Nieuwe btw-ketting gedeeltelijk uitgesteld: wat treedt in werking en wat niet?

Eind vorig jaar berichtten we over een aantal belangrijke wijzigingen aan de btw-procedures voor onder andere de indiening en betaling van btw-aangiftes (de zogenaamde ‘btw-ketting’). De invoering van de nieuwe btw-ketting zou gefaseerd verlopen in 2025, waarbij een aantal wijzigingen onmiddellijk in werking traden en anderen op een later tijdstip.

Een belangrijke scharnierdatum was 1 oktober 2025, waarop de rekening-courant zou vervangen worden door de provisierekening. Doordat de FOD Financiën haar systemen niet tijdig aangepast krijgt, worden bepaalde aspecten van de nieuwe btw-ketting nu uitgesteld tot nader bericht en worden er ook overgangsmaatregelen voorzien.

Om het overzicht niet te verliezen zetten we nogmaals op een rijtje wat behouden blijft en wat uitgesteld wordt.

Aangifte- en betalingstermijnen

Sinds 1 januari 2025 beschikken kwartaalaangevers over een langere indienings- en betalingstermijn voor het indienen van de periodieke btw-aangifte en IC-opgave, namelijk de 25ste van de maand volgend op het kwartaal in plaats van de 20ste. Ook voor de indiening van de bijzondere aangifte geldt dezelfde termijn.

De indienings- en betalingstermijn voor maandaangevers bleef behouden op de 20ste van de maand volgend op de rapporteringsperiode. Daartegenover staat wel een sneller teruggaaf van btw-tegoeden zonder dat een vergunning maandelijkse teruggaaf nog vereist is.

Deze bijkomende flexibiliteit ging gepaard met het uitdoven van een aantal toleranties die in het verleden door de administratie in het leven werden geroepen om ondernemingen bijkomend tegemoet te komen aan het tijdig voldoen aan hun verplichtingen in bepaalde gevallen. De afschaffing van deze toleranties wordt bij wijze van overgangsmaatregel uitgesteld tot datum invoering van de volledige btw-ketting.

Concreet zijn volgende toleranties dus terug van toepassing:

• Het niet opleggen van boetes bij het laattijdig indienen van een btw-aangifte, mits deze aangifte is ingediend uiterlijk op de 10de dag van de tweede maand volgend op de aangifteperiode;
• De vakantieregeling waarbij belastingplichtigen jaarlijks in de zomerperiode meer tijd krijgen om hun aangifte in te dienen. Indien de nieuwe btw-ketting nog niet vóór de zomer van 2026 ingevoerd zou zijn, zal er opnieuw een langere indieningstermijn zijn voor de aangiftes over Q2, juli en augustus;
• Het verlengen van de uiterlijke indienings- en betalingsdatum indien de deadline niet valt op een werkdag, in het weekend of op een officiële feestdag. Deze tolerantie was sinds oktober niet langer van toepassing voor kwartaalaangevers, maar zal nu ook voor deze groep belastingplichtigen voorlopig van toepassing blijven.

Betalingsmodaliteiten

De eerder voorziene invoering van de provisierekening bracht met zich mee dat de verschuldigde btw die bleek uit een aangifte die werd ingediend na 30/06/2025 diende betaald te worden op een nieuw bankrekeningnummer van de administratie.

Ook dit wordt voor onbepaalde duur uitgesteld, zodat rekeningnummer BE22 6792 0030 0047 van de ‘Btw-ontvangsten’ in Brussel met de gekende gestructureerde mededeling moet blijven gebruikt worden. Bij een storting op het nieuwe rekeningnummer zal het bedrag worden teruggestort en heeft dit een laattijdige betaling tot gevolg.

Vervangende aangifte en sanctionering

Indien een onderneming 3 maanden na het verstrijken van de aangiftetermijn geen aangifte heeft ingediend, zal de administratie provisoir de verschuldigde btw vaststellen op basis van een vervangende aangifte, waarbij de btw-schuld gelijk zal zijn aan het hoogst verschuldigde bedrag dat bleek uit aangiftes ingediend in de voorbije twaalf maanden, met een minimum van € 2.100.

Deze werkwijze is van toepassing sinds 2025 en blijft behouden. Na ontvangst van dergelijk vervangende aangifte heeft de onderneming 1 maand de tijd om alsnog een aangifte in te dienen. Zo niet wordt het bedrag van de vervangende aangifte verschuldigd. De administratie zal doorgaans overgaan tot een controle om het exacte bedrag vast te stellen.

In het geval een aangifte niet tijdig wordt ingediend en/of wordt betaald, zijn vanaf 1 januari 2025 nieuwe sancties van toepassing die ook van toepassing blijven. Samengevat gaat het over het volgende:

• Boete laattijdige indiening van de aangifte (<5m vertraging): € 100 tot € 500 per maand vertraging, per aangifte;
• Boete niet-indiening aangifte (>5m vertraging): € 500 tot € 5.000 per aangifte;
• Boete laattijdige betaling of niet-betaling: 5% verschuldigde btw uit tijdig ingediende aangifte, 10% verschuldigde btw laattijdige ingediende aangifte en 15% verschuldigde btw uit definitieve vervangende aangifte;
• Nalatigheidsinterest van 8% per jaar, onmiddellijk bij elke laattijdige betaling.
• Bij herhalende overtreding wordt rekening gehouden met een referentieperiode van 4 jaar voorafgaand aan de overtreding. Er wordt rekening gehouden met overtredingen begaan vanaf 01/01/2025.

Behoud van rekening-courant en teruggaafprocedure

Elke btw-belastingplichtige heeft bij de FOD Financiën een lopende rekening waarin alle btw-schulden en btw-tegoeden worden ingeschreven, de zogenaamde rekening-courant. In bepaalde gevallen werden bedragen op deze rekening overgeboekt naar een bijzondere rekening, indien bijvoorbeeld de betaling van schulden uitbleef of er nog een resterend tegoed was bij stopzetting van de activiteiten.

Op 01/10/2025 zou de rekening-courant vervangen worden door een provisierekening. Op deze provisierekening zouden enkel nog tegoeden worden ingeschreven waarvoor geen terugbetaling werd gevraagd in de periodieke aangifte, waarvoor de terugbetalingsvoorwaarden niet voldaan waren en de eventuele voorschotten die door de onderneming gestort zijn. De tegoeden op de provisierekening konden dan enkel teruggevraagd worden via MyMinfin en niet langer via de aanvraag van een teruggaaf in de periodieke aangifte.

De invoering van de provisierekening blijkt technisch complexer dan gedacht, zodat ook na 30/09/2025 de (bijzondere) rekening en zijn werking behouden blijft. Concreet betekent dit dat wanneer een onderneming in zijn periodieke aangifte het vakje ‘aanvraag om terugbetaling’ aanvinkt, de teruggaaf zowel betrekking heeft op het tegoed van de aangifte als het volledig openstaand tegoed in de rekening-courant.