Les salariés/chefs d'entreprise qui se déplacent pour leur travail, tant dans leur pays qu'à l'étranger, doivent faire face à des frais supplémentaires qui sont en fait pris en charge par leur employeur/entreprise. Le remboursement de ces frais n'est pas considéré comme un salaire tant qu'un montant maximum est respecté. Pour les voyages à l'étranger, un montant maximum par pays s'applique.
Outre une mise à jour des montants, un certain nombre de principes entourant leur attribution ont été adaptés via une circulaire publiée par l'administration fiscale en juin. Il convient donc d'être encore plus attentif lors de la détermination des frais fixes. L'article ci-dessous reprend les principes généraux qui s'appliquent aujourd'hui.
Indemnité forfaitaire pour voyages d'affaires à l'étranger : généralités
Un "coût propre à l'employeur" est un coût payé par le salarié ou le dirigeant mais pour le compte de l'employeur/de la société. Par exemple, les frais d'hébergement, de déjeuner, de transport local, etc. encourus par un salarié ou un chef d'entreprise lors d'un déplacement professionnel à l'étranger.
Les remboursements de frais propres à l'employeur ne sont pas imposables en tant que salaire pour la personne qui les reçoit. Le montant des frais remboursés peut être estimé forfaitairement, de sorte qu'il n'est pas nécessaire de présenter des pièces justificatives pour justifier le remboursement. Toutefois, les remboursements versés devront être enregistrés sur un feuillet 281.10 ou 281.20.
Tant l'administration fiscale que l'ONSS font une distinction entre les voyages de plus de 30 jours consécutifs ("voyages de longue durée") et "voyages de courte durée". Un "voyage court" doit durer au moins 10 heures. Les montants maximums pouvant être obtenus par pays sont publiés chaque année au Moniteur belge. La liste complète peut être consultée à l'adresse suivante ici récupéré.
Il est important de noter que le montant remboursé couvre les frais de repas et les dépenses locales telles que le taxi, les boissons, les pourboires, etc. Les frais d'hébergement doivent toujours être remboursés sur la base de pièces justificatives. L'ONSS impose ici un montant maximum. L'administration fiscale ne prévoit pas de maximum.
Répartition de l'indemnité forfaitaire
Toutefois, si une partie des frais sur place est déjà payée par l'employeur, il convient de réduire le montant forfaitaire maximal. Par exemple, si la facture de la nuitée comprend également le dîner ou le déjeuner, le montant forfaitaire doit être réduit.
Il a également été décidé de ne plus appliquer la réduction pour le petit-déjeuner, quelle que soit la personne responsable du paiement. Par ailleurs, l'ONSS a également supprimé la réduction pour petites dépenses de 5%. Contrairement au fisc qui a augmenté cette déduction à 20% ! Les réductions susmentionnées ne s'appliquent jamais le jour du départ ou du retour.
Tableau récapitulatif du calcul du coût forfaitaire
| Impôts | NSSO | |
| Voyage de service < 30 jours
(mais plus de 10 heures) |
Liste SPF Affaires étrangères catégorie 1
(min. de 37,18 € par jour) |
Liste SPF Affaires étrangères catégorie 1 |
| Voyage de service > 30 jours | Liste SPF Affaires étrangères catégorie 2 | Liste SPF Affaires étrangères catégorie 2 |
| Réductions à imputer | - 35% pour le déjeuner
- 45% pour le dîner - 20% pour les petites dépenses |
- 35% pour le déjeuner
- 45% pour le dîner |
| Jour de départ et d'arrivée | Réduction de moitié de la quantité par jour
Pas d'application de réductions |
Réduction de moitié de la quantité par jour
Pas d'application de réductions |
| Frais d'hébergement maximum | Nvt. | Liste SPF Affaires étrangères Allocation de logement maximale |
Exemple
Voyage d'affaires en France du 18/09 au 22/09. Le petit déjeuner et le dîner sont inclus dans le coût de l'hôtel facturé directement à l'employeur. Les frais de taxi sur place sont également payés directement par l'employeur.
| Impôts | NSSO |
| Départ : 100 euros x ½
Séjour : 3 x (100 euro - 45%) - 20%) Retour : 100 euros x ½ |
Départ : 100 euros x ½
Séjour : 3 x (100 euros - 45%) Retour : 100 euros x ½ |
| = 205 euros | = €265 |
Que se passe-t-il en cas de dépassement ?
Si les montants maximaux et la méthode de calcul susmentionnés ne sont pas respectés, l'indemnité entièrement payée sera soumise à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et/ou aux cotisations de sécurité sociale.
S'il peut être prouvé, sur la base de pièces justificatives réelles, que le coût réel encouru est supérieur au montant forfaitaire, le remboursement versé reste exonéré d'impôt.
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