Depuis le 1er janvier 2026, Facturation électronique via le réseau Peppol obligatoire pour les transactions B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA. Peut-être avez-vous déjà adapté votre logiciel de facturation et envoyez-vous vos factures correctement via le réseau.
Mais un aspect est souvent oublié : la mise à jour de vos conditions générales. En effet, le passage à Peppol n'est pas seulement technique. Il a égalementconséquences juridiques sur la façon dont vous facturez, sur la façon dont les conditions de facturation sont applicables et sur la personne responsable de la réception des factures.
Dans cet article, nous expliquons pourquoi il est important d'adapter vos conditions générales en conséquence.
Peppol ne modifie pas les règles de base concernant les conditions générales d'utilisation.
Pour le applicabilité Les principes des conditions générales restent les mêmes qu'il y a quelques années. Votre client doit :
- les recevoir avant ou à la fin de l'accord ;
- ont eu l'occasion de les lire
- être en mesure de les accepter (explicitement ou implicitement)
De nombreuses entreprises ont l'habitude d'ajouter leurs conditions générales à la facture (par exemple au verso ou en pièce jointe au format PDF). Avec Peppol, cela fonctionne différemment : les factures deviennent automatique et des échanges structurés entre les systèmes logiciels.
Important : la réception d'une facture par l'intermédiaire de Peppol ne signifie pas automatiquement que votre client accepte les conditions de la facture.
Pourquoi il est préférable de mettre à jour vos conditions générales dès maintenant
La facturation électronique obligatoire via Peppol comporte un certain nombre de risques pratiques si vous n'adaptez pas vos conditions générales.
1. Vos termes sont moins visibles
Une facture Peppol est unedocument numérique structuré (UBL/XML). Vous pouvez avoir un lien ou joindre vos conditions générales, mais elles ne sont pas toujours immédiatement visibles pour le destinataire.
Si un client affirme par la suite qu'il n'a jamais vu vos conditions générales, il peut problèmes participer à des discussions concernant, par exemple, les délais de paiement ou les intérêts de négligence.
2. Les factures sont traitées automatiquement
Les factures de Peppol arrivent directement sur les comptes de vos clients. Cela peut donner l'impression qu'une facture est automatiquement acceptée.
En réalité, ce n'est pas le cas sur le plan juridique. D'ailleurs, Peppol lui-même prévoitpas de système intégré pour contester les factures. Cela se passe toujours en dehors de la plate-forme.
Il est donc important que vousprendre des dispositions claires sur la procédure de contrôle et de contestation des factures.
3. Incertitude quant à la responsabilité
La facturation électronique implique deux parties :
- l'expéditeur, qui devrait envoyer la facture correctement via Peppol
- le destinataire, qui doivent être techniquement capables de les recevoir
Par exemple, si un clientn'est pas correctement enregistré sur le réseau Peppol, Cela peut donner lieu à des discussions sur la question de savoir si la facture a été envoyée en bonne et due forme.
Il est également préférable de l'indiquer dans le contrat.
Comment faire en sorte que vos conditions générales soient à l'épreuve de Peppol ?
1. Facturation via Peppol et responsabilité du destinataire
Enregistrement des facturesenvoyé par voie électronique via Peppolet sont donc juridiquement valables.
Mentionnez également que votre clientest lui-même responsable de l'enregistrement actif de Peppolet la réception correcte des factures. Vous évitez ainsi les discussions lorsqu'un client ne dispose pas d'un identifiant Peppol fonctionnel, par exemple.
Exemple de clause - facturation électronique via Peppol (expéditeur) :
Le vendeur envoie les factures par voie électronique via le réseau Peppol conformément à la norme EN 16931. L'acheteur s'engage à recevoir et à traiter ces factures dans ce format.
2. Alerte à la fraude
Peppol augmente la la sécurité de facturation de manière significative. Le réseau fonctionne avec des points d'accès contrôlés et des identifiants uniques.
Mais c'est pas un système étanche. Il est donc judicieux de disposer d'un clause de non-responsabilité sur la fraude et les contrôles à inclure.
Exemple de clause - atténuation des risques/alerte à la fraude :
Bien que Peppol réduise la probabilité d'erreurs et de fraudes, il n'offre pas de garantie absolue. Le client reste responsable des contrôles internes, y compris de la vérification des données du fournisseur, des identifiants Peppol et des procédures d'approbation".
N'oubliez pas non plus ces éléments
Accords sur l'acceptation et la contestation
Enregistrer clairement le délai de contestation d'une facture et de quelle manièrecela doit être fait (par exemple, par écrit).
Ce point reste crucial, car Peppol lui-même ne prévoit pas de procédure de contestation.
Conditions de paiement et pénalités
Veillez àles conditions de paiement sont alignées sur la facturation électroniquepar exemple :
- conditions de paiement
- Intérêt de négligence
- dommages-intérêts pour retard de paiement
Pro conseil : voici comment vous assurer que vos conditions restent applicables
- Fournir vos conditions généralesdéjà au moment de l'offre, du contrat ou du bon de commande.
- Qu'ilsl'acceptation explicite par votre client.
- Voir aussisur vos factures Peppol à vos conditions(par exemple, via un lien).
- Votez votrelogiciel de facturation correctement afin que les références à vos termes et conditions soient dans les bons champs.
Utilisez donc la facture comme fixation, et non comme la première fois que vos termes apparaissent.
Conclusion : Peppol est aussi une histoire juridique
Chez Peppol, de nombreux entrepreneurs se concentrent principalement sur les logiciels et la mise en œuvre technique. Mais le changement a égalementconséquences contractuelles.
En mettant à jour vos conditions générales :
- éviter les discussions sur la validité des factures
- renforcer votre position en cas de défaillance
- et créer de la clarté pour vos clients
En bref : la facturation électronique via Peppol nécessite également des conditions générales de vente conformes à Peppol.
Vous voulez vous assurer que vos conditions générales sont prêtes pour la facturation électronique ?
Contactez notre pro experts. Nous nous ferons un plaisir de vous aider à mettre vos documents en ordre sur le plan juridique et pratique.