Goedkeuringsflow facturen (by Lyanthe)
Alles wat je moet weten over het bezorgen van je PEPPOL-facturen aan jouw boekhouding
Je koos ervoor om je onderneming via James op het PEPPOL-netwerk (access point provider Lyanthe) aan te sluiten.
Ondertussen heb je de onboarding procedure achter de rug. Je gebruikersnaam werd geactiveerd en nu is het wachten op je eerste factuur die via PEPPOL binnenkomt.
Spannend…
Wat gebeurt er wanneer je een factuur ontvangt via het PEPPOL-netwerk?
Van zodra er een factuur op het netwerk wordt afgeleverd, krijg je daar de volgende ochtend melding van via e-mail.
Klik gewoon door op jouw bedrijfsnaam om het beoordelingsproces te starten.
Hoe moet je facturen beoordelen (goed- of afkeuren)?
De facturen die aan jou zijn toegewezen, moet je beoordelen. Concreet moet je elke factuur goed- of afkeuren.
- Goedgekeurde facturen worden doorgestuurd voor boekhoudkundige verwerking.
- Afgekeurde facturen worden gearchiveerd. Ze worden niet ingeboekt, maar blijven wel via het archief consulteerbaar.
Volg deze stappen:
- Open ‘Werkstroom‘ en kies voor ‘Aankoop’. Als je via de ontvangen e-mail naar het programma doorklikt, kom je meteen op dit scherm uit.
- Daar vind je de facturen terug die wachten op jouw beoordeling.
- Via het .pdf-logo aan de linkerkant van de pagina kan je de factuur raadplegen. Dat gebeurt via de zogenaamde ‘hover’-functie. Je hoeft dus niet op het .pdf-logo te klikken.
- Wil je een factuur beoordelen? Selecteer dan de juiste lijn. Daarna krijgt deze een grijze tint. Rechtsboven komen er een aantal knoppen met functies beschikbaar.
- Met deze knoppen kan je de geselecteerde facturen:
- De facturen die je al hebt beoordeeld, kan je raadplegen via ‘Archief‘.
Wil je liever ontzorgd worden in het goedkeuren van je PEPPOL-facturen?
Dan kan je deze taak aan ons overlaten.
Hoe? Stuur eenmalig één van de dagelijkse mails die je ontvangt naar je klantverantwoordelijke of naar helpdesk@titeca.be, met vermelding dat je ons toestemming geeft om je PEPPOL-facturen automatisch te valideren.
De voordelen van deze ondersteuning:
- Gemak: Je wil niet telkens wanneer er een PEPPOL-factuur binnenkomt de goedkeuringsprocedure doorlopen. Een factuur protesteren kan nog altijd in een latere fase.
- Verplichte inboeking: PEPPOL verplicht je om elke ontvangen factuur in te boeken. Bij protest moet je een creditnota aan je leverancier vragen.
- Controle: Betalingen volg je op onze via onze James App, waardoor je elke factuur sowieso te zien krijgt. Via de gratis QR-code feature betaal je jouw factuur snel en eenvoudig via je bankapp op je telefoon.
Hoe kan James jou nog ontzorgen?
Betaal leveranciers via een QR-code
Via de openstaande posten kan je snel en eenvoudig betalingen uitvoeren. Geen dubbele betalingen of manuele invoer in je bankapp, gewoon de QR-code scannen en klaar is kees!
Eenvoudig bonnetjes aanleveren
Bonnetjes bijhouden, het is altijd een nachtmerrie. Via de James App kan je ze gelukkig scannen en zo meteen aan ons bezorgen. Geen enkel bonnetje gaat nog verloren, en het bespaart jou heel wat administratieve opvolging.
Makkelijk openstaande facturen opvolgen
James geeft je steeds een actueel overzicht van je openstaande posten. Ook je banksaldo en financiële cijfers kan je er in opvolgen.
Overtuigd?
Ontzorg jezelf: laat ons jouw PEPPOL-facturen automatisch verwerken, en James doet de rest!