFin et sera accessible avec une carte d’identité électronique.

 

Une fois l’application en ligne, les manuels d’utilisation nécessaires seront également disponibles sur le site Internet du SPF Finances.

 

On travaille actuellement à la possibilité d’accorder à un tiers (Titeca, par exemple) un mandat « extérieur » pour accomplir cet enregistrement au nom et pour le compte de votre entreprise. Les détails pratiques à ce sujet ne sont pas encore disponibles.

 

Vous pouvez vous préparer dès à présent à l’arrivée du registre UBO :

  • déterminez les UBO de votre entreprise, société simple, association, etc. et recueillez toutes les informations à publier ;
  • recueillez les pièces justificatives relatives à la date à laquelle le statut d’UBO a été acquis (registre des actions, accords relatifs au vote, etc.) ;
  • au sein de votre entreprise, désignez un responsable UBO qui apportera en temps voulu les modifications nécessaires et confirmera les données enregistrées au moins une fois par an.

 

7.Que peut faire pour vous Titeca ?

 

L’entrée en vigueur du registre UBO soulèvera sans aucun doute de nombreuses questions (pratiques) que nous suivrons bien entendu afin de pouvoir vous conseiller de manière optimale sur cette nouvelle obligation administrative.

 

À ce jour, nous attendons cependant, comme vous, l’entrée en vigueur effective du registre UBO, prévue pour la fin octobre 2018.

 

Ce n’est qu’à ce moment-là que nous connaîtrons la manière selon laquelle l’application fonctionnera et comment le mandat extérieur – qui permettra selon toute vraisemblance à Titeca de s’occuper pour vous de l’enregistrement UBO – prendra forme. Dès que nous en saurons plus, nous vous fournirons les informations pratiques nécessaires.

 

En attendant, vous pouvez vous préparer en recherchant tous les détails exacts et complets relatifs aux UBO de votre entreprise, afin que l’enregistrement effectif puisse se dérouler aussi facilement que possible une fois que le registre sera actif.

 

Si vous souhaitez de plus amples informations, prenez contact avec nous au 051 26 82 68 ou par e-mail à l’adresse info@titeca.be.