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3.02.2022

N’oubliez pas votre déclaration Reprobel !

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La déclaration Reprobel… Peu d’entrepreneurs s’en souviennent jusqu’à ce qu’elle se rappelle à eux par courrier. Que devez-vous faire exactement de cette déclaration, quelles démarches devez-vous entreprendre et surtout, devez-vous payer quelque chose ? Voici comment réagir.  

 

Qu'est-ce que la déclaration Reprobel ?

Nous vous avons déjà largement informé sur Reprobel, l’année dernière (vous pouvez relire cet article ici pour un aperçu exhaustif). Reprobel est l’organisme chargé de percevoir les indemnités de reproduction, c’est-à-dire les rémunérations dues pour la réalisation d’impressions et de photocopies, numériques ou non, d’œuvres protégées par le droit d’auteur pour un usage interne. L’objectif de Reprobel est comparable à celui de la SABAM, en l’occurrence collecter les droits d’auteur et les redistribuer aux auteurs, mais pour ce qui concerne les écrits (livres, articles...) plutôt que la musique. Point important : en principe, tout entrepreneur est tenu de faire une déclaration annuelle.

 

Quand déposer une déclaration ?

La date limite pour cette déclaration concernant l’année de référence 2021 est le 15 avril 2022. Sachez cependant que vous ne devez remplir une déclaration que si vous avez reçu un courrier mentionnant un nom d’utilisateur et un mot de passe. Si vous n’avez réalisé aucune photocopie pendant l’année de référence, vous devrez présenter une déclaration nulle. Si vous n’avez pas reçu le courrier concerné, le dépôt d’une déclaration n’est pas possible. Vous pouvez, bien sûr, toujours effectuer une déclaration spontanée et contacter Reprobel à cet effet. Si vous avez reçu un courrier, veillez à déposer votre déclaration dans les délais afin d’éviter une amende.

 

Comment faire une déclaration ?

ÉTAPE 1 : Connectez-vous au portail en ligne de Reprobel : https://portal.reprobel.be/portal/

ÉTAPE 2 : Vérifiez et indiquez vos données de facturation dans la rubrique « Mon profil » via le bouton « Gérer mon profil ».

Vérifiez bien le code Nacebel, qui est important par la suite pour la déclaration et le prix d’une éventuelle licence.

Vous pouvez également indiquer ici si vous disposez d’une revue de presse papier ou d’un centre de documentation.

  • Revue de presse: revue systématiquement réalisée et distribuée en interne aux travailleurs, constituée de photocopies et/ou d’impressions en plusieurs exemplaires d’extraits de journaux, d’hebdomadaires et de magazines.
  • Centre de documentation: un endroit dans votre entreprise où l’information est mise à disposition de manière centralisée (pour consultation, prêt ou diffusion interne ultérieure) à un groupe de travailleurs ou d’autres utilisateurs.

Ces deux concepts ont un impact sur le coût de la licence/déclaration.

ÉTAPE 3 : Commencez la déclaration via le bouton « Vers ma déclaration ».

ÉTAPE 3a : Vous serez d’abord invité à indiquer le nombre de travailleurs. Normalement, la catégorie à laquelle vous appartenez est automatiquement remplie correctement sur la base du code Nacebel vérifié précédemment. Les différentes catégories sont les suivantes :

  • (I) Toute personne non couverte par les catégories II ou III.
  • (II) Activités mixtes : outre la simple fourniture de services ou de biens, vous effectuez également des prestations intellectuelles (par exemple : comptables, architectes, ingénieurs, consultants, etc.)
  • (III) Services intellectuels uniquement (par exemple : avocats, notaires, etc.)

ÉTAPE 3b : Vous pouvez maintenant choisir entre les options suivantes :

  • Soit vous choisissez la licence que propose Reprobel. (1)
  • Soit vous optez pour le système de rémunération par copie/impression ou par travailleur concerné. (2)

La licence est plus chère que la rémunération par copie, mais elle vous réserve des avantages. Dans le cadre de cette formule, les œuvres protégées peuvent ainsi être reproduites numériquement, ce qui n’est pas permis avec une rémunération par copie. Le risque de contrôle est également plus faible, tout comme le risque d’amendes et/ou d’augmentations tarifaire. Une augmentation tarifaire de 0,1 euro par page peut être imposée. La licence garantit, en outre, une simplification administrative. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer le nombre de copies effectuées.

Le prix de revient de la licence combinée peut être consulté sur le site Internet de Reprobel (cliquez ici). Ce montant varie de 35 euros à plus de 85 euros, en fonction du nombre de travailleurs concernés.

Si vous souhaitez effectuer une déclaration nulle, ne choisissez pas la licence combinée. Dans les étapes suivantes, une déclaration forfaitaire par travailleur ou par copie peut être soumise par la suite.

  • Le forfait par travailleur est de 8, 12 ou 20 euros selon la catégorie à laquelle vous appartenez.
  • Le prix forfaitaire par copie s’élève à 0,0554 euro.

 

Vous avez des questions à ce sujet ou vous souhaitez de l’aide pour effectuer cette déclaration ? Contactez-nous ici ou faites un rendez-vous.