Op vandaag hebben werkgevers een meldingsplicht voor de terugbetalingen van “kosten eigen aan de werkgever” die ze toekennen aan hun werknemers/bedrijfsleider en dit middels het opnemen in de fiches 281.10 (werknemers), dan wel 281.20 (bedrijfsleiders). Vanaf inkomstenjaar 2022 wordt deze ficheverplichting voor deze vergoedingen verruimd. De fiscus wil hiermee het dubbel gebruik van terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever een halt toeroepen. Wanneer deze nieuwe meldingsplicht niet nageleefd wordt, kan dit fiscale niet-aftrekbaarheid of een administratieve sanctie tot gevolg hebben.
Huidige ficheverplichting
Een “kost eigen aan de werkgever” (ook wel beter gekend als de “onkostenvergoedingen”) is een kost die door de werknemer of bedrijfsleider betaald wordt, maar voor rekening van de werkgever/vennootschap. Terugbetalingen van deze kosten zijn niet belastbaar in hoofde van de werknemer/bedrijfsleider en vormen daarnaast een aftrekbare beroepskost in hoofde van de werkgever/vennootschap. De terugbetaling van deze kosten kan gebeuren op basis van werkelijke bewijsstukken of op basis van een vooraf vastgelegde forfait.
Volgens de huidige rapporteringsverplichting moet de terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever voor werknemers en bedrijfsleiders op respectievelijk fiche 281.10 en 281.20 vermeld worden. In principe is een vermelding van het bestaan van de onkostenvergoeding voldoende. Enkel in uitzonderlijke gevallen is een melding van het exacte bedrag vereist.
Kosten eigen aan de werkgever anno 2022
Een nieuwe wettekst verruimt nu de huidige rapporteringsverplichting voor vergoedingen betaald vanaf 1 januari 2022. Deze wetswijziging zal dus ten vroegste een impact hebben op de fiches die begin 2023 opgemaakt zullen moeten worden. Zowel voor terugbetalingen aan werknemers (fiche 281.10) als aan bedrijfsleiders (fiche 281.20) zal voor elke kostenvergoeding toegekend vanaf 1 januari 2022, al dan niet forfaitair bepaald, het werkelijke terugbetaalde bedrag vermeld moeten worden. Merk hierbij op dat een afboeking via de rekening courant van de zaakvoerder eveneens als een terugbetaling wordt beschouwd.
Door meer transparantie hoopt de wetgever dubbele aftrek van onkostenvergoedingen beter te bestrijden. Afhankelijk van het type onkostenvergoeding geldt een andere sanctie in geval van het niet naleven van de nieuwe rapporteringsverplichting:
Het niet correct vermelden van forfaitaire onkostenvergoedingen heeft de niet-aftrekbaarheid van de terugbetaling tot gevolg en kan aanleiding geven tot toepassing van de aanslag geheime commissielonen
Kosten die terugbetaald worden op basis van bewijsstukken en niet correct vermeld worden, zullen wel nog steeds aftrekbaar blijven maar zal aanleiding geven tot een administratieve sanctie. Het is nog onduidelijk of het gaat om een sanctie per fiche of een sanctie per overtreding. In tegenstelling tot de forfaitaire onkostenvergoedingen zal het niet correct vermelden van het bedrag evenwel niet de toepassing van de aanslag geheime commissielonen tot gevolg hebben.
In de praktijk
De nieuwe fiches 281.10 en 281.20 werden tot op heden nog niet gepubliceerd, dus voorlopig is het nog wachten op de verdere praktische uitwerking.
Hoe dan ook is zeker dat de nieuwe rapporteringsverplichting de bewijslast omtrent kosten eigen aan de werkgever lijkt toe te bedelen aan de belastingplichtige, wat in het voordeel van de fiscus speelt. Een uitgewerkte policy inzake terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever zal vanaf 2022 steeds meer aan de orde zijn. Indien men discussies wenst te vermijden omtrent de fiscale kwalificatie van de terugbetaalde kosten kan ook steeds een ruling aangevraagd worden bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen.
Samenvattend overzicht fiche vermeldingen
| Type vergoeding | Vermelding fiche 2021 | Vermelding fiche 2022 |
| Kostenvergoeding bepaald op basis van bewijstukken. | “Ja – bewijsstukken” | “Ja – bewijsstukken” + vermelden van bedrag |
| Forfaitaire kostenvergoeding vastgesteld op basis van ernstige met elkaar overeenstemmende normen. | “Ja – ernstige normen” | “Ja – ernstige normen” + vermelden van bedrag |
| Forfaitaire kostenvergoeding niet vastgesteld op basis van ernstige met elkaar overeenstemmende normen. | Vermelden van bedrag | Vermelden van bedrag |
Heb je vragen over de ficheverplichting? Contacteer hier een van onze pro experts.
