Een woning aankopen, een vennootschap oprichten… de resem “paperassen” die daarbij komt kijken, is ons allemaal bekend. De digitalisering schiet hierbij te hulp en stelt aan de ondernemer tools ter beschikking om op efficiënte wijze documenten en akten te raadplegen, te bewaren en te delen. Wij zetten de recentste voor jou op een rij.
1. IZIMI-kluis
De IZIMI-kluis is een tool die wordt aangereikt door het notariaat en die fungeert als een gratis digitale persoonlijke kluis waarin je zelf en naar eigen keuze belangrijke documenten kan uploaden, bewaren en een overzicht behouden. Het enige dat je daarvoor dient te doen, is een account aanmaken (met je eID of met de Itsme-app) en de gewenste documenten inscannen en uploaden. De notariële akten die sinds 2015 zijn getekend, worden er door het notariaat automatisch opgeslagen, zodat deze reeds aanwezig zijn.
Tevens laat het systeem toe om op een beveiligde manier de documenten te delen met bijvoorbeeld je notaris, accountant of juridisch adviseur. Dit kan je doen door – via het systeem – een uitnodiging te versturen naar de persoon waarmee je items wil delen.
2. MyMINFIN
Wanneer je op zoek bent naar een kopie van een notariële akte (die bijvoorbeeld niet automatisch in de IZIMI-kluis aanwezig is omdat de akte dateert van vóór 2015), dan kan je deze gratis raadplegen en downloaden via het portaal van ‘MyMINFIN’ (ook hier kan je inloggen via eID of Itsme – ‘mijn documenten’ – ‘akten’). Het gaat om alle akten vanaf 2001 waarbij je zelf partij was én die het voorwerp waren van een hypothecaire in- of overschrijving (zoals onder meer aankoop/verkoop en schenking van onroerend goed, recht van opstal, hypothecair krediet, enz.). Naast notariële akten worden er ook exploten van gerechtsdeurwaarders, vonnissen, en geregistreerde huurcontracten in opgenomen.
3. Statutendatabank
Via www.notaris.be/statuten is het mogelijk om gratis de (gecoördineerde) statuten van een vennootschap te raadplegen. Het betreft een openbare toepassing die voor iedereen toegankelijk is op basis van het ondernemingsnummer van de vennootschap in kwestie.
De statutendatabank bewaart alle versies van statuten voortvloeiende uit in België verleden notariële akten die werden neergelegd sinds 01/05/2019 (aldus vanaf de oprichting tot de allerlaatste bijwerking van de statuten).
In tegenstelling tot het (beknopt) uittreksel dat van statuten wordt bekendgemaakt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, kan je in de statutendatabank de integrale tekst van de (gecoördineerde) statuten raadplegen.
Aangezien alle vennootschappen tegen 2024 een statutenwijziging dienen door te voeren om zich aan te passen aan de nieuwe vennootschapswetgeving, zullen de komende jaren steeds meer (en tegen 2024 dus alle) statuten online ter beschikking staan.
4. Wettelijke publicaties
Via www.wettelijke-publicaties.be kan je de naam van je onderneming en ondernemingsnummer gratis registreren. In geval van publicatie (in het Belgisch Staatsblad), word je hiervan automatisch via e-mail verwittigd en hoef je dit niet zelf actief te gaan opvolgen.
5. eStox
eStox is een digitaal effectenregister dat werd gelanceerd ingevolge samenwerking tussen notarissen, accountants en belastingconsulenten (“Fednot” en “ITAA”). Het is een betalende service die evenwel vele voordelen biedt in vergelijking met de traditionele ‘aandelenregisters’:
- Online: het register kan om het even waar en wanneer worden geraadpleegd; je kan het niet verliezen of vergeten. Tevens zorgt de toegankelijkheid van het systeem ervoor dat jouw adviseur het register vlot en correct kan aanvullen;
- Praktisch: het elektronisch effectenregister vereenvoudigt de bijeenroeping van de aandeelhouders voor de algemene vergadering. Bovendien kan men ervoor kiezen om het effectenregister automatisch te koppelen aan het UBO-register, zodat de verplichtingen ter zake in dezelfde beweging worden nagekomen;
- Discreet: het register kan enkel worden bewerkt door de voormelde adviseurs, die overigens gebonden zijn aan het beroepsgeheim. Zij staan in voor een correcte registratie van de aandeelhoudersinformatie die door de bestuurders wordt aangeleverd. De bestuurders hebben zelf ook toegang tot het register van hun onderneming en bepalen aan welke adviseurs zij lees- en/of schrijftoegang willen verschaffen. Zij kunnen ook aan een derde-partij toegang geven. Als aandeelhouder heeft men aldus geen (automatische) toegang tot het register en dient men ook niet tussen te komen voor een ondertekening ter zake.
Hoewel het digitaal aandeelhoudersregister dus bepaalde praktische voordelen kent, is een belangrijk aandachtspunt dat je als aandeelhouder geen automatische toegang of controle hebt op de aanpassingen die gebeuren in het aandeelhoudersregister, wat in sommige situaties een nadeel kan zijn.
Zowel nieuw opgerichte vennootschappen als bestaande vennootschappen die hun aandelenregisters willen digitaliseren, kunnen beroep doen op eStox.
De kosten om gebruik te maken van eStox zijn relatief beperkt:
- Voor een creatie van een vennootschap wordt er 20 euro aangerekend;
- Voor elke inschrijving (“lijn/creatie”) in het register wordt er 5 euro aangerekend.
Een loutere raadpleging van het register is kosteloos.
Kortom, verscheidene tools die jou het leven gemakkelijker kunnen maken. Gratis of met een beperkte kost, beveiligd en praktisch. Bij vragen, contacteer ons hier!
