Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie via PEPPOL verplicht voor alle Belgische B2B-transacties. Dat klinkt misschien technisch of ver-van-je-bed, maar eigenlijk is het gewoon de volgende logische stap in de digitalisering van je administratie. En vooral: het biedt meer kansen dan kopzorgen.
Toch duiken vaak dezelfde vragen en bedenkingen op. Begrijpelijk, want rond e-invoicing doen heel wat misverstanden de ronde. In dit artikel ontkrachten we de vijf meest voorkomende misverstanden over PEPPOL en leggen we uit waarom deze verandering net positief is voor jouw onderneming.
Misverstand 1: “Een factuur in pdf per mail versturen is ook e-invoicing.”
→ Fout: digitale verzending is niet gelijk aan elektronische facturatie.
Een pdf-factuur is misschien digitaal, maar het blijft een ‘platte’ afbeelding van je factuur. Je klant of boekhouder moet die nog steeds manueel verwerken. Vergelijk het met een foto van een contract versus een gestructureerd bestand waarin elk veld netjes op z’n plaats staat.
Echte e-invoicing gebeurt in een gestandaardiseerd formaat (zoals bv. UBL), en wordt verzonden via een beveiligd netwerk zoals PEPPOL. Daardoor kan je factuur automatisch verwerkt worden door de software van je klant, zonder dat er iemand iets moet overtypen of controleren.
De voordelen? Minder fouten, snellere betalingen en een veel efficiëntere administratie.
Misverstand 2: “PEPPOL is alleen relevant voor grote bedrijven.”
→ Fout: ook kleine ondernemers en kmo’s moeten mee op de kar springen.
Het klopt dat grote bedrijven en overheden als eerste met PEPPOL aan de slag gingen. Maar vanaf 1 januari 2026 geldt de verplichting voor élke onderneming met een Belgisch btw-nummer die factureert aan andere Belgische bedrijven (op enkele uitzonderingen na).
Dat betekent dus dat je ook als lokale bakker, freelancer of kleine onderneming voorbereid moet zijn. Gelukkig bestaat er vandaag tal van gebruiksvriendelijke en betaalbare software die aangepast is aan jouw noden. Maak de analyse van jouw administratief proces en kies de tools die bij jou situatie passen.
Misverstand 3: “PEPPOL is enkel nodig als je aan de overheid factureert.”
→ Fout: de regelgeving is uitgebreid van B2G naar B2B.
In het verleden was e-invoicing via PEPPOL enkel verplicht bij facturatie aan overheidsinstellingen (B2G). Maar die situatie is veranderd. Vanaf 1 januari 2026 wordt dat ook de norm voor transacties tussen btw-plichtige Belgische ondernemingen (B2B). Factureer je dus aan een andere Belgische onderneming met een btw-nummer? Dan zal je die factuur via het PEPPOL-netwerk moeten versturen.
De reden? Transparantie, fraudebestrijding én modernisering van het btw-systeem in heel Europa. We evolueren stap voor stap naar een volledig digitale en realtime boekhouding. En dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn: met een goede voorbereiding en de juiste tools gaat dat vlot.
Misverstand 4: “E-invoicing is een dure verplichting.”
→ De voordelen overstijgen ruimschoots de kosten.
Ja, je zal moeten investeren in software. Maar dat hoeft niet noodzakelijk veel te kosten. Afhankelijk van jouw noden bestaan er heel toegankelijke oplossingen. En die investering betaalt zichzelf snel terug:
- Je verliest minder tijd aan administratie.
- Er is minder kans op fouten en vertragingen.
- Je boekhouding is sneller klaar én correcter.
- Je betaalt minder voor manuele verwerkingen.
Misverstand 5: “E-invoicing maakt mijn boekhouder overbodig.”
→ Fout: je boekhouder krijgt juist meer ruimte om je te adviseren.
Sommige ondernemers denken dat digitalisering hun boekhouder buitenspel zet. In werkelijkheid is het net omgekeerd: dankzij e-invoicing kan je boekhouder efficiënter werken, met minder manueel werk en betere data.
Dat betekent minder tijd kwijt aan het ‘ordenen’ van documenten, en meer ruimte voor analyse, advies en optimalisatie. E-invoicing versterkt dus de samenwerking met je boekhouder. Het maakt hem of haar nog waardevoller als sparringpartner.
Conclusie: PEPPOL is geen last, maar een kans
De verplichte overstap naar e-invoicing via PEPPOL is geen last, maar een opportuniteit om je administratief proces te vereenvoudigen en te moderniseren.
Laat je dus niet misleiden door de misverstanden: e-invoicing maakt je administratie niet ingewikkelder, maar juist efficiënter, sneller en betrouwbaarder.
Heb je vragen over PEPPOL?
Aarzel niet om ons te contacteren!
