Hoe functieprofielen jou als ondernemer en werkgever kunnen ontzorgen

Er zijn heel wat redenen om goed doordachte functieprofielen uit te werken. Zonder functieprofielen loop je het risico op een mismatch bij het aanwerven van medewerkers, kennen medewerkers hun verantwoordelijkheden vaak niet voldoende, verlies je tijd met het veelvuldig tussenkomen bij onduidelijkheden en onenigheden, verlopen evaluatiegesprekken stroef, zijn er frustraties bij medewerkers over hun verloningsperspectief, enz.

Een helder en scherp opgesteld functieprofiel is hét werkinstrument bij uitstek om jouw HR-beleid kwalitatief en objectief vorm te geven.

Wij delen hier alvast de zes belangrijkste drijfveren om aan de slag te gaan.

1 Je vindt gemakkelijker medewerkers

Een vacaturetekst is een wervende omschrijving van jobinhoud en de daarbij behorende talenten en kwaliteiten. Hoewel een vacaturetekst bij voorkeur minder uitgebreid is en een meer dynamische en enthousiasmerende stijl heeft dan een functieprofiel, kan het functieprofiel toch een sterk instrument zijn om correcte en gerichte informatie te genereren. Zo trek je meteen de aandacht van de juiste kandidaten. Functieprofielen tonen welke kennis en vaardigheden je reeds in huis hebt maar geven ook inzicht in welke profielen nog ontbreken in je team. Het geeft je een duidelijk beeld van wie je nog dient aan te trekken.

2 Je selectieprocedure verloopt een stuk vlotter

Het succesvol selecteren van een nieuwe medewerker begint met een zorgvuldig opgesteld functieprofiel. Een helder omschreven functieprofiel geeft een selectiegesprek op uniforme wijze vorm waardoor de objectiviteit verhoogt. Dankzij een functieprofiel weet je vooraf goed waar je naar op zoek bent. Het ondersteunt je bij het stellen van gerichte vragen om te achterhalen of een kandidaat aan de verwachtingen voldoet.

3 Je geeft nieuwe medewerkers duidelijkheid

Duidelijk omschreven functieprofielen zorgen voor een betere integratie van nieuwe medewerkers binnen de onderneming: zij weten snel wat van hen verwacht wordt en waar zij naartoe kunnen groeien.

4 Je brengt orde en structuur in je onderneming

Het functieprofiel is de basis voor interne communicatie. Door het uitwerken van een functieprofiel denk je na over welke opdrachten bij welke functie dienen te horen. Je zoekt naar een zo logisch en efficiënt mogelijke verdeling van taken en bevoegdheden. Het duidelijk communiceren van de opgestelde functieprofielen voorkomt dat zaken dubbel worden gedaan of dat er taken zijn waar niemand voor verantwoordelijk zijn. Collega’s weten ook bij wie zij terecht kunnen met hun vragen en/of problemen. Je behaalt een enorme efficiëntiewinst.

5 Je ervaart meer comfort bij het voeren van evaluatiegesprekken

Functieprofielen bieden houvast bij het voeren van evaluatiegesprekken. Een beoordelingsmethodiek gekoppeld aan goed doordachte functieprofielen zorgt voor uniformiteit en een hoge graad van objectiviteit. Door verantwoordelijkheden en vaardigheden helder en objectief te definiëren, weet de medewerker waarop hij beoordeeld zal worden. De opleidingsnoden worden zo in kaart gebracht en medewerkers krijgen de kans om zichzelf doelgericht verder te ontwikkelen. Daarnaast voelen leidinggevenden zich meer comfortabel met een gestructureerde en objectieve leidraad in handen.

6 Het opzetten van een coherent loonbeleid wordt een stuk eenvoudiger

Door functieprofielen binnen je onderneming te delen, bied je loopbaanperspectieven. Wanneer functieprofielen aan een verloningsstructuur gekoppeld worden, is het voor jouw personeel duidelijk hoe ver zij kunnen doorgroeien in loon. Een mooi carrièrepad, bestaande uit loonopbouw en persoonlijke ontwikkelmogelijkheden, motiveert je medewerkers om bij jouw onderneming aan de slag te gaan en ook aan de slag te blijven.