Algemene voorwaarden

1. Toepassingsgebied


Wanneer in deze algemene voorwaarden verwezen wordt naar Titeca Accountancy, wordt verwezen naar de nv Titeca Accountancy, met maatschappelijke zetel te 8800 Roeselare, Heirweg 198 en met als ondernemingsnummer RPR Gent afdeling Kortrijk 0882.371.584, alsook naar elke met Titeca Accountancy verbonden vennootschap overeenkomstig artikel 11 van het Wetboek van Vennootschappen.

 

Onderhavige algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle professionele relaties tussen Titeca Accountancy en de cliënt. Afwijkingen dienen uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen te worden aanvaard.

 

In geval van tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, heeft de opdrachtbrief voorrang.

 

Overeenkomstig het gemeen recht kan Titeca Accountancy enkel aansprakelijk worden gesteld voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door haar werden aanvaard.

 

 

2. Totstandkoming van de overeenkomst

 

Behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief komt de overeenkomst tot stand en vangt ze aan op het moment dat de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief door Titeca Accountancy in ontvangst wordt genomen en door haar mee wordt ondertekend.

 

Indien Titeca Accountancy de door de cliënt ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, worden alle professionele relaties tussen partijen in elk geval beheerst door onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, vanaf het moment en voor zover deze contractuele documenten, hetzij per brief, hetzij per fax, hetzij per elektronische post, hetzij persoonlijk door overhandiging tegen ontvangstbewijs aan de cliënt werden overgemaakt.

 

 

3. Duur en opzegging van de overeenkomst

 

3.1. Recurrente opdrachten

3.1.1. Definitie

Onder “recurrente opdracht” wordt verstaan, een opdracht die bestaat uit opeenvolgende prestaties van eenzelfde aard die tegen bepaalde op voorhand bekende termijnen moeten worden uitgevoerd.

 

3.1.2. Duur en einde van de overeenkomst

Overeenkomsten voor recurrente opdrachten worden, behoudens tegenbewijs, geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan, waarbij beide partijen de overeenkomst op elk ogenblik kunnen beëindigen mits opzegging per aangetekende brief en mits het naleven van een opzegtermijn van 1 maand.

Een afzonderlijk contract kan worden gesloten voor prestaties die na de beëindiging van de overeenkomst worden geleverd, doch die betrekking hebben op de periode waarin de overeenkomst nog van kracht was.

 

3.2 Niet-recurrente opdrachten

3.2.1 Definitie

Opdrachten die niet vallen onder de definitie voorzien in punt 3.1.1. worden als niet-recurrente opdrachten beschouwd.

 

3.2.2. Duur en einde van de overeenkomst

Overeenkomsten voor niet-recurrente opdrachten worden, behoudens tegenbewijs, geacht voor bepaalde duur te zijn gesloten en eindigen door de uitvoering van de opdracht of door levering van de overeengekomen prestaties. In toepassing van artikel 1794 B.W., en desgevallend, in afwijking van artikel 2004 B.W., heeft de cliënt het recht om dergelijke opdracht vroegtijdig te beëindigen, mits betaling aan Titeca Accountancy van de kosten en erelonen die overeenstemmen met de reeds uitgevoerde werkzaamheden, te verhogen met een bijkomende schadevergoeding gelijk aan 30% van het ereloon met betrekking tot het niet uit te voeren of uitgevoerde deel van de opdracht.

 

3.3. Afhandeling

Na de beëindiging van de overeenkomst worden, behoudens anders overeengekomen tussen partijen, alle boeken en bescheiden die toebehoren aan de cliënt ter beschikking gesteld van de cliënt of zijn gevolmachtigde tegen ontvangstbewijs.

Titeca Accountancy is gerechtigd de administratieve kosten van deze aflevering in rekening te brengen.

 

 

4. Onmiddellijke beëindiging om bepaalde reden(en) 

 

4.1. In alle gevallen kan Titeca Accountancy de overeenkomst op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn en zonder vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals:

  • omstandigheden die de onafhankelijkheid van Titeca Accountancy in het gedrang brengen;
  • omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroeps- en deontologische normen onmogelijk maken;
  • de kennelijke tekortkoming(en) van de cliënt ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in de onderhavige algemene voorwaarden (punt 6.2.) en in de opdrachtbrief;
  • in geval van WCO, procedure van ontbinding of kennelijk onvermogen van de cliënt;
  • wijziging in het risicoprofiel van de cliënt;
  • gebrek aan (tijdige) betaling door de cliënt.

De redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden, zullen door Titeca Accountancy per aangetekend schrijven aan de cliënt worden meegedeeld.

 

Naargelang de omstandigheden kan Titeca Accountancy haar beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de cliënt.

 

Wanneer de overeenkomst wordt stopgezet, wijst Titeca Accountancy de cliënt op de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor zij opdracht had gekregen.

 

4.2. In geval van faillissement van de cliënt is de overeenkomst van rechtswege ontbonden.

 

4.3. De cliënt kan te allen tijde, zonder naleving van een opzeggingstermijn en zonder betaling van een schadevergoeding, de overeenkomst stopzetten, indien Titeca Accountancy kennelijk in gebreke blijft haar eigen verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige algemene voorwaarden (punt 6.1.) en in voorkomend geval in de opdrachtbrief, uit te voeren.

De cliënt zal in elk geval zijn beslissing laten voorafgaan door een geschreven ingebrekestelling aan Titeca Accountancy.

 

4.4. Elke partij kan de overeenkomst, met een schriftelijke en aangetekende kennisgeving en met onmiddellijke ingang, ontbinden, indien een andere partij niet in staat is om haar schulden te betalen of een voorlopige of gerechtelijke bewindvoerder of vereffenaar heeft aangewezen gekregen.

 

 

5. Opschorting van de uitvoering van de verbintenissen

 

In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige uitvoering door de cliënt van zijn verbintenis(sen), bijvoorbeeld in geval van niet-betaling van erelonen of voorschot(ten) in overeenstemming met artikel 7 hieronder, is Titeca Accountancy gerechtigd de uitvoering van haar verplichtingen op te schorten of uit te stellen totdat de cliënt aan zijn verplichtingen heeft voldaan.

 

Titeca Accountancy brengt de cliënt hiervan per aangetekend schrijven op de hoogte.

 

Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, rechtshandelingen dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de cliënt, en waarvoor Titeca Accountancy opdracht had gekregen, wijst zij de cliënt hierop.

 

Alle kosten en lasten voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de cliënt. Titeca Accountancy is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten met betrekking tot de reeds verrichte werkzaamheden.

 

 

6. Rechten en plichten van de partijen

 

6.1. Rechten en plichten van Titeca Accountancy

Titeca Accountancy voert met de vereiste zorg de haar toevertrouwde opdrachten in volledige onafhankelijkheid uit, krachtens een middelenverbintenis.

 

Titeca Accountancy is ertoe gehouden de wettelijke en reglementaire termijnen te eerbiedigen, op voorwaarde dat de cliënt haar tijdig alle noodzakelijke inlichtingen en documenten bezorgt. Bij laattijdigheid van de cliënt kan Titeca Accountancy op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor boetes, bijslagen en interesten die kunnen voortvloeien uit deze laattijdigheid.

 

Zij waakt erover dat de gepresteerde diensten worden geleverd volgens de deontologische en andere beroepsnormen van het Instituut van Accountants en Belastingconsulenten, rekening houdend met de relevante wetgeving en regelgeving van kracht op het moment van de uitvoering van de overeenkomst.

 

Titeca Accountancy kan in geen geval aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van mogelijke latere wijzigingen – desgevallend met terugwerkende kracht – aan deze wettelijke en reglementaire bepalingen.

 

Evenmin is zij verantwoordelijk voor gevolgen van eventuele tekortkomingen, fouten of overtredingen die zouden zijn begaan vóór haar tussenkomst.

 

De uitvoering van de opdracht is niet - behoudens andersluidend beding - specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude.

 

Behoudens andersluidend beding is Titeca Accountancy niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de cliënt of diens aangestelde(n) haar overmaken, evenmin als zij gehouden is om de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die haar door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen, te controleren.

 

Titeca Accountancy mag zich laten bijstaan door medewerkers of deskundigen van haar keuze en de uit de overeenkomst voortvloeiende opdrachten geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door (een) aangestelde(n) of deskundige(n).

 

In overeenstemming met artikel 33 van de Wet d.d. 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen, heeft Titeca Accountancy haar burgerlijke beroepsaansprakelijkheid laten verzekeren met een polis die is goedgekeurd door de Raad van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten.

 

Titeca Accountancy, evenals haar gevolmachtigde(n) of aangestelde(n), zijn tot het beroepsgeheim gehouden, in overeenstemming met artikel 58 van de Wet van 22 april 1999 met betrekking tot de boekhoudkundige en fiscale beroepen en artikel 32 van het KB van 1 maart 1998 tot vaststelling van het reglement plichtenleer der accountants, onder voorbehoud evenwel van toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

 

6.2. Rechten en plichten van de cliënt

De cliënt verbindt er zich toe:

  • Titeca Accountancy alle documenten, gegevens en informatie die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht tijdig ter beschikking te stellen;
  • de werkzaamheden die hem desgevallend op basis van de opdrachtbrief toekomen, te verrichten;
  • elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die enige invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht ter kennis te brengen aan Titeca Accountancy;
  • indien Titeca Accountancy hierom verzoekt, schriftelijk te bevestigen dat de verschafte documenten, inlichtingen en uitleg juist en volledig zijn;
  • na te gaan of de door Titeca Accountancy geleverde documenten en staten overeenstemmen met haar verwachtingen en met de door hem verschafte informatie, en indien dit niet het geval is, haar hiervan onverwijld op de hoogte te brengen.

6.3. Verbod op afwerving

De cliënt verbindt er zich uitdrukkelijk toe om, tijdens de hele duur van de overeenkomst en tijdens een periode van 3 jaar na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandige medewerker van Titeca Accountancy, betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks (bijvoorbeeld via een rechtspersoon) werkzaamheden te laten uitvoeren buiten het kader van een overeenkomst tussen de cliënt en Titeca Accountancy, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van Titeca Accountancy.

 

Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een eenmalige forfaitaire schadevergoeding ten bedrage van 50 000,00  EUR, dit onverminderd het recht van Titeca Accountancy om een hogere vergoeding te vragen indien deze forfaitaire schadevergoeding niet alle schade dekt.

 

 

7. Erelonen

 

7.1. Bepaling van de kosten en erelonen

De kosten en erelonen van Titeca Accountancy worden berekend op basis van de tijd besteed door haar vennoten, bestuurders, bedienden en lasthebbers of op forfaitaire basis, in functie van de vereiste niveaus van bekwaamheid en verantwoordelijkheid zoals bepaald in de opdrachtbrief, waarvan onderhavige algemene voorwaarden integraal deel uitmaken.

 

De kosten en erelonen zijn verschuldigd naarmate de werkzaamheden ten behoeve van de cliënt worden verricht, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.

 

Alle rechtstreekse bij derden gecontracteerde kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht, zijn niet begrepen in de erelonen en zullen bijkomend aan de erelonen toegevoegd en gefactureerd worden. Op verzoek van de cliënt zal Titeca Accountancy het bewijs van de voor rekening van de cliënt gemaakte kosten voorleggen.

 

Erelonen en kosten worden berekend exclusief belastingen en heffingen.

 

7.2. Betalingsvoorwaarden

Facturen en/of ereloonnota’s zijn betaalbaar binnen de 30 kalenderdagen na factuurdatum.

 

Laattijdige betalingen geven van rechtswege en zonder dat een ingebrekestelling is vereist, aanleiding tot:

  • een intrestvergoeding gelijk aan deze bepaald in artikel 5 van de Wet op de bestrijding van de betalingsachterstand van 2 augustus 2002,
  • een conventionele schadevergoeding waarvan het bedrag forfaitair wordt bepaald op 10 % van de onbetaalde bedragen met een minimum van 250,00 EUR.

7.3. Voorschotten

Titeca Accountancy kan een of meerdere voorschotten vragen. Deze voorschotten worden dan verrekend in de eindstaat van kosten en erelonen.

Titeca Accountancy behoudt zich het recht voor met de prestaties pas te starten op het ogenblik dat een gefactureerd voorschot betaald werd door de cliënt.

 

7.4. Betwisting van staat van kosten en erelonen

Alle betwistingen van kosten en erelonen dienen via aangetekend schrijven binnen de 7 kalenderdagen na factuurdatum gemotiveerd geformuleerd te worden aan Titeca Accountancy. Indien geen (tijdige) betwisting Titeca Accountancy bereikt, wordt verondersteld dat de cliënt akkoord gaat met de gefactureerde diensten en wordt de factuur geacht te zijn aanvaard. In dit geval wordt de schuldvordering als definitief beschouwd.

De factuur wordt, behoudens tegenbewijs, geacht ontvangen te zijn ten laatste 3 kalenderdagen na de factuurdatum.

 

 

8. Aansprakelijkheid

 

Titeca Accountancy kan slechts aansprakelijk worden gesteld bij bewijs van zware fout of zware nalatigheid, in geval van opzet of bij niet-uitvoering van een verbintenis die één van de voornaamste prestaties van de opdracht vormt. Titeca Accountancy kan geenszins aansprakelijk worden gesteld voor veranderingen in wetten en andere vormen van regelgeving welke plaatsvinden na het uitvoeren van een opdracht en welke een invloed hebben op de juistheid van de inhoud van de uitgevoerde opdracht.

 

De aansprakelijkheid van Titeca Accountancy is beperkt tot het herstellen van voorzienbare, rechtstreekse en persoonlijke schade, met uitsluiting van alle indirecte of materiële schade zoals, maar niet beperkt tot gederfde inkomsten en verliezen, en supplementaire kosten. Behoudens voor de opdrachten bedoeld in artikel 17, vierde lid, van de wet houdende oprichting van een Instituut van de Bedrijfsrevisoren en organisatie van het publiek toezicht op het beroep van bedrijfsrevisor, gecoördineerd op 30 april 2007, is de volledige (contractuele, extracontractuele of andere) aansprakelijkheid voor de uitvoering van de opdracht, beperkt tot het bedrag of de bedragen waarop de door Titeca Accountancy afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering recht geeft met inbegrip van het eigen risico dat Titeca Accountancy eventueel draagt in overeenstemming met die verzekering.

 

Indien, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering overgaat, is alle aansprakelijkheid beperkt tot drie maal het bedrag van het voor de uitvoering van de opdracht gefactureerde ereloon. Indien het een recurrente opdracht betreft, wordt deze coëfficiënt toegepast op het bedrag van de erelonen dat aan de cliënt werden gefactureerd gedurende de twaalf maanden die aan het schade verwekkende feit voorafgaan, of vanaf het begin van de uitvoering van de opdracht indien deze periode korter is dan één jaar.

 

Deze beperkingen zijn eveneens van toepassing op alle aanspraken uit hoofde van de uitvoering van de opdracht, die gericht zouden worden tegen alle personen, vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers, die de hoedanigheid van verzekerde hebben in de zin van desbetreffende verzekeringscontract. 

 

Ze zijn niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid het gevolg is van een fout gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden. Bijgevolg is deze beperking uitdrukkelijk van toepassing op elke aansprakelijkheid voortvloeiend uit alle andere fouten waarvoor Titeca Accountancy, haar vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers aansprakelijk zouden zijn.

 

Indien zou blijken dat twee of meer schadegevallen voortvloeien uit één en dezelfde fout, worden zij beschouwd als één enkel aansprakelijkheidsgeval en wordt de aansprakelijkheid derhalve beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten.

 

Behoudens andersluidende dwingende wetsbepaling, geeft de schade voortvloeiend uit (a) een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte besparingen of voordelen, (b) het verlies of de  beschadiging van gegevens, of uit (c) onrechtstreeks verlies of schade, in geen geval recht op schadeloosstelling.

 

 

9. Antiwitwasbepalingen

 

Krachtens de nationale en Europese Antiwitwaswetgeving, is Titeca Accountancy ertoe gehouden haar cliënten en hun begunstigde rechthebbenden te identificeren.

 

Bijgevolg zal Titeca Accountancy hiertoe aan de cliënt bepaalde informatie en documenten vragen en bijhouden en/of geschikte databanken hiervoor raadplegen. De cliënt verbindt er zich toe om Titeca Accountancy de gevraagde informatie te bezorgen en om haar tijdig te informeren nopens elke wijziging met betrekking tot die informatie en documenten.

 

 

10. Elektronisch overmaken van gegevens

 

Gedurende de verlening van de diensten, kunnen de partijen elektronisch met elkaar communiceren, ook via social media, zoals Facebook, WhatsApp, Messenger, etc. Het is echter onmogelijk te garanderen dat het elektronisch overmaken van gegevens volledig veilig, zonder virus of zonder vergissing kan gebeuren, waardoor dergelijke transmissies van gegevens kunnen worden onderschept, vervalst, vernield, doorgegeven, vertraagd, verloren gaan, of onbruikbaar gemaakt. De partijen erkennen hierbij dat geen enkel systeem of geen enkele procedure dergelijke risico’s volledig kan uitsluiten.

 

Hierbij bevestigen de partijen dat ze die risico’s aanvaarden, het gebruik van elektronische communicatie, ook via social media, geldig toelaten en overeenkomen om alle beschikbare en passende middelen te gebruiken om de meest verspreide virussen op te sporen alvorens informatie langs elektronische weg door te zenden. Elke partij zal verantwoordelijk zijn voor de bescherming van haar eigen systemen en belangen met betrekking tot de elektronische communicatie en geen enkele partij zal aansprakelijk worden gesteld, ongeacht de wijze of vorm, voor enig verlies, voor enige vergissing of verzuim, die het gevolg is van of verband houdt met het gebruik van elektronische communicatie tussen de partijen.

 

 

11. Overmacht

 

Titeca Accountancy is van rechtswege bevrijd en niet gehouden tot nakoming van enige verbintenis tegenover de cliënt ingeval van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan de situatie waarin de uitvoering van de overeenkomst door Titeca Accountancy geheel of gedeeltelijk, al dan niet tijdelijk, verhinderd wordt door omstandigheden buiten de wil van Titeca Accountancy, zelfs al was deze omstandigheid ten tijde van de totstandkoming van de overeenkomst al te voorzien. De volgende gevallen worden alleszins als overmacht beschouwd: machinebreuk, staking of lock-out, brand, oproer, oorlog, epidemie, overstroming, hoog ziekteverzuim, elektrische-, informatica-, internet- of telecommunicatiestoringen, beslissingen of interventies van overheidswege (met inbegrip van weigering of annulering van een vergunning of een licentie), brandstoftekorten en fouten of vertragingen te wijten aan derden. Indien Titeca Accountancy zich op overmacht beroept, is zij niet verplicht om het ontoerekenbare of onvoorziene karakter van de omstandigheid die overmacht uitmaakt te bewijzen. Ingeval van overmacht worden de verplichtingen van Titeca Accountancy opgeschort. Ingeval de overmacht langer dan twee maanden zou duren, is Titeca Accountancy gerechtigd om de overeenkomst zonder tussenkomst van de rechter te ontbinden, zonder dat Titeca Accountancy tot betaling van enige vergoeding aan de cliënt kan worden gehouden.

 

 

12. Intellectuele eigendomsrechten

 

Alle intellectuele eigendomsrechten en afgeleide rechten blijven behouden door Titeca Accountancy. Onder deze intellectuele eigendomsrechten worden verstaan: auteurs-, merk-, tekeningen- en modellenrechten en/of andere (intellectuele eigendoms-)rechten, waaronder al dan niet octrooieerbare technische en/of commerciële knowhow, methoden en concepten.

De inhoud van de website, afbeeldingen, logo’s, tekeningen, foto’s, data, productnamen, teksten, enz. zijn beschermd door het auteursrecht en andere (intellectuele) eigendomsrechten en verdragsbepalingen.

 

 

13. Verwerking van persoonsgegevens (privacy)

 

13.1. Draagwijdte en doeleinden

In verband met en voor de uitvoering van de diensten krachtens een overeenkomst die de cliënt met Titeca Accountancy heeft afgesloten, draagt de cliënt persoonsgegevens over aan Titeca Accountancy en machtigt hij en geeft hij instructies aan Titeca Accountancy om zijn persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van deze overeenkomst.

 

Onder ‘persoonsgegevens’ wordt verstaan : alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon die door Titeca Accountancy wordt verkregen. Als identificeerbaar natuurlijk persoon wordt beschouwd, een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van een identificator zoals een naam, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

 

De persoonsgegevens kunnen verwerkt worden met als doel de diensten onder de overeenkomst te kunnen leveren, met inbegrip van volgende doelen:

a) Personeelsadministratie, cliëntenbeheer en -administratie, leveranciersbeheer en –administratie;

b) Voldoen aan sociale en fiscale wet- en regelgeving;

c) Beheer van competenties en opleidingen;

d) Beheer van persoonlijke ontwikkeling en evaluatie van medewerkers;

e) Het voeren van wettelijk verplichte boekhouding, waaronder begrepen maar niet uitsluitend de afsluit van een vennootschap / eenmanszaak; het indienen aangiftes conform de btw-wetgeving; het opstellen van fiches; het indienen van aangiften inkomstenbelasting of roerende voorheffing; het opstellen van tussentijdse balansen; het consolideren van een groep;

f) Advies inzake wetgeving, financiële(met uitzondering van beleggingsadvies), fiscale of administratieve aangelegenheden;

g) Opstellen van overeenkomsten, verslagen en publicaties;

h)  Bijstand bij fiscale controles;

i)  Ad hoc adviesverlening op afroep;

j) Het naleven van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en de vereisten betreffende informatiebeveiliging;

k) Nakijken van solvabiliteit;

l) Elke andere categorie van doelen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de partijen in de betreffende overeenkomst, de opdrachtbrief of elk ander document bij de overeenkomst.

 

De door de cliënt opgegeven informatie is noodzakelijk voor het voltooien van de opdracht en de facturatie ervan.

 

Titeca Accountancy zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen of afwijkende schriftelijk akkoord van de cliënt. Titeca Accountancy verbindt zich om in het kader van de overeenkomst van de cliënt de door de cliënt ter beschikking gestelde persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken.

 

Elke verwerking van persoonsgegevens krachtens de overeenkomst tussen de cliënt en Titeca Accountancy zal plaatsvinden in overeenstemming met alle toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en –verwerking, met name in overeenstemming met EU-Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 94/46/EG (“GDPR”) en met andere wetten die voortvloeien uit deze Verordening en/of alle andere  Belgische of Europese wetgeving met betrekking tot de bescherming/verwerking van persoonsgegevens of privacy.

 

Voor de uitvoering van de diensten is Titeca Accountancy een verwerker die optreedt namens de verantwoordelijke, te weten de cliënt. Als verwerker zal Titeca Accountancy uitsluitend handelen op instructies van de cliënt. De overeenkomst is de volledige instructie van de cliënt aan Titeca Accountancy in verband met de verwerking van persoonsgegevens. Alle aanvullende of alternatieve instructies moeten schriftelijk door de partijen worden overeengekomen.

 

Titeca Accountancy verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de cliënt. Titeca Accountancy heeft geen zeggenschap, bezit of eigendomsrecht over de te ter beschikking gestelde persoonsgegevens.

 

Titeca Accountancy is echter niet verantwoordelijk voor de naleving van enigerlei op de cliënt of de industrie van de cliënt van toepassing zijnde wet- en regelgevingen die niet algemeen van toepassing zijn op Titeca Accountancy als dienstverlener, tenzij partijen uitdrukkelijk anders overeenkomen.

 

13.2. Persoonsgegevens

Iedere verwerking in overeenstemming met de overeenkomst zal als een instructie voor het verwerken van persoonsgegevens worden beschouwd door Titeca Accountancy.

 

De verwerking van persoonsgegevens betreft persoonsgegevens van huidige en voormalige cliënten, werknemers, contractanten, agenten en andere medewerkers van de cliënt, evenals derden die door voormelde personen zijn aangewezen als familie of contactpersonen en betreft onder meer volgende persoonsgegevens:

a) Algemene persoonsgegevens, zoals naam, geboortedatum, foto, adres, e-mailadres en telefoonnummer(s), rijksregisternummer, gegevens ter verificatie van toegang, zoals gebruiksnamen en wachtwoorden, enz…

b) Specifieke persoonsgegevens zoals fysieke en psychische gegevens, gezinssamenstelling en burgerlijke staat, informatie over verwanten enz…

c) Financiële gegevens, zoals bezoldigde mandaten, betalingsgegevens inclusief rekeningnummer (IBAN),

d) Loopbaangegevens zoals diploma’s, technische vaardigheden en andere kwalificaties, informatie over persoonlijke ontwikkeling en evaluaties, met inbegrip van CV en referenties enz…

e) Bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals raciale gegevens, gegevens omtrent lidmaatschappen van vakbonden, gezondheidsgegevens enz…

f) Strafrechtelijke gegevens, zoals verkeersovertredingen, loonbeslagen en andere veroordelingen

p) Elke andere categorie van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de partijen in de betreffende overeenkomst.

 

13.3. Doorgifte van persoonsgegevens

Titeca Accountancy zal geen persoonsgegevens overdragen aan een derde partij, tenzij:

(1) de cliënt hiervoor de instructies geeft of toestemt;

(2) zoals beschreven in de overeenkomst;

(3) indien vereist voor de verwerking van persoonsgegevens door goedgekeurde subverwerkers overeenkomstig artikel 13.4;

(4) indien dit vereist is bij wet.

 

Indien de cliënt Titeca Accountancy de instructie geeft om persoonsgegevens over te dragen aan een derde, dan is en blijft het de verantwoordelijkheid van de cliënt om met die derde schriftelijke overeenkomsten af te sluiten ter bescherming van deze persoonsgegevens en zal de cliënt Titeca Accountancy schadeloos stellen voor, verdedigen en vrijwaren tegen enige en alle verliezen die ontstaan uit een dergelijke overdracht van Titeca Accountancy aan de derde , tenzij en voor zover deze verliezen toe te schrijven zijn aan bewezen tekortkomingen van Titeca Accountancy.

 

13.4. Gebruik van subverwerkers

De cliënt erkent en stemt er expliciet mee in dat Titeca Accountancy persoonsgegevens mag doorgeven aan derden subverwerkers voor de verlening van de diensten waarvoor Titeca Accountancy werd aangesteld. Elke dergelijke subverwerker aan wie Titeca Accountancy persoonsgegevens doorgeeft zal alleen persoonsgegevens mogen verkrijgen om de diensten te verstrekken die Titeca Accountancy eraan heeft toevertrouwd en zal dergelijke persoonsgegevens voor geen andere doeleinden mogen gebruiken. Titeca Accountancy blijft verantwoordelijk voor de naleving door dergelijke subverwerker van de verplichtingen van Titeca Accountancy krachtens de overeenkomst, waaronder ook deze overeenkomst.

 

Door ondertekening van onderhavige overeenkomst, geeft de cliënt toestemming voor het gebruik van subverwerkers. Titeca Accountancy zal met elke subverwerker schriftelijke overeenkomsten afsluiten die verplichtingen bevatten die niet minder beschermend zijn dan de verplichtingen in de overeenkomst met de cliënt.

 

13.5. Rechten van de betrokkenen

De cliënt heeft het recht om zijn persoonlijke informatie aan te passen of te bekijken.

 

Indien mogelijk zal Titeca Accountancy haar medewerking verlenen aan de cliënt en de cliënt bijstaan opdat de cliënt gevolg kan geven aan zijn verplichting om verzoeken te beantwoorden van een betrokkene die zijn rechten uitoefent.

 

13.6. Verwijdering en teruggave van persoonsgegevens - bewaartermijnen

Bij beëindiging van de overeenkomst zal Titeca Accountancy, zonder de cliënt daarvan op voorhand te moeten verwittigen, alle persoonsgegevens op haar systemen (behoudens enige back-up archieven) verwijderen of anonimiseren na het verstrijken van alle relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens. Indien Titeca Accountancy vereist is om gegevens te bewaren die gebruikt worden om de juiste gegevensverwerking te controleren in overeenstemming met de opdracht of gegevens die moeten voldoen aan de relevante wet- en regelgevende vereisten inzake het bijhouden van gegevens, is Titeca Accountancy bevoegd om deze gegevens te bewaren in overeenstemming met de respectieve bewaartermijnen na de beëindiging of het verstrijken van de overeenkomst en zal Titeca Accountancy deze gegevens op een veilige manier bijhouden na afloop van de vereisten inzake het bijhouden van gegevens.

 

13.7. Technische en organisatorische maatregelen

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard, omvang, context en het doel van de verwerking van de persoonsgegevens alsmede met de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen die aan de verwerking zijn verbonden, neemt Titeca Accountancy passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens die worden verwerkt ten dienste van de cliënt te beveiligen en beveiligd te houden.

 

Tijdens de duur van de overeenkomst met de cliënt, zal Titeca Accountancy op verzoek van de cliënt binnen een redelijke termijn een actuele beschrijving van de geïmplementeerde technische en organisatorische beschermingsmaatregelen aan de cliënt bezorgen.

 

13.8. Meldplicht datalekken

Titeca Accountancy zal de cliënt zo spoedig mogelijk informeren over inbreuken op haar beveiliging die moeten worden gemeld aan de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit en/of de betrokkene(n).

 

Op verzoek van de cliënt zal Titeca Accountancy in het geval van een inbreuk hem in ieder geval de volgende informatie verstrekken:

(a) de aard van de inbreuk en van de getroffen persoonsgegevens;

(b) de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk;

(c) de maatregelen die in dat verband worden of zijn getroffen. Indien het voor Titeca Accountancy niet mogelijk is om deze informatie direct te verstrekken, dan zal zij dat in stappen doen.

 

Titeca Accountancy zal alle noodzakelijke medewerking verlenen aan het zo nodig verschaffen van aanvullende informatie aan de toezichthouder(s) en/of betrokkene(n).

 

Titeca Accountancy houdt een overzicht bij van de feiten en gevolgen van de inbreuken op de beveiliging.

 

13.9. Verantwoordelijkheden van de cliënt

De cliënt is verantwoordelijk voor de wettigheid van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst met Titeca Accountancy.

 

De cliënt verklaart en waarborgt dat, wanneer hij aan Titeca Accountancy persoonsgegevens bezorgt voor verwerking:

- de relevante betrokkenen afdoende geïnformeerd werden over hun rechten en plichten, en in het bijzonder over de mogelijkheid dat Titeca Accountancy persoonsgegevens zal verwerken ten behoeve van de cliënt en in overeenstemming met de instructies van de cliënt;

- hij bij het verzamelen en verschaffen van dergelijke persoonsgegevens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en -verwerking heeft nageleefd;

- hij alle redelijke maatregelen zal treffen om de persoonsgegevens up to date te houden teneinde te verzekeren dat de gegevens niet onvolledig of foutief zijn met betrekking tot de doeleinden waarvoor ze verzameld werden.

 

13.10. Informatieplicht

Titeca Accountancy zal de cliënt op verzoek van de cliënt alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de nakoming van de verplichtingen van de cliënt onder de wetgeving inzake gegevensbescherming en –verwerking aan te tonen.

 

13.11. Geheimhoudingsplicht

Alle gegevens en informatie die de partijen wederzijds van elkaar ontvangen, zullen tijdens de duur van de overeenkomst vertrouwelijk worden behandeld en zullen niet onthuld worden aan derden en niet worden gebruikt voor enig ander doel dan overeengekomen tussen partijen.

De in het vorige lid omschreven verplichting is niet van toepassing op vertrouwelijke informatie die:

- ten tijde van de onthulling door de onthullende partij reeds openbaar beschikbaar was of daarna zonder toedoen van de ontvanger openbaar beschikbaar is geworden;

- ten tijde van de onthulling reeds in het wettige bezit was van de ontvanger zoals voldoende kan worden aangetoond door de ontvanger; of

- na de onthulling door de ontvanger op een niet-vertrouwelijke basis van derden wordt ontvangen.

 

Titeca Accountancy verklaart en garandeert dat personeel dat handelt onder haar gezag en bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken, zich er toe verbonden heeft om de beveiliging en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te verzekeren in overeenstemming met de bepalingen van de overeenkomst met de cliënt. Daartoe zal Titeca Accountancy het personeel dat onder haar gezag handelt en dat toegang heeft tot de persoonsgegevens informeren over de toepasselijke vereisten en ervoor zorgen dat zij dergelijke vereisten naleven middels contractuele of wettelijke verplichtingen van vertrouwelijkheid.

 

Indien Titeca Accountancy op grond van een wettelijke verplichting gegevens dient te verstrekken, zal Titeca Accountancy de grondslag van het verzoek en de identiteit van de verzoeker verifiëren. Titeca Accountancy zal de cliënt, voorafgaand aan het verstrekken van deze informatie, informeren tenzij wettelijke bepalingen dit verbieden.

 

 

14. Toepasselijk recht en oplossing van geschillen

 

De interpretatie en de uitvoering van de overeenkomst worden door het Belgische recht beheerst.

 

Elke betwisting van welke aard ook behoort tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken en de hoven van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen/Gent, afdeling Kortrijk.