Les employeurs ont actuellement l’obligation de déclarer les remboursements des « frais propres à l’employeur » qu’ils accordent à leurs travailleurs ou à leur dirigeant en les reprenant sur les fiches 281.10 (travailleurs) ou 281.20 (chefs d’entreprise). Cette obligation de remplir une fiche pour ces indemnités sera étendue dès l’année de revenus 2022. Le fisc entend ainsi mettre un terme à la double utilisation des remboursements de frais propres à l’employeur. Le non-respect de cette nouvelle obligation de déclaration peut entraîner la non-déductibilité à l’impôt ou une sanction administrative.
Obligation de déclaration actuelle
Les « frais propres à l’employeur » (également appelés « notes de frais ») sont un coût payé par le travailleur ou le dirigeant, mais pour le compte de l’employeur/de l’entreprise. Les remboursements de ces frais ne sont pas imposables pour le travailleur/le dirigeant et constituent une dépense professionnelle déductible pour l’employeur/l’entreprise. Le remboursement de ces frais peut se faire sur la base de preuves réelles ou sur la base d’un montant forfaitaire déterminé au préalable.
Selon l’obligation de déclaration actuelle, le remboursement de frais propres à l’employeur pour les travailleurs et les dirigeants doit être déclaré respectivement sur les fiches 281.10 et 281.20. En principe, une mention de l’existence du remboursement des frais suffit. La mention du montant exact n’est requise que dans des cas exceptionnels.
Frais propres à l'employeur en 2022
Un nouveau texte de loi étend désormais l’obligation actuelle de déclaration aux remboursements effectués à partir du 1er janvier 2022. Cette modification de la loi aura donc un impact au plus tôt sur les fiches qui devront être établies au début de l’année 2023. Pour les remboursements tant aux travailleurs (fiche 281.10) qu’aux dirigeants (fiche 281.20), le montant réel remboursé devra être déclaré pour chaque remboursement de frais accordé à partir du 1er janvier 2022, qu’il soit fixe ou non. À noter qu’une extourne imputée au compte courant du gérant est également considérée comme un remboursement.
En augmentant la transparence, le législateur espère mieux lutter contre la double déduction des frais. Selon le type de remboursement de frais, une sanction différente s’applique en cas de non-respect de la nouvelle obligation de déclaration :
Le fait de ne pas divulguer correctement les remboursements de frais forfaitaires entraîne la non-déductibilité du remboursement et peut entraîner l'application de la taxe sur les commissions secrètes.
Le fait de ne pas indiquer correctement les remboursements de frais forfaitaires induit la non-déductibilité du remboursement et peut entraîner l’application de la taxe sur les commissions secrètes. Les frais qui sont remboursés sur la base de pièces justificatives et qui ne sont pas correctement déclarés seront toujours déductibles, mais entraîneront une sanction administrative. Nous ne savons pas encore s’il s’agira d’une sanction par fiche ou par infraction. Toutefois, contrairement aux indemnités pour frais fixes, le fait de ne pas mentionner correctement le montant n’entraînera pas l’application de la taxe sur les commissions secrètes.
Concrètement
Les nouvelles fiches 281.10 et 281.20 n’ont pas encore été publiées, nous attendons donc pour l’instant la suite de la mise en œuvre pratique.
En tout cas, il est clair que la nouvelle obligation de déclaration semble attribuer au contribuable la charge de la preuve concernant les frais propres à l’employeur, ce qui fait le jeu des autorités fiscales. Une politique élaborée concernant les remboursements de frais propres à l’employeur sera donc plus que jamais à l’ordre du jour à partir de 2022. Si l’on souhaite éviter les discussions concernant la qualification fiscale des frais remboursés, il est toujours possible de demander une décision au Service de décision anticipée.
Aperçu des mentions sur la fiche
| Type d’indemnité | Mention fiche 2021 | Mention fiche 2022 |
| Remboursement des frais déterminé sur la base de pièces justificatives. | « Oui - pièces justificatives » | « Oui - pièces justificatives » + indiquer le montant |
| Remboursement forfaitaire des frais déterminé sur la base de normes sérieuses. | « Oui - normes sérieuses » | « Oui - normes sérieuses » + indiquer le montant |
| Remboursement forfaitaire des frais non déterminé sur la base de normes sérieuses. | Indication du montant | Indication du montant |
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