Depuis un certain temps déjà, les entreprises, les associations (internationales) sans but lucratif et les fondations sont tenues d’enregistrer leurs bénéficiaires finaux dans le registre UBO créé à cet effet. L’échéance pour l’enregistrement était fixée au 30 septembre 2019. Un nouvel arrêté royal, publié le 1er octobre 2020, élargit toutefois l’enregistrement obligatoire des bénéficiaires finaux dans le registre UBO belge.
Nouvelle exigence documentaire
Une nouvelle obligation voit le jour pour les entreprises, les associations (internationales) ou les fondations. Elles doivent, en effet, fournir tout document prouvant que les informations reprises dans le registre UBO concernant le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) sont adéquates, exactes et à jour.
Depuis le 11 octobre 2020, les documents ne doivent donc plus seulement être disponibles en cas de contrôle, mais également joints à l’enregistrement UBO. Ces documents doivent notamment démontrer que les informations contenues dans le registre sont conformes aux exigences précitées.
Quels sont les documents concernés ? Il peut s’agir (i) d’une copie du registre des parts, (ii) des statuts ou de l’acte de constitution de la société, (iii) d’un pacte d’actionnaires, (iv) d’un acte notarié contenant les informations UBO enregistrées ou (v) de tout autre document qui démontre que les informations enregistrées sont adéquates, exactes et à jour.
Une période transitoire est prévue pour les enregistrements existants. Les entreprises qui ont effectué un enregistrement avant le 11 octobre 2020 ont jusqu’au 30 avril 2021 pour télécharger les documents. Celles qui effectuent l’enregistrement à partir du 11 octobre 2020 doivent télécharger ces documents au moment de l’enregistrement.
L’obligation de joindre tout document prouvant que les informations enregistrées sont adéquates, exactes et à jour n’est pas volontaire. Le bénéficiaire final (UBO) est tenu de fournir toutes les informations pertinentes et nécessaires pour permettre à la société, à l’association ou à la fondation (selon le cas) de remplir ses obligations à cet égard. S’il ne le fait pas, le bénéficiaire final concerné peut se voir infliger une amende administrative, qui varie de 250 euros à 50 000 euros.
Les modalités pratiques de téléchargement de ces documents sont décrites dans les guides disponibles sur le site du SPF Finances..
Enregistrement UBO en cas de lien avec la Belgique
Autre point important : les trusts, fondations, etc. qui ont été établis à l’étranger, mais qui ont un lien avec la Belgique, doivent également enregistrer leurs bénéficiaires finaux dans le registre UBO belge et être immatriculés à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE).
Accès au registre
Désormais, l’historique complet de l’enregistrement sera accessible et les informations consultables ne se limiteront donc plus à celles qui sont actuellement enregistrées.
Chaque citoyen pourra, en outre, consulter certaines informations enregistrées relatives aux associations sans but lucratif et aux fondations sans avoir à démontrer un intérêt légitime à le faire. Il s’agit des données des administrateurs, des personnes autorisées à représenter l’association ou la fondation, des personnes chargées de la gestion quotidienne et des fondateurs d’une fondation (les mêmes données que celles que l’on retrouve déjà à la BCE).
Enfin, nous tenons à rappeler que l’enregistrement n’est pas une obligation ponctuelle. Le registre UBO doit toujours être à jour. Le registre doit être actualisé dans un délai d’un mois en cas de modification de la structure de l’actionnariat ou de la composition du conseil d’administration (par exemple, un transfert d’actions ou un changement de conseil d’administration). L’exactitude des informations contenues dans le registre doit également être confirmée tous les ans.
Si vous souhaitez plus d'information, contactez-nous au numéro 051 26 82 68 ou par é-mail à info@titeca.be.
