Vind hier de recentste update (19/03/2024).
De Reprobel-aangifte is terug van weggeweest. Mogelijks gaat er nu ergens ver een belletje rinkelen, of zegt deze term jou helemaal niets. Ongeacht in welke situatie je je bevindt, als ondernemer kom je hoe dan ook elk jaar minstens één keer in aanraking met deze instantie. Het is dus belangrijk om te weten waar zij voor staat alsook welke verplichtingen er voor ondernemers aan verbonden zijn. Onderstaande samenvatting helpt je alvast op weg.
1. Wie is Reprobel?
Reprobel is de instantie die instaat voor het innen van reproductievergoedingen. Dit zijn specifieke vergoedingen die moeten betaald worden door professionele gebruikers voor de reproductie van auteursrechtelijke beschermde werken. Onder reproductie wordt verstaan zowel het maken van prints en fotokopieën, alsook het intern digitaal gebruik van beschermde werken. Je maakt bv. een kopie van een pagina in een boek, je gebruikt een afbeelding van het internet in een presentatie of je deelt een artikel op het interne bedrijfsnetwerk. Indien je hier geen reproductievergoeding voor betaalt, schend je in principe het auteursrecht.
De vergoedingen die Reprobel hiervoor int, gaat zij vervolgens herverdelen onder de auteurs van de beschermde werken. Je kan de instantie dus vergelijken met SABAM, maar in plaats van auteursrechten op muziek gaat het hier over auteursrechten op boeken, krantenartikelen, afbeeldingen, films etc.
2. Wat wordt er van de ondernemer verwacht?
In principe moet er elk jaar bij Reprobel een aangifte ingediend worden via hun elektronisch portaal. In die aangifte moet er meegedeeld worden hoeveel kopieën je neemt van beschermde werken en moet er per kopie een vergoeding betaald worden. Een nulaangifte indienen is ook mogelijk, maar het is zeer onwaarschijnlijk dat je als bedrijf geen enkele kopie of print neemt van een beschermd werk. Het is ook belangrijk om te weten dat de bewijslast bij de aangever ligt en je dus zelf moet kunnen aantonen hoeveel kopieën er genomen werden.
Door interne hervormingen van de instantie de voorbije jaren, werden er door Reprobel amper aangifte herinneringen uitgestuurd, met als gevolg dat de meeste ondernemers hun aangifte uit het oog zijn verloren. Echter, Reprobel is sinds kort met een inhaalmanoeuvre begonnen om de vergoedingen van de voorbije jaren toch nog te innen. Voor de aangifte met betrekking op referentiejaar 2020 ligt de finale deadline voor aangifte op 15 september 2021. Wie deze deadline niet respecteert, riskeert een boete.
In de praktijk blijkt evenwel dat het indienen van een aangifte enkel mogelijk is wanneer men reeds een schrijven heeft ontvangen van Reprobel. Ondernemers die geen aangifte-herinnering ontvingen voor referentiejaar 2020 zijn bijgevolg niet verplicht een aangifte te doen. Op termijn zal evenwel iedere ondernemer een schrijven ontvangen van Reprobel waarin men een Reprobelnummer krijgt toegekend. Hiermee kan dan ingelogd worden op het portaal om de aangifte af te handelen.
Concreet betekent dit dus dat:
- Indien je eerder dit jaar één of meerdere brieven ontvangen hebt van Reprobel waarin jouw Reprobel-nummer vermeld staat, dan dien je uiterlijk voor 15/09/2021 een aangifte in te dienen via de website van Reprobel.
- Indien je geen brief ontvangen hebt, dien je voorlopig niets te doen en zal je vermoedelijk ten vroegste vanaf referentiejaar 2021 verplicht worden om een dergelijke aangifte in te dienen.
- Indien je een brief hebt ontvangen maar deze niet meer kan vinden of wens je toch spontaan een aangifte in te dienen voor referentiejaar 2020, dan kan het Reprobel-nummer opgevraagd worden bij Reprobel.
3. Hoeveel bedraagt de vergoeding?
Als ondernemer kan je ervoor kiezen om per genomen kopie een vergoeding te betalen. Als vereenvoudiging hierop kan je ook een standaardtarief betalen per voltijdse werknemer die kopieën maakt. Deze vergoeding bedraagt dan in functie van de sector 8, 12 of 20 euro per werknemer. Echter, deze vergoedingen dekken niet het digitaal hergebruik van beschermde werken. Zo mag je met deze vergoeding geen afbeeldingen gebruiken in interne presentaties, geen artikelen intern delen op het bedrijfsnetwerk en geen pagina’s van een boek inscannen.
Om de aangifte eenvoudiger te maken heeft Reprobel ook een licentie ingevoerd. Deze licentie is duurder dan de vergoeding per kopie, maar biedt ook veel voordelen. Zo mag je met deze vergoeding wel degelijk beschermde werken digitaal reproduceren, wat met de vergoeding per kopie niet toegelaten is. Het risico op controle is hierdoor een pak kleiner, alsook het risico op boetes en tariefverhogingen. Daarnaast zorgt dit voor een vereenvoudiging op administratief vlak Je hoeft immers niet meer bij te houden hoeveel kopieën genomen werden, maar kan je een forfait betalen.
Voor de private sector wordt de vergoeding enerzijds bepaald in functie van de uitgeoefende activiteiten en anderzijds afhankelijk van het aantal voltijdse medewerkers. Ondernemingen die bv. uitsluitend intellectuele dienstverlening verstrekken, zoals advocaten of notarissen, zullen een hoger tarief moeten betalen. Dit tarief zal dan nog stijgen in functie van het aantal werknemers dat de onderneming tewerkstelt. Zo bedraagt de basisvergoeding voor advocaten 25 euro verhoogd met 25 euro per relevante voltijdse medewerker.
4. Hoe kan je als ondernemer zelf gebruik maken van Reprobel?
Uiteraard kan je als auteur of uitgever ook aanspraak maken op de reproductievergoeding die Reprobel ontvangt en herverdeelt, indien je zelf auteursrechtelijke beschermde werken creëert. Dit kan je doen door je aan te sluiten bij een lid-beheersvennootschap van Reprobel, zoals SACD, Copiebel etc.
Heb je vragen of wens je bijstand bij het indienen van de Reprobel-aangifte, aarzel dan niet om hier contact met ons op te nemen.
