Update UBO-registratie: bijkomende verplichtingen

deel dit nieuws

Sinds enige tijd bestaat de verplichting in hoofde van vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen om hun uiteindelijke begunstigden te registreren in het daartoe opgerichte UBO-register. De deadline voor de registratie verstreek op 30 september 2019. Een nieuw Koninklijk Besluit, verschenen op 1 oktober 2020, breidt echter de verplichte registratie van UBO’s in het Belgische UBO-register uit. 

 

 

Nieuwe documentatieplicht 

 

Er geldt de nieuwe verplichting in hoofde van vennootschappen, (internationale) verenigingen of stichtingen om elk document te verstrekken dat aantoont dat de informatie opgenomen in het UBO-register met betrekking tot de uiteindelijke begunstigde(n) adequaat, nauwkeurig en actueel is.

 

Vanaf 11 oktober 2020 dienen de documenten dus niet langer louter beschikbaar te zijn in geval van een controle, maar dienen ze effectief verplicht toegevoegd te worden aan de UBO-registratie. De documenten dienen met name aan te tonen dat de opgenomen informatie in het register voldoet aan bovenvermelde vereisten.

 

Welke documenten worden bedoeld? Dit kan gaan om (i) een kopie van het aandelenregister, (ii) de statuten of de oprichtingsakte van een vennootschap, (iii) een aandeelhoudersovereenkomst, (iv) een notariële akte waarin de geregistreerde UBO-informatie werd opgenomen of (v) elk ander document dat aantoont dat de geregistreerde informatie adequaat, nauwkeurig en actueel is.

 

Er wordt in een overgangsperiode voorzien voor bestaande registraties. Ondernemingen die vóór 11 oktober 2020 een registratie hebben uitgevoerd, hebben tot 30 april 2021 om de documenten op te laden. Wie de registratie vanaf 11 oktober 2020 in orde brengt, laadt deze documenten op bij de registratie.

 

De verplichting tot het toevoegen van elk document dat aantoont dat de geregistreerde informatie adequaat, nauwkeurig en actueel is, is niet vrijblijvend. De uiteindelijke begunstigde (UBO) wordt verplicht tot de terbeschikkingstelling van alle relevante, nodige informatie om de vennootschap, vereniging of stichting (naargelang het geval) in staat te laten zijn om haar verplichtingen in dit kader uit te voeren.  Doet hij/zij dat niet, dan kan die betrokken uiteindelijke begunstigde hiervoor administratief beboet worden (boete varieert tussen 250 euro en 50.000 euro).

 

De praktische modaliteiten voor het opladen van dergelijke documenten zijn beschreven in handleidingen die je terugvindt op de website van de FOD Financiën

 

 

Registratie UBO’s ingeval van link met België

 

Belangrijk is ook dat trusts, stichtingen, … die in het buitenland opgericht zijn, maar een link hebben met België, ook hun uiteindelijke begunstigden moeten registreren in het Belgische UBO-register en daarvoor moeten ingeschreven zijn in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO).

 

 

Toegang tot het register

 

Voortaan zal de volledige historiek van de registratie toegankelijk zijn, niet enkel de actueel geregistreerde info.

 

Verder wordt het mogelijk voor iedere burger om bepaalde geregistreerde informatie met betrekking tot VZW’s en stichtingen te consulteren zonder dat zij hiervoor een legitiem belang moeten aantonen. Het betreft de gegevens van de bestuurders, de personen die gemachtigd zijn de vereniging of stichting te vertegenwoordigen, de personen belast met het dagelijks bestuur en de stichters van een stichting (dezelfde gegevens die je nu al terugvindt in de KBO).

 

 

Tenslotte willen wij nog  wijzen op het feit dat de registratie geen eenmalige verplichting is; het UBO-register moet steeds actueel gehouden worden. Zo moet het register binnen de maand aangepast worden ingeval een wijziging in de aandeelhoudersstructuur/bestuurssamenstelling heeft plaatsgevonden (bv. een aandelenoverdracht/bestuurswissel) waardoor de geregistreerde informatie niet langer up-to-date is. Bovendien moet de juistheid van de in het register opgenomen informatie jaarlijks worden bevestigd. 

 

Indien je vragen hebt, aarzel niet om contact op te nemen. Je kan ons steeds bereiken via het nummer 051 26 82 68  of via e-mail naar info@titeca.be. 

Gerelateerde publicaties