Vind hier de recentste update (19/03/2024).
De reprobel-aangifte. Een term die vele ondernemers niet meteen bekend in de oren klinkt maar dan valt daar plots die aangifte in de bus. Wat moet je nu precies doen met die aangifte, welke stappen moet je ondernemen en vooral moet er iets betaald worden? We geven je graag een overzicht van de to do’s.
Reprobel-aangifte in de praktijk
Reprobel is de instantie die instaat voor de inning van reproductievergoedingen, met andere woorden vergoedingen voor het maken van prints en fotokopieën, al dan niet digitaal, van auteursrechtelijk beschermde werken voor intern gebruik. Het doel van Reprobel is in feite hetzelfde als dat van SABAM nl. auteursrechten innen en herverdelen onder de auteurs. Echter hier gaat het om geschriften (boeken, artikels,…) en niet over muziek. Belangrijk is dat in principe elke ondernemer verplicht is jaarlijks een aangifte in te dienen.
Wanneer aangifte indienen?
Het is enkel mogelijk om een aangifte in te dienen wanneer je een mail of brief hebt ontvangen van Reprobel zelf. Deze brief of mail zal een gebruikersnaam en wachtwoord bevatten. Hierin wordt ook de deadline meegeven waarop je ten laatste de aangifte moet indienen. De meeste aangiftes moeten ingediend worden in de loop van april-mei 2023. Belangrijk, iedereen die een communicatie van Reprobel ontvangen heeft zal actie moeten ondernemen. Heb je prints of fotokopieën genomen dan moet de aangifte ingevuld worden en betaal je de bijdrage. Heb je gedurende het referentiejaar geen fotokopieën genomen dan zal je een nulaangifte moeten indienen.
Indien een brief of mail ontvangen werd en geen aangifte ingediend wordt of deze laattijdig ingediend wordt, kan een boete opgelegd worden. Wanneer geen communicatie ontvangen werd is het indienen van een aangifte niet mogelijk. Je kan natuurlijk altijd spontaan een aangifte doen en hiervoor Reprobel contacteren.
Hoe aangifte indienen?
STAP 1: Log je in op het online portaal van Reprobel: https://portal.reprobel.be/portal/
STAP 2: Check en vul je facturatiegegevens aan onder “Mijn profiel” via de knop “Beheer mijn profiel”.
Het is belangrijk om de Nacebelcode te controleren. Deze is immers later belangrijk voor de aangifte en de prijs van een eventuele licentie.
Hier kan je ook aanduiden indien je beschikt over een papieren persoverzicht of een documentatiecentrum.
- Persoverzicht: een overzicht dat systematisch opgemaakt wordt en intern verspreid wordt onder de werknemers, dat bestaat uit fotokopieën en/of prints in verschillende exemplaren van uittreksels uit kranten, weekbladen en tijdschriften.
- Documentatiecentrum: een plaats in uw onderneming waar informatie centraal beschikbaar wordt gesteld (voor raadpleging, uitlening of verdere interne verspreiding) ten behoeve van een groep werknemers of andere gebruikers.
Beide termen hebben een invloed op de kostprijs van de licentie/aangifte.
STAP 3: Start de aangifte via de knop “Naar mijn aangifte”.
STAP 3a: Allereerst zal gevraagd worden om het aantal werknemers mee te delen. Normaliter wordt de categorie waartoe je behoort automatisch correct ingevuld op basis van de eerder gecontroleerde Nacebelcode. De verschillende categorieën zijn:
- (I) Iedereen die niet onder II of III valt.
- (II) Gemengde activiteiten: naast het louter verlenen van diensten of leveren van goederen ook intellectuele dienstverlening bv. accountants, architecten, ingenieurs, consultants, etc.
- (III) Louter intellectuele dienstverlening: bv. advocaten, notarissen, etc.
STAP 3b: Nu kan je kiezen tussen volgende mogelijkheden:
- Ofwel kies je voor de licentie die Reprobel voorstelt. (1)
- Ofwel kies je voor de vergoedingsregeling per kopie/print of per relevante werknemer. (2)
De licentie is duurder dan de vergoeding per kopie, maar biedt ook voordelen. Zo mogen onder deze vergoeding beschermde werken digitaal gereproduceerd worden, wat met de vergoeding per kopie niet toegelaten is. Het risico op controle is hierdoor een pak kleiner, alsook het risico op boetes en/of tariefverhogingen. Een tariefverhoging wordt per pagina opgelegd worden. Daarnaast zorgt dit voor een vereenvoudiging op administratief vlak. Er hoeft niet bijgehouden te worden hoeveel kopieën genomen werden.
De kostprijs van de gecombineerde licentie kan je terugvinden op de website van Reprobel. Deze varieert en is afhankelijk van het aantal relevante werknemers. Relevante werknemers zijn werknemers die fotokopieën of prints kunnen nemen. Een magazijnier of vrachtwagenchauffeur kan bijvoorbeeld kwalificeren als niet relevante werknemer.
Indien je een nulaangifte wenst in te dienen dan kies je niet voor de gecombineerde licentie. Daarna kan in de volgende stappen een forfaitaire aangifte per werknemer of per kopie ingediend worden.
Heb je hieromtrent nog vragen of wens je bijstand bij het indienen van deze aangifte? Contacteer ons dan hier of maak een afspraak.
