Vanaf 1 januari 2026 wordt het verzenden en ontvangen van elektronische facturen via het PEPPOL-netwerk verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen in België die B2B-transacties uitvoeren.
Maar wat betekent dit voor de medische beroepen? Als je enkel therapeutische activiteiten verricht, ben je een volledig vrijgestelde belastingplichtige en val je niet onder de verplichting. Vaak ben je als medisch beroeper echter geregistreerd als een gemengde belastingplichtige die ook, weliswaar vaak uitzonderlijk, niet-therapeutische handelingen verricht en voor die activiteiten geopteerd heeft voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
In dit artikel geven we meer duidelijkheid en vertellen we je waarom aansluiten bij PEPPOL altijd een slimme zet is.
Wat is de e-facturatie verplichting vanaf 1 januari 2026?
Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie verplicht voor alle btw-plichtige ondernemingen in België die B2B-transacties uitvoeren. E-facturatie is het proces waarbij aan- en verkoopfacturen volledig digitaal (zonder handmatige tussenkomst) worden opgemaakt, verstuurd, ontvangen en verwerkt.
Een factuur in pdf-formaat via e-mail is vanaf dan niet meer geldig.
Wat is PEPPOL?
PEPPOL is een veilig en gestandaardiseerd netwerk dat gebruikt wordt om deze elektronische facturen uit te wisselen in een door de EU vastgelegd formaat. PEPPOL is dus geen software, maar een netwerk. Je hebt wel compatibele software nodig om toegang te krijgen tot dit PEPPOL-netwerk. Het gebruik van dit netwerk zorgt voor o.a.:
- Betrouwbare verificatie van verzenders en ontvangers
- Minder kans op fraude (zoals spookfacturen)
- Minder kans op fouten
Alle factuurgegevens (leverancier, klant, producten, prijzen, btw etc.) worden dus gecodeerd verzonden, samen met een zichtbare weergave van de factuur.
Lees ook: PEPPOL en e-facturatie: wat betekent de nieuwe verplichting voor jou?
Wie valt onder de verplichting?
- Belgische btw-plichtige ondernemingen bij B2B-transacties -> ook ondernemingen die geregistreerd werden bij de btw en geopteerd hebben voor de ‘vrijstellingsregeling kleine onderneming’
- Buitenlandse ondernemingen met een vaste inrichting in België.
Wat zijn de uitzonderingen?
- Volledig van btw vrijgestelde ondernemingen (art. 44 WBTW)
- Transacties met particulieren
- Buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in België
- Forfaitaire of gefailleerde ondernemingen (beperkt)
Dus let op: als je gemengd btw-plichtig bent, wat meestal het geval is, geldt de verplichting wel.
Hoe weet ik of mijn onderneming of een klant onder de verplichting valt?
De meest correcte en volledige informatie over btw-regelingen van zowel je eigen onderneming als die van klanten kan je terugvinden op Intervat. Deze controle wordt dan best twee keer uitgevoerd:
- Onder welk btw-regime is mijn onderneming geregistreerd bij de btw (al dan niet onder de vrijstellingsregeling)?
- Is mijn klant geregistreerd bij de btw (particulieren zijn nooit geregistreerd)?
Vanaf 1 januari 2026 zullen deze controles in principe overbodig zijn. Gezien uw onderneming en alle btw-plichtige klanten tegen dan ook effectief geregistreerd moeten zijn op het PEPPOL-netwerk.
Medische beroepen en e-facturatie concreet:
Verkoopfacturen verzenden
Medische beroepen die volledig vrijgesteld zijn van btw volgens artikel 44 WBTW (enkel therapeutische activiteiten), vallen niet onder de e-facturatieplicht voor het verzenden van verkoopfacturen.
Vaak zijn deze beroepen echter gemengd btw-plichtig en zijn ze geregistreerd voor btw-doeleinden. In dat geval geldt de verplichting wel.
Een voorbeeld:
Een tandarts is vrijgesteld van btw voor zijn medische prestaties met een therapeutisch doel. Wanneer hij echter ook esthetische behandelingen aanbiedt (zoals tanden bleachen), dan is deze tandarts een gemengde btw-plichtige en verricht hij zowel handelingen die vrijgesteld zijn van btw, als onderworpen zijn aan btw. De tandarts is dan verplicht elektronische facturen uit te reiken. Dit is ook het geval indien de tandarts voor zijn belastbare activiteiten geopteerd heeft voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.
Gezien de klanten/patiënten meestal particulieren zijn, zal de verplichting slechts in een beperkt aantal transacties van toepassing zijn. Wanneer dan wel? Wil de tandarts bijvoorbeeld zijn wagen verkopen aan een autohandelaar, moet hij daarvoor een factuur versturen via het PEPPOL-netwerk. Ook als de tandarts helpt aan een klinische studie of een artikel schrijft voor een vakblad, geldt de verplichting (veronderstelling btw-plichtige transacties tussen btw-plichtige ondernemingen).
Aankoopfacturen ontvangen
Als je geregistreerd bent voor btw, dus ook onder de ‘kleine ondernemingsregeling’, moet je gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen via PEPPOL.
Dus ook als de e-facturatie voor de verkoopzijde voorlopig niet van toepassing zou zijn, omdat er nooit uitgaande transacties zijn die onder de verplichting vallen, is het dus noodzakelijk dat je aansluit voor de aankoopzijde en daardoor elektronische facturen kan ontvangen.
Wat zijn de gevolgen als ik niet voldoe aan de verplichting?
Vanaf 1 januari 2026 zijn facturen in pdf-, Word- of Excel-formaat niet meer geldig voor B2B-transacties. Dit kan leiden tot vertraging in de boekhouding of in het betaalproces, en misschien tot een discussie tussen de klant en de leverancier.
Daarnaast loop je het risico op een boete tot 5.000 euro (KB juli 2025) voor het niet kunnen ontvangen of verzenden van elektronische facturen.
Pro tip: sluit vrijwillig aan op PEPPOL en profiteer van de voordelen
Of je nu verplicht moet aansluiten of niet, het is interessant om aan te sluiten op het PEPPOL-netwerk. Het is een opportuniteit om te profiteren van de vele voordelen van elektronisch facturatie, zoals:
- Snellere verwerking en betaling
- Betere opvolging en archivering van je facturen en mogelijks ook ereloonnota’s
- Minder fouten en minder kans op fraude
- Efficiëntere boekhouding
Lees ook: PEPPOL: verplichting of opportuniteit?
Weetje: de kosten verbonden aan factureringspakketten (bv. periodieke abonnementskosten en de advieskosten specifiek gemaakt voor de voorbereiding en operationalisering van e-facturering) zijn fiscaal aftrekbaar voor 120% tot aanslagjaar 2029.
Conclusie
Vanaf 2026 is e-facturatie via PEPPOL verplicht voor alle btw-plichtige B2B-ondernemingen. Medische beroepen die volledig vrijgesteld zijn van btw vallen buiten deze verplichting.
Vaak zijn deze ondernemingen echter gemengd btw-plichtig en vallen ze wel onder de e-facturatieverplichting. Gezien e-facturatie vele voordelen met zich meebrengt is het dus een opportuniteit om aan te sluiten, zelfs al is het niet verplicht.
Wil je profiteren van de voordelen van e-facturatie?
Titeca pro accountants & experts ondersteunt je in dit proces. We helpen je niet alleen om in orde te zijn met de wettelijke verplichting, we denken proactief met je mee.
Overleg dus met jouw klantverantwoordelijke, want hij/zij begeleidt je bij elke stap. Samen zorgen we dat je administratie helemaal future-proof is.