Wanneer in deze privacyverklaring verwezen wordt naar Titeca Accountancy, wordt verwezen naar de nv Titeca Accountancy, met maatschappelijke zetel te 8800 Roeselare, Heirweg 198 en met als ondernemingsnummer RPR Gent afdeling Kortrijk 0882.371.584, alsook naar elke met de nv Titeca Accountancy verbonden vennootschap overeenkomstig artikel 11 van het Wetboek van Vennootschappen.

Wanneer u beroep doet op de diensten van Titeca Accountancy, vertrouwt u haar uw gegevens toe. Deze privacyverklaring wil u duidelijkheid bieden over de gegevens die Titeca Accountancy verzamelt, waarom Titeca Accountancy deze verzamelt en wat Titeca Accountancy hiermee doet. Hierbij wil Titeca Accountancy er u tevens op wijzen dat Titeca Accountancy steeds te uwer beschikking staat indien u aanpassingen wenst in de gegevens waarover Titeca Accountancy beschikt.

In deze privacyverklaring wordt uiteen gezet:

1. welke gegevens Titeca Accountancy verzamelt.
2. hoe Titeca Accountancy die gegevens gebruikt.
3. hoe u uw gegevens kunt laten aanpassen.
4. wanneer deze privacyverklaring van toepassing is.
5. hoe de naleving van deze privacyverklaring wordt gecontroleerd en hoe wordt omgegaan met klachten omtrent deze privacyverklaring.
6. hoe wijzigingen aan deze privacyverklaring worden gecommuniceerd.

1. Welke gegevens verzamelt Titeca Accountancy?

Uw gegevens worden in hoofdzaak verzameld voor het vaststellen van basisinformatie (zoals uw naam, uw adres, de taal die u spreekt) alsook meer complexe dingen (zoals de ondernemingen waarbij u betrokken bent, de functies die u heeft binnen deze ondernemingen, etc.), die Titeca Accountancy nodig heeft voor het verstrekken van diensten waarvoor u op haar beroep doet.

Titeca Accountancy verzamelt gegevens op de volgende manieren:

• Gegevens waarvan u Titeca Accountancy voorziet wanneer u voor het eerst in het klantenbestand van Titeca Accountancy wordt opgenomen, in toepassing van de nationale en Europese antiwitwaswetgeving.

Voor nagenoeg alle diensten van Titeca Accountancy dient u Titeca Accountancy vooraf uw belangrijkste identificatiegegevens (zoals uw naam, adres, telefoonnummers, emailadressen, BTW-nummer, kopie van uw identiteitskaart etc.) mee te delen. Dit gebeurt via opdrachtbrief en E-ID reader. Deze gegevens worden opgeslagen in de databanken van Titeca Accountancy.

• Gegevens die Titeca Accountancy ontvangt voor een bepaalde aangelegenheid nadat u reeds als klant in de bestanden van Titeca Accountancy werd opgenomen.

Deze gegevens omvatten:

• samenstelling van uw familie, familiale kwesties, etc…
• aankopen van onroerende of belangrijke roerende goederen in eigen naam of in naam van één van de ondernemingen waarbinnen u actief bent, bankgegevens, etc…
• boekhoudkundige gegevens van jaren waar Titeca Accountancy nog geen zicht op had, etc…

• Gegevens die Titeca Accountancy verzamelt middels de website www.titeca.be

De meeste informatie is op of via de website beschikbaar zonder dat persoonsgegevens moeten worden verstrekt.

In bepaalde gevallen kan u evenwel persoonlijke informatie worden gevraagd.

Titeca Accountancy verzamelt echter geen persoonsgegevens met betrekking tot gevoelige categorieën, zoals categorieën op basis van ras, religie, seksuele geaardheid of gezondheid.

2. Hoe gebruikt Titeca Accountancy deze gegevens?

Titeca Accountancy hecht veel belang aan de eerbiediging van uw persoonlijke levenssfeer.

De informatie die zij verzamelt overeenkomstig hetgeen hoger wordt beschreven, wordt behandeld in overeenstemming met de bepalingen van de General Data Protection Regulation ofwel Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Titeca Accountancy gebruikt deze gegevens om de diensten te leveren waarvoor u haar tussenkomst verzocht.

Titeca Accountancy vraagt u om toestemming voordat zij gegevens gebruikt voor andere doeleinden dan die in deze privacyverklaring worden beschreven. Zo kunnen uw gegevens, zoals uw emailadres, met uw goedkeuring, aangewend worden om u op de hoogte te houden van veranderingen binnen de wetgeving en andere onderwerpen welke voor u relevant kunnen zijn. Daarnaast kan Titeca Accountancy uw e-mailadres gebruiken om u te informeren over haar diensten, bijvoorbeeld om u op de hoogte te stellen van aankomende wijzigingen of verbeteringen.

Titeca Accountancy verwerkt uw persoonlijke gegevens op haar servers. Titeca Accountancy kan uw persoonlijke gegevens verwerken op een server die zich buiten het land bevindt waar u woont.

Titeca Accountancy deelt persoonlijke gegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten Titeca Accountancy, behalve in een van de volgende omstandigheden:

• Met uw toestemming:

Titeca Accountancy kan persoonlijke gegevens delen met bedrijven, organisaties of individuen buiten Titeca Accountancy wanneer u haar toestemming heeft gegeven dit te doen. Titeca Accountancy heeft uw uitdrukkelijke toestemming nodig voor het delen van gevoelige persoonlijke gegevens.

• Met domeinbeheerders:

Als één van de programma’s van Titeca Accountancy wordt beheerd door een domeinbeheerder, heeft deze domeinbeheerder toegang tot uw persoonsgegevens (waaronder uw e-mailadres en andere gegevens). Deze domeinbeheerder kan mogelijk het volgende doen:

• uw gegevens openen of bewaren die zijn opgeslagen als onderdeel van uw profiel.
• uw gegevens ontvangen om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.
• de mogelijkheden beperken om gegevens te verwijderen of aan te passen.

• Om juridische redenen:

Titeca Accountancy deelt persoonlijke gegevens met bedrijven, organisaties of individuen buiten Titeca Accountancy als zij te goeder trouw van mening is dat toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is om:

• te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of uitvoerbare verzoeken van overheidsinstanties.
• de van toepassing zijnde voorwaarden af te dwingen, waaronder het onderzoeken van mogelijke schendingen.
• fraude en technische of beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken.
• de rechten, eigendom of veiligheid van Titeca Accountancy, haar cliënteel of het publiek te beschermen, zoals vereist of toegestaan volgens de wet.

Als Titeca Accountancy betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa, blijft zij de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens waarborgen en stelt ze haar cliënteel op de hoogte voordat persoonlijke gegevens worden overgedragen of onderworpen aan een ander privacybeleid.

Titeca Accountancy doet haar uiterste best om zichzelf en haar cliënteel te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in haar bezit zijn. In het bijzonder geldt het volgende:

• Titeca Accountancy evalueert periodiek en systematisch haar handelswijze met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, waaronder fysieke beveiligingsmaatregelen, als bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen.
• Titeca Accountancy beperkt de toegang tot persoonlijke gegevens tot medewerkers van Titeca Accountancy, contractanten en agenten die deze gegevens moeten kennen om ze voor Titeca Accountancy te verwerken. Deze personen zijn onderworpen aan strenge contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen en kunnen worden bestraft of ontslagen als ze niet voldoen aan deze verplichtingen.

3. Hoe kunt u uw gegevens laten aanpassen?

Mensen maken zich op verschillende manieren zorgen over hun privacy. Het is het doel van Titeca Accountancy duidelijk te zijn over de gegevens die ze verzamelt, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen over hoe uw gegevens worden gebruikt. U kunt bijvoorbeeld via het contactformulier op de website van Titeca Accountancy www.titeca.be:

• een aanvraag indienen om uw gegevens te wijzigen, op te vragen of te wissen;
• uw toestemming tot het gebruik van uw persoonsgegevens voor promotionele doeleinden, persoonlijke reclame of andere (re)marketing doeleinden geven of intrekken;
• een datalek melden.

Ingeval u zoals hierboven voorzien aangeeft uw persoonsgegevens te willen wijzigen, op te vragen of te wissen, zal Titeca Accountancy proberen deze gegevens snel bij te werken, ter beschikking te stellen of te verwijderen, tenzij Titeca Accountancy die gegevens moet bewaren voor legitieme zakelijke of juridische doeleinden. Wanneer u uw persoonlijke gegevens bijwerkt, kan Titeca Accountancy u vragen uw identiteit te verifiëren voordat zij uw verzoek kan verwerken.

Titeca Accountancy kan verzoeken weigeren die onredelijkerwijs worden herhaald, onevenredige technische inspanningen vereisen (zoals het ontwikkelen van een nieuw systeem of het aanbrengen van fundamentele wijzigingen in een bestaande handelswijze), de privacy van anderen in gevaar brengen of zeer onpraktisch zouden zijn (zoals verzoeken met betrekking tot gegevens die zich op back-upsystemen bevinden).

Titeca Accountancy streeft ernaar haar databanken te handhaven op een manier die gegevens beschermt tegen onopzettelijke of kwaadwillige vernietiging of openbaarmaking. Daarom is het mogelijk dat Titeca Accounancy, nadat uw gegevens uit haar databanken werden verwijderd, resterende kopieën niet onmiddellijk van haar actieve servers verwijderd worden en gegevens niet uit haar back-upsystemen verwijderd worden.

4. Wanneer is deze Privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle diensten die worden aangeboden door Titeca Accountancy.

5. Hoe wordt de nalevering van deze privacyverklaring gecontroleerd en hoe wordt omgegaan met klachten omtrent deze privacyverklaring?

Titeca Accountancy controleert regelmatig of ze voldoet aan haar eigen privacyverklaring. Wanneer Titeca Accountancy formele schriftelijke klachten ontvangt, neemt zij contact op met de persoon die de klacht heeft ingediend om vervolgacties te bespreken.

6. Hoe worden wijzigingen aan deze privacyverklaring gecommuniceerd?

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Titeca Accountancy zal alle wijzigingen van de privacyverklaring op deze pagina aangeven.