Confidentialité

1. Uw privacy is belangrijk

Uw privacy is belangrijk voor ons. We willen uw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we u uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen.

We hebben het hier over u als (toekomstige) klant van ons bedrijf, leverancier of een betrokkene bij een organisatie die met ons in contact staat.

1.1 Vooraf

We raden u aan om dit document goed te lezen zodat u weet waarom en waarvoor we uw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vindt u uw rechten en hoe u deze kan uitoefenen.

We leggen u ook uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer u:

  • onze diensten gebruikt
  • vragen stelt via onze website
  • ons bedrijf, beurzen en events bezoekt
  • afgifte van uw businesskaartje

Wanneer in deze privacyverklaring verwezen wordt naar “Titeca”, “wij”, “we”, “ons” of “onze”, wordt verwezen naar de nv Titeca, met zetel te 8800 Roeselare, Heirweg 198 en met als ondernemingsnummer RPR Gent afdeling Kortrijk 0882.371.584, alsook naar elke met de nv Titeca verbonden vennootschap overeenkomstig artikel 1:20 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

1.2 Wie verwerkt jullie gegevens? Wie zijn we?

Titeca is actief in België. Haar zetel is gelegen in 8800 Roeselare, Heirweg 198. Zij is ingeschreven in het rechtspersonenregister te Gent afdeling Kortrijk onder het ondernemingsnummer 0882.371.584. Zij is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

1.3 Hoe kan u ons bereiken?

Als u vragen heeft over uw privacy of u wil uw privacy-instellingen aanpassen of uw recht uitoefenen dan kan u ons bereiken in onze kantoren te 8800 Roeselare, Heirweg 198 of via email op jurka.vanthournout@titeca.be.

1.4 De leidende toezichthoudende autoriteit van Titeca

Voor Titeca is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit: Gegevensbeschermingautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel +32 (0)2 274 48 00 / contact@apd-gba.be).


2. Uw recht op privacy

U heeft heel wat rechten bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

De uitvoering van uw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden, dan informeren wij u voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.

2.1 U mag uw persoonsgegevens inzien

U heeft het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt.

U kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen.

De gevraagde informatie bezorgen we u schriftelijk of elektronisch.

2.2 U kan uw gegevens laten verbeteren/vervolledigen

Het kan gebeuren dat de gegevens die wij van u verwerken niet (meer) correct zijn. U kan altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

2.3 Recht op het wissen

Als u denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kan u vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen.

Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door ons geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens.

2.4 Recht op het beperken van persoonsgegevens

U kan ons vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken wanneer u vermoedt dat de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is of indien u niet akkoord bent dat we de gegevens verwerken onder ons gerechtvaardigd belang (zie artikel 4). Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen.

2.5 Recht om bezwaar in te dienen

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, om de belangen van een derde te behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

2.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

U kan ons contacteren om te vragen om de persoonsgegevens die u aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.

2.7. Recht om klacht in te dienen

Gaat u niet akkoord met ons standpunt dan kan u zich richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. U kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens vindt u hierboven in punt 1.4.

2.8 Identificatie van de aanvrager

U kan de uitvoering van uw rechten op de verwerking van uw persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijk aanvraag.

  • via een brief op het adres: 8800 Roeselare, Heirweg 198
  • per e-mail op het e-mailadres jurka.vanthournout@titeca.be.

Wees altijd zo specifiek mogelijk als u uw rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we de aanvraag correct uitoefenen.

Om te vermijden dat iemand anders uw rechten uitoefent, willen we uw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met uw identiteit. Dit kan door een kopie van uw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel even de pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van uw privacy.

Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij u. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

3.1 Van onze klanten

Uw gegevens worden in hoofdzaak verzameld voor het vaststellen van basisinformatie (zoals uw naam, uw adres, de taal die u spreekt) alsook meer complexe dingen (zoals de ondernemingen waarbij u betrokken bent, de functies die u heeft binnen deze ondernemingen, etc.), die we nodig hebben voor het verstrekken van diensten waarvoor u op ons beroep doet.

Titeca verzamelt gegevens op de volgende manieren:

  • Gegevens waarvan u Titeca voorziet wanneer u voor het eerst in het klantenbestand van Titeca wordt opgenomen, in toepassing van de nationale en Europese antiwitwaswetgeving.

Voor nagenoeg alle diensten van Titeca dient u Titeca vooraf uw belangrijkste identificatiegegevens (zoals uw naam, adres, telefoonnummers, e-mailadressen, btw-nummer, kopie van uw identiteitskaart) mee te delen. Dit gebeurt via opdrachtbrief en e-ID reader. Deze gegevens worden opgeslagen in de databanken van Titeca.

  • Gegevens die Titeca ontvangt voor een bepaalde aangelegenheid nadat u reeds als klant in de bestanden van Titeca werd opgenomen.

Deze gegevens omvatten:

  • samenstelling van uw familie, familiale kwesties
  • aankopen van onroerende of belangrijke roerende goederen in eigen naam of in naam van één van de ondernemingen waarbinnen u actief bent, bankgegevens
  • boekhoudkundige gegevens van jaren waar Titeca nog geen zicht op had
  • Gegevens die Titeca verzamelt middels de website titeca.be

De meeste informatie is op of via de website beschikbaar zonder dat persoonsgegevens moeten worden verstrekt.

In bepaalde gevallen kan u evenwel persoonlijke informatie worden gevraagd.

Titeca verzamelt echter geen persoonsgegevens met betrekking tot gevoelige categorieën op basis van ras, religie, seksuele geaardheid of gezondheid.

3.2 Van onze leveranciers

Om jou te contacteren en te identificeren in het kader van ons leveranciersbeheer verwerken we de volgende gegevens: uw naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, taal, e-mailadres.

3.3 Cookies

Titeca maakt op de website www.titeca.be gebruik van cookies. Dit zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee u onze website bezoekt, zoals een computer, tablet of smartphone. Waar we het hierna hebben over “cookies” bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken. Cookies maken het mogelijk om uw webbrowser te herkennen. Op die manier kunnen we ook onze website beter laten werken, kunnen we inzicht krijgen in het bezoekersgedrag op de website en kunnen andere partijen inzicht krijgen in uw surfgedrag zodat zij gepersonaliseerde advertenties kunnen tonen over meerdere websites en niet-revelante advertenties weg kunnen laten.

Cookies brengen de veiligheid van uw computer niet in gevaar.

We gebruiken functionele, analytische, marketing en sociale media cookies.

Met uitzondering van de functionele cookies (noodzakelijk voor het goed functioneren van onze website) vragen we uw toestemming voordat we deze kleine informatiebestanden plaatsen. Meer inlichtingen over welke cookies we gebruiken, hoelang we ze bewaren, hoe u hier mee kan omgaan vindt u terug in onze cookie policy.

4. Waarom willen we uw persoonsgegevens verwerken?

4.1 Met uw toestemming

Bij inschrijving op onze nieuwsbrief geeft u impliciete toestemming om informatie over onze diensten te ontvangen. Elke nieuwsbrief bevat altijd een mogelijkheid om uit te schrijven.

Wanneer u voor de eerste keer onze website bezoekt vragen wij via onze cookiebanner uw toestemming voor het plaatsen van onze statistische, marketing en sociale media cookies.

U kan uw toestemming altijd intrekken. Onze contactgegevens vindt u in puntje 2.8.

4.2 Titeca moet wettelijke verplichtingen naleven

Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

  • Fiscaal recht
  • Handelsrecht
  • Antiwitwaswetgeving
  • Uw identiteit verifiëren. Dit kan door een duidelijke recente kopie van uw identiteitskaart te vragen of via de e-ID.
  • De mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.

4.3 We moeten ons contract met u kunnen uitvoeren

Als klant doet u een beroep op onze diensten. Om u een correcte uitvoering van onze overeenkomst te waarborgen moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

Dit geldt eveneens als u onze leverancier bent. Ook dan dienen we het contract te respecteren en moeten wij de leverancierscontracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

4.4 Titeca moet als bedrijf kunnen functioneren inzake Direct Marketing en communicatie.

Wij hebben als commercieel bedrijf een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis zijn voor de verwerking van de persoonsgegevens. Daarbij letten we op dat er een goed evenwicht bestaat tussen uw recht op privacy en de gerechtvaardigde belangen van Titeca. Mocht u toch nog bezwaren hebben tegen de verwerkingen onder deze basisgrond dan kan u bezwaar indienen tegen deze verwerkingen.

We wensen met u, als bestaande klant of actieve prospect, te communiceren via direct marketing. Dit kan op uw specifieke vraag of wij kunnen vermoeden dat u interesse hebt in onze nieuwe diensten. Gezien wij tot doel hebben om u steeds een betere service aan te bieden en dit aan u willen communiceren verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketing onder het gerechtvaardigd belang van ons bedrijf om te ondernemen. Deze informatie kan u op allerlei manieren bereiken namelijk via e-mail, per post, per telefoon en op evenementen. Wij kiezen het meest geschikte kanaal dat u zo weinig mogelijk stoort. Mocht u toch onze commerciële communicaties niet wensen te ontvangen dan kan u ons dit gewoon laten weten en zullen we u niet langer lastigvallen.


5.Over het delen en bewaren van uw persoonsgegevens

5.1 Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Wij delen uw gegevens alleen met personen, die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen en indien ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Deze personen zullen uw gegevens verwerken onder dezelfde grond als wij ze van u gekregen hebben.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen. Titeca werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en operationeel vlak garanderen.

Uw gegevens kunnen overgedragen worden naar landen buiten de Europese Unie, meer bepaald wanneer wij werken met Facebook, Google, LinkedIn en Instagram. In dit geval zullen wij erop toezien dat de verwerking van de persoonsgegevens steeds afdoende beschermd wordt overeenkomstig specifieke contractuele verplichtingen en overeenkomstig de verplichtingen van de privacywetgeving.

Wij delen uw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden toe verplicht.

Om juridische redenen kan Titeca uw persoonlijke gegevens delen met bedrijven, organisaties of individuen buiten Titeca als zij te goeder trouw van mening is dat toegang, gebruik, behoud of openbaarmaking van de gegevens redelijkerwijs nodig is om:

  • te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of uitvoerbare verzoeken van overheidsinstanties.
  • de van toepassing zijnde voorwaarden af te dwingen, waaronder het onderzoeken van mogelijke schendingen.
  • fraude en technische of beveiligingsproblemen te detecteren, te voorkomen of anderszins aan te pakken.
  • de rechten, eigendom of veiligheid van Titeca, haar cliënteel of het publiek te beschermen, zoals vereist of toegestaan volgens de wet.

Als Titeca betrokken is bij een fusie, overname of verkoop van activa, blijft zij de vertrouwelijkheid van persoonlijke gegevens waarborgen en stelt ze haar cliënteel op de hoogte voordat persoonlijke gegevens worden overgedragen of onderworpen aan een ander privacy beleid.

5.2 We delen uw persoonsgegevens niet

Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens niet door aan derden voor hun eigen gebruik.

5.3 We bewaren uw gegevens niet oneindig

Titeca gebruikt uw persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd.

Het uitgangspunt voor het bijhouden van uw persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.

6.We doen alle inspanningen om uw gegevens technisch te beveiligen

Titeca doet haar uiterste best om zichzelf en haar cliënteel te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in haar bezit zijn. In het bijzonder geldt het volgende:

Titeca evalueert periodiek en systematisch haar handelswijze met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, waaronder fysieke beveiligingsmaatregelen, als bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen.

Titeca beperkt de toegang tot persoonlijke gegevens tot medewerkers van Titeca, contractanten en agenten die deze gegevens moeten kennen om ze voor Titeca te verwerken. Deze personen zijn onderworpen aan strenge contractuele vertrouwelijkheidsverplichtingen en kunnen worden bestraft of ontslagen als ze niet voldoen aan deze verplichtingen.

7. Hoe worden wijzigingen aan deze privacyverklaring gecommuniceerd?

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De meest recente versie is terug te vinden op onze website www.titeca.be. We raden u aan om geregeld ons privacybeleid te raadplegen om op de hoogte te blijven van mogelijke wijzigingen.

Wenst u meer informatie over de privacywetgeving in België dan kan u terecht op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.