Volg ons

UBO-register op komst: verplichtingen in een notendop

deel deze publicatie

In het kader van de EU-antiwitwasregelgeving zijn recent wijzigingen ingevoerd in het Belgische antiwitwaslandschap, waaronder het veelbesproken UBO-register dat op 31 oktober 2018 in werking treedt.

 

 

1. Wie of wat is het UBO-register? 

 

UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) of ‘Uiteindelijke Begunstigden’ zijn de natuurlijke personen die uiteindelijk eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een juridische entiteit. 

 

De verplichting tot het bijhouden van UBO’s werd reeds eerder geïntroduceerd in het kader van de antiwitwaswetgeving die de beroepsbeoefenaars, waaronder Titeca Accountancy, reeds enkele jaren dienen na te leven. 

 

Dit najaar treedt echter een publiek onlineregister in werking waarin alle UBO’s van alle Belgische ondernemingen dienen te worden geregistreerd. De Belgische ondernemingen zijn: vennootschappen, verenigingen, stichtingen, maar - sinds de hervorming van het ondernemingsrecht - ook de burgerlijke maatschappen die tot op vandaag in principe onder de radar konden blijven.

 

Met de komst van het UBO-register worden de bestuursorganen van alle Belgische ondernemingen verplicht om nauwgezet alle actuele informatie over de achterliggende natuurlijke personen van hun onderneming bij te houden. 

 

 

2. Wie kan het UBO-register consulteren?

 

Het UBO-register is een onlinedatabank die ‘in principe’ openbaar is. Niet iedereen krijgt even makkelijk toegang of evenveel info te zien:

 

  • De overheidsinstanties, waaronder de fiscus, hebben kosteloos toegang tot alle details van de UBO’s.
  • Entiteiten, op wie bijzondere verplichtingen rusten uit hoofde van de witwaspreventiewet (bv. financiële instellingen, accountants, …), hebben toegang tot alle gegevens, maar tegen betaling van een administratieve kost. 
  • Elke burger heeft toegang tot beperkte informatie (familienaam, omvang participatie) tegen betaling van een administratieve kost. 

Burgers kunnen enkel opzoeken op naam van de onderneming, niet rechtstreeks op naam van de UBO’s. Zo kan niemand expliciet op zoek gaan naar alle participaties die bv. zijn collega of buurman in Belgische ondernemingen aanhoudt. 

 

Dit praktische gegeven biedt overigens een opportuniteit voor maatschappen of andere familiale vehikels: meer bepaald de schrapping van de familienaam uit de naam van de maatschap. Immers, op die manier kan - zelfs bij een opzoeking op naam - uw maatschap niet als zoekresultaat verschijnen en kan u het bestaan ervan in zekere mate geheimhouden.

 

De consultatie van het register gebeurt anoniem: als onderneming of UBO weet men dus niet door wie en/of wanneer haar UBO-gegevens worden opgevraagd. 

 

 

3. Kwalificeert u als UBO?

 

U wordt als UBO van een onderneming, en dus ook als een burgerlijke maatschap, aanzien wanneer u als natuurlijke persoon:

 

• (rechtstreeks of onrechtstreeks) een percentage van 25% of meer stemrechten/aandelen/deelbewijzen heeft;

• zeggenschap heeft via andere middelen (bv. via een stemafspraak in een aandeelhoudersovereenkomst of een vetorecht).

 

In de mate dat deze personen niet geïdentificeerd kunnen worden, kan het leidinggevend personeel van de vennootschap kwalificeren als UBO.

 

Voor de vzw’s en stichtingen gaat het in hoofdzaak om bestuursleden. 

 

 

4. Welke informatie over de UBO's wordt bekendgemaakt?

 

De bestuursorganen van de Belgische ondernemingen worden verplicht om volgende zaken over de UBO’s te registreren in de onlinedatabank:

 

  • de voor- en achternaam;
  • de geboortedag, geboortemaand en het geboortejaar;
  • de nationaliteit;
  • het land van verblijf en verblijfsadres;
  • de datum waarop de persoon in kwestie UBO is geworden;
  • het rijksregisternummer;
  • alle identificatiegegevens van evt. tussenpersonen-rechtspersonen.

In uitzonderlijke gevallen kan de toegankelijke informatie worden beperkt, bv. in het geval van een minderjarige of handelsonbekwame UBO, alsook in het geval dat de opname van gegevens in het UBO-register, de UBO kan blootstellen aan een onevenredig groot risico (fraude, afpersing, pesterijen, geweld, …). 

 

 

5. Wanneer en door wie moet de registratie gebeuren?

 

De gegevens van de UBO’s van alle ondernemingen moeten voor het eerst worden ingevoerd voor 31 maart 2019. 

 

Naast deze uitzonderlijke termijn voor de inwerkingtreding, dient elke wijziging aan de geregistreerde gegevens te worden doorgevoerd binnen de maand na elke gebeurlijke wijziging ervan, én geldt de verplichting voor de onderneming om ten minste 1 keer per jaar de geregistreerde gegevens te bevestigen.

 

De verplichting tot registratie van de UBO’s berust, zoals eerder aangehaald, bij het bestuursorgaan van de ondernemingen. Bij niet-naleving van de specifieke verplichtingen met name:

 

  • niet-registratie of niet bijhouden van de UBO-gegevens;
  • niet tijdige registratie; 
  • en/of registratie van onvolledige of onjuiste gegevens;

riskeren zij een geldboete van 250 tot 5000 euro, te vermenigvuldigen met de wettelijke opdeciemen. ​​​​​​

 

 

6. Hoe moet de registratie gebeuren?

 

Het UBO-register zal werken via een applicatie die vanaf 31 oktober 2018 beschikbaar zal zijn op het onlineportaal ‘MyMinFin’, toegankelijk met een elektronische identiteitskaart. 

 

Zodra de applicatie online is, zullen op de website van de FOD Financiën ook de nodige gebruikershandleidingen ter beschikking gesteld worden. 

 

Er wordt momenteel ook gewerkt aan de mogelijkheid om, een derde partij (bv. Titeca Accountancy), een ‘extern’ mandaat te verlenen om deze registratie in naam en voor rekening van uw onderneming in orde te brengen. De praktische details hierover zijn nog niet beschikbaar. 

 

U kan zich nu alvast op de komst van het UBO-register voorbereiden: 

 

  • Bepaal de UBO’s van uw vennootschap, maatschap, vereniging, … en verzamel alle te publiceren gegevens.
  • Verzamel de bewijsstukken omtrent de datum waarop het statuut van UBO werd verworven (aandelenboek, stemafspraken, …).
  • Stel binnen uw onderneming een UBO-verantwoordelijke aan die de nodige wijzigingen tijdig zal doorvoeren, en minstens jaarlijks de geregistreerde gegevens zal bevestigen.

 

7.​​​​​​​ Wat kan Titeca Accountancy voor u doen?

 

De inwerkingtreding van UBO zal ongetwijfeld veel (praktische) vragen oproepen, die wij uiteraard zullen opvolgen om u optimaal te kunnen adviseren bij deze nieuwe administratieve verplichting. 

 

Op vandaag wachten wij echter samen met u op de effectieve inwerkingtreding van het UBO-register, die voorzien is voor eind oktober 2018. 

 

Ook wij zullen dan pas kennis krijgen over de wijze waarop deze applicatie zal werken, en hoe het extern mandaat - dat Titeca Accountancy naar alle waarschijnlijkheid zal toelaten om de UBO-registratie voor u in orde te brengen - vorm zal krijgen. Zodra hierover meer bekend is, zullen wij u de nodige praktische info bezorgen. 

 

Intussen kan u alvast één en ander voorbereiden door op zoek te gaan naar alle juiste en volledige gegevens van de UBO’s van uw onderneming, om de effectieve registratie zo vlot mogelijk te laten verlopen eens het register actief wordt. 

 

Indien je hierover meer informatie wenst, contacteer ons dan op het nummer 051 26 82 68  of via e-mail naar info@titeca.be.

Gerelateerde publicaties