Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Wellicht heb ook jij ondertussen je facturatiesoftware aangepast en verstuur je jouw facturen correct via het netwerk.
Maar één aspect wordt vaak vergeten: het aanpassen van je algemene voorwaarden. De overstap naar Peppol is namelijk niet alleen technisch. Ze heeft ook juridische gevolgen voor de manier waarop je factureert, hoe factuurvoorwaarden afdwingbaar zijn en wie verantwoordelijk is voor de ontvangst van facturen.
In dit artikel leggen we uit waarom het belangrijk is om je algemene voorwaarden hierop af te stemmen.
Peppol verandert niets aan de basisregels rond algemene voorwaarden
Voor de afdwingbaarheid van algemene voorwaarden blijven dezelfde principes geleden. Je klant moet:
- ze voor of bij het sluiten van de overeenkomst ontvangen;
- een reële mogelijkheid hebben gehad om ze te lezen
- ze kunnen aanvaarden (expliciet of impliciet)
Veel ondernemingen voegden hun voorwaarden vroeger toe aan de factuur (bv. op de achterkant of als pdf-bijlage). Met Peppol werkt dat anders: facturen worden automatisch en gestructureerd uitgewisseld tussen softwaresystemen.
Belangrijk: een factuur ontvangen via Peppol betekent niet automatisch dat je klant akkoord gaat met de factuurvoorwaarden.
Waarom je nu je algemene voorwaarden best aanpast
De verplichte e-facturatie via Peppol brengt een aantal praktische risico’s met zich mee als je je voorwaarden niet aanpast.
1. Je voorwaarden zijn minder zichtbaar
Een Peppol-factuur is een gestructureerd digitaal document (UBL/XML). Je kan daarin wel een link of bijlage toevoegen met je algemene voorwaarden, maar die zijn niet altijd meteen zichtbaar voor de ontvanger.
Als een klant achteraf beweert dat hij je voorwaarden nooit heeft gezien, kan dat problemen geven bij discussies over bijvoorbeeld betalingstermijnen of nalatigheidsinteresten.
2. Facturen worden automatisch verwerkt
Peppol-facturen komen rechtstreeks in de boekhouding van je klant terecht. Dat kan de indruk wekken dat een factuur automatisch wordt aanvaard.
In werkelijkheid is dat juridisch niet zo. Bovendien voorziet Peppol zelf geen ingebouwd systeem om facturen te betwisten. Dat gebeurt nog altijd buiten het platform.
Daarom is het belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt over de procedure voor controle en betwisting van facturen.
3. Onzekerheid over verantwoordelijkheid
Bij e-facturatie zijn er twee partijen betrokken:
- de verzender, die de factuur correct via Peppol moet versturen
- de ontvanger, die technisch in staat moet zijn om ze te ontvangen
Als een klant bijvoorbeeld niet correct geregistreerd is op het Peppol-netwerk, kan dat discussies opleveren over de vraag of de factuur wel rechtsgeldig werd verstuurd.
Ook dat leg je best contractueel vast.
Hoe maak je je algemene voorwaarden Peppol-proof?
1. Facturatie via Peppol & verantwoordelijkheid van de ontvanger
Leg vast dat facturen elektronisch via Peppol worden verstuurd en op die manier rechtsgeldig zijn.
Neem ook op dat je klant zelf verantwoordelijk is voor een actieve Peppol-registratie en een correcte ontvangst van facturen. Zo vermijd je discussies wanneer een klant bijvoorbeeld geen werkende Peppol-ID heeft.
Voorbeeldclausule – e-facturatie via Peppol (verzender):
‘De Verkoper verstuurt facturen elektronisch via het Peppol-netwerk conform EN 16931. De Koper verbindt zich ertoe deze facturen in dat formaat te ontvangen en te verwerken.’
2. Fraudewaarschuwing
Peppol verhoogt de veiligheid van facturatie aanzienlijk. Het netwerk werkt met gecontroleerde toegangspunten en unieke identificaties.
Maar het is geen waterdicht systeem. Daarom is het verstandig om een disclaimer rond fraude en controles op te nemen.
Voorbeeldclausule – risicobeperking/fraudewaarschuwing:
‘Hoewel Peppol de kans op fouten en fraude reduceert, biedt het geen absolute garantie. De Klant blijft verantwoordelijk voor interne controles, waaronder verificatie van leveranciersgegevens, Peppol-ID’s en goedkeuringsprocedures.’
Vergeet ook deze elementen niet
Afspraken rond aanvaarding en betwisting
Leg duidelijk vast binnen welke termijn een factuur moet worden betwist en op welke manier dit moet gebeuren (bijvoorbeeld schriftelijk).
Dit blijft cruciaal, omdat Peppol zelf geen betwistingsprocedure voorziet.
Betalingstermijnen en sancties
Zorg ervoor dat je betalingsvoorwaarden afgestemd zijn op elektronische facturatie, bijvoorbeeld:
- betalingstermijnen
- nalatigheidsinteresten
- schadebedingen bij laattijdige betaling
Pro tip: zo zorg je dat je voorwaarden afdwingbaar blijven
- Bezorg je algemene voorwaarden al bij offerte, contract of bestelbon.
- Laat ze expliciet aanvaarden door je klant.
- Verwijs ook op je Peppol-facturen naar je voorwaarden (bijvoorbeeld via een link).
- Stem je facturatiesoftware correct af zodat verwijzingen naar je voorwaarden in de juiste velden staan.
Gebruik de factuur dus als bevestiging, niet als eerste moment waarop je voorwaarden verschijnen.
Conclusie: Peppol is ook een juridisch verhaal
Veel ondernemers focussen bij Peppol vooral op software en technische implementatie. Maar de overstap heeft ook contractuele gevolgen.
Door je algemene voorwaarden aan te passen:
- vermijd je discussies over de geldigheid van facturen
- versterk je je positie bij wanbetaling
- en creëer je duidelijkheid voor je klanten
Kortom: e-facturatie via Peppol vraagt ook Peppol-proof voorwaarden.
Wil je zeker weten dat jouw algemene voorwaarden klaar zijn voor e-facturatie?
Contacteer onze pro experts. We helpen je graag om je documenten juridisch en praktisch op punt te zetten.