E‑facturatie via het Peppol-netwerk wordt vanaf 2026 de nieuwe norm. Met het recent gepubliceerde Koninklijk Besluit (KB) liggen de spelregels nu definitief vast. Voor ondernemers die nog geen stappen richting deze digitale transitie hebben gezet, begint de tijd te dringen.
In dit artikel zetten we de belangrijkste bepalingen uit het KB op een rij, en vertellen we hoe je je bedrijf nu klaarstoomt.
Vereisten voor e-facturen
Het Peppol BIS (UBL) formaat wordt de verplichte standaard voor gestructureerde elektronische facturen. Voor het versturen én ontvangen van deze e-facturen geldt het Peppol-netwerk als voorkeurskanaal.
Zijn er dan geen andere formaten toegestaan? Toch wel, maar alleen wanneer beide partijen hiermee akkoord gaan én het formaat voldoet aan de Europese norm (EN 16931).
Toch blijft één regel altijd gelden: zelfs als je met een partner een ander formaat afspreekt, moet je altijd in staat zijn om Peppol BIS-facturen te versturen én te ontvangen.
Boetes bij niet‑naleving
Heel wat bedrijven hebben nog steeds geen stappen ondernomen om te voldoen aan de wettelijke e-facturatieverplichting die vanaf 1 januari 2026 van kracht gaat.
Bedrijven die de deadline missen, riskeren administratieve boetes die oplopen per overtreding:
- € 1.500 bij een eerste overtreding
- € 3.000 bij een tweede overtreding
- € 5.000 bij volgende overtredingen
Wanneer een eerste overtreding wordt vastgesteld, zal je in principe geen waarschuwing ontvangen, maar onmiddellijk worden beboet. Vanaf dat ogenblik kan je je nog in regel stellen. Daarvoor beschik je over een termijn van drie maanden.
Doe je dit niet of niet binnen die termijn, dan kan de overtreding bij een volgende vaststelling als een tweede (of volgende) inbreuk beschouwd worden. In dat geval zal de boete € 3.000 bedragen.
De bestaande boetes voor het niet opmaken van een factuur of voor onvolledige/onregelmatige facturen blijven van kracht. Uiteraard zullen ze ook van toepassing zijn voor gestructureerde elektronische facturen.
Nieuwe btw‑afrondingsregels
De publicatie van het nieuwe KB zorgt ook voor een wijziging van de afrondingsregels voor btw op facturen. Voor gestructureerde elektronische facturen mag je enkel afronden op het totaalbedrag van de btw. Lijn per lijn afronden is niet langer toegestaan voor dit type facturen vanaf 1 januari 2026.
Wacht niet tot 2026, onderneem nu actie
Met de publicatie van het KB werd de nodige duidelijkheid verschaft omtrent de verplichtingen rond e-facturatie.
Hoewel dit alles pas geldt vanaf 1 januari 2026, wacht je beter niet tot het laatste moment om actie te ondernemen. Door tijdig te handelen, kan je vermijden dat je alles tegelijk moet doen, zoals: de keuze van software, de implementatie ervan, én ermee leren werken. Dit zorgt voor stress én verhoogt het risico op fouten.
Door vandaag te starten, vermijd je die rush en grijp je de kans om nu al sneller, overzichtelijker en professioneler te werken.
Titeca pro accountants & experts ondersteunt je
We helpen je niet alleen om in orde te zijn met de wettelijke verplichting, we denken proactief met je mee.
Sta dus vandaag nog stil bij jouw behoeften en contacteer jouw klantverantwoordelijke om de juiste stappen richting future-proof administratie te bepalen.