Werknemers/bedrijfsleiders die voor hun werk reizen, zowel in het binnen- als buitenland, worden geconfronteerd met bijkomende kosten die eigenlijk ten laste van hun werkgever/vennootschap vallen. De terugbetaling van deze kosten wordt niet als loon beschouwd zolang een maximumbedrag gerespecteerd wordt. Voor buitenlandse reizen geldt een maximumbedrag per land.
Naast een update van de bedragen, werden een aantal principes rond de toekenning ervan aangepast via een circulaire die de fiscus in juni publiceerde. Nog meer opletten geblazen dus bij het bepalen van de forfaitaire onkosten. In onderstaand artikel lijsten we nog eens de algemene principes op die op vandaag van toepassing zijn.
Forfaitaire vergoeding voor buitenlandse dienstreizen: algemeen
Een “kost eigen aan de werkgever” is een kost die door de werknemer of bedrijfsleider betaald wordt, maar voor rekening van de werkgever/vennootschap. Denk bijvoorbeeld aan de kost van overnachting, middagmaal, plaatselijke vervoerskosten etc. die een werknemer of bedrijfsleider maakt wanneer hij of zij naar het buitenland reist voor het werk.
Terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever zijn niet belastbaar als loon in hoofde van diegene die ze ontvangt. Het bedrag aan terugbetaalde kosten kan forfaitair geraamd worden waardoor geen bewijsstukken voorgelegd moeten worden om de terugbetaling te verantwoorden. De betaalde vergoedingen zullen wel opgenomen moeten worden op een fiche 281.10 of 281.20.
Zowel de fiscus als de RSZ maken bij het vaststellen van het forfaitair bedrag een onderscheid tussen reizen van meer dan 30 opeenvolgende dagen (‘lange reizen’) en ‘korte reizen’. Een ‘korte reis’ dient minimaal 10 uur te bedragen. De maximumbedragen die per land verkregen kunnen worden, worden jaarlijks gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De volledig lijst kan hier teruggevonden worden.
Belangrijk, het terugbetaalde bedrag dekt de kost van maaltijden en plaatselijke kosten zoals taxi, drank, fooi etc. De kost van overnachting moet steeds terugbetaald worden op basis van bewijsstukken. De RSZ legt hierbij een maximumbedrag op. De fiscus voorziet niet in een maximum.
Onderverdeling van de forfaitaire vergoeding
Wanneer een deel van de kosten ter plaatse echter reeds door de werkgever worden betaald, dient een vermindering te gebeuren van de maximale forfaitaire vergoeding. Stel bv. dat in de factuur van de overnachting ook avondmaal of middagmaal inbegrepen zit, moet het forfaitair bedrag verminderd worden.
Daarnaast werd beslist dat de vermindering voor ontbijt niet meer toegepast moet worden, ongeacht wie voor de betaling instaat. Bovendien schrapte de RSZ eveneens de vermindering voor kleine uitgaven van 5%. In tegenstelling tot de fiscus die deze vermindering verhoogde naar 20%! Bovenstaande verminderingen zijn nooit van toepassing op de dag van vertrek of terugkeer.
Samenvattende tabel berekening forfaitaire kost
| Fiscus | RSZ | |
| Dienstreis < 30 dagen
(maar langer dan 10 uur) |
Lijst FOD Buitenlandse Zaken categorie 1
(min. van 37,18 euro per dag) |
Lijst FOD Buitenlandse Zaken categorie 1 |
| Dienstreis > 30 dagen | Lijst FOD Buitenlandse Zaken categorie 2 | Lijst FOD Buitenlandse Zaken categorie 2 |
| Verminderingen in rekening te brengen | – 35% voor middagmaal
– 45% voor avondmaal – 20% voor kleine uitgaven |
– 35% voor middagmaal
– 45% voor avondmaal |
| Dag van vertrek en aankomst | Halvering van bedrag per dag
Geen toepassing verminderingen |
Halvering van bedrag per dag
Geen toepassing verminderingen |
| Maximum logementskosten | Nvt. | Lijst FOD Buitenlandse Zaken max. logementsvergoeding |
Voorbeeld
Zakenreis naar Frankrijk van 18/09 tot en met 22/09. Ontbijt en avondmaal zijn inbegrepen in de kostprijs van het hotel dat rechtstreeks gefactureerd wordt aan werkgever. Ook taxikosten ter plaatse worden rechtstreeks door de werkgever betaald.
| Fiscus | RSZ |
| Vertrek: 100 euro x ½
Verblijf: 3 x (100 euro – 45% – 20%) Terugkeer: 100 euro x ½ |
Vertrek: 100 euro x ½
Verblijf: 3 x (100 euro – 45%) Terugkeer: 100 euro x ½ |
| = 205 euro | = 265 euro |
Wat bij overschrijding?
Indien bovenstaande maximumbedragen en berekeningswijze niet gerespecteerd worden, zal de volledig betaalde vergoeding onderworpen worden aan personenbelasting en/of sociale zekerheidsbijdragen.
Indien op basis van werkelijke bewijsstukken kan aangetoond worden dat de werkelijk gemaakte kost hoger ligt dan het forfaitaire bedrag, blijft de betaalde vergoeding alsnog onbelast.
Aarzel zeker niet ons hier te contacteren bij vragen.
Wens je een gesprek over de juiste aanpak voor jouw onderneming? Maak dan hier een afspraak met onze pro experts!
