Voor ondernemingen met meer dan 50 werknemers staan er deze maand twee grote veranderingen op de planning. Zo is het sinds 1 december 2023 verplicht om een vertrouwenspersoon binnen jouw onderneming aan te stellen. Verder zal je als werkgever tegen 17 december 2023 ook maatregelen moeten treffen in het kader van de nieuwe “klokkenluidersreglementering”.
In dit artikel geven we de belangrijkste to do’s en aandachtspunten mee voor elk van deze verplichtingen.
De vertrouwenspersoon – sinds 1 december 2023
In het kader van het Federaal Actieplan Mentaal Welzijn op het Werk wil de overheid de aanwezigheid van de vertrouwenspersonen in ondernemingen vergroten. Om deze ambitie te realiseren, is het sinds 1 december 2023 verplicht voor ondernemingen met meer dan 50 werknemers om minstens 1 vertrouwenspersoon aan te stellen. Doe je dit niet, dan loop je het risico op een strafrechtelijke of administratieve geldboete.
Verder moet deze vertrouwenspersoon een intern personeelslid zijn en zal hij/zij zo snel mogelijk na de aanstelling een verplichte – door de werkgever bekostigde – basisopleiding van 5 dagen moeten volgen.
Heb je als werkgever minder dan 50 werknemers in dienst, dan ben je niet verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen.
Voor meer informatie omtrent de (aanstelling van de) vertrouwenspersoon verwijzen we graag naar de website van de FOD WASO.
De klokkenluidersregeling – deadline 17 december 2023
Telt jouw onderneming tussen de 50 en 250 werknemers, dan heb je nog tot 17 december 2023 de tijd om een intern meldkanaal met bijhorende procedure in jouw onderneming te implementeren.
Om te bepalen of er binnen jouw onderneming minstens 50 werknemers in dienst zijn, wordt uitgegaan van het gemiddeld aantal tewerkgestelde werknemers (zoals bij de sociale verkiezingen). Wel is het zo dat deze telling moet gebeuren op het niveau van de juridische entiteit, en dus niet op het niveau van de zgn. “technische bedrijfseenheid” (zijnde eventuele verbonden ondernemingen).
Wat houdt deze klokkenluidersregeling in?
Het opzetten van een klokkenluidersregeling is bedoeld om werknemers (en andere belanghebbenden) de mogelijkheid te bieden om inbreuken op bepaalde regelgeving in een werkgerelateerde context op vertrouwelijke wijze te kunnen melden.
Meer concreet heeft de klokkenluidersregeling betrekking op het melden van inbreuken in verband met:
| Overheidsopdrachten | Financiële diensten, producten en markten |
| Productveiligheid | Productconformiteit |
| Transportveiligheid | Milieubescherming |
| Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid | Veiligheid van levensmiddelen |
| Dierengezondheid en dierenwelzijn | Bescherming van persoonsgegevens en privacy |
| Beveiliging van netwerk- en informatiesystemen | Volksgezondheid |
| Consumentenbescherming | Bestrijding van belastingfraude |
| Bestrijding van sociale fraude | Financiële belangen van de EU |
Als klokkenluider zal de werknemer in kwestie een bepaalde bescherming genieten en hoeft hij/zij dus niet te vrezen voor enige vorm van vergelding. Zo zal de klokkenluider bijvoorbeeld beschermd zijn tegen ontslag, schorsing, enige financieel nadeel of een degradatie, maar ook tegen medische verwijzing, intimidatie of een negatieve referentie.
Niet alleen de klokkenluider zal bescherming genieten: dit geldt ook voor alle personen die met hem/haar verbonden zijn. Dit betreft onder andere collega’s, familieleden of personen die de klokkenluider bijstaan.
Wat moet je ondernemen tegen 17 december 2023?
Concreet moet je (1) een intern meldingskanaal binnen jouw onderneming oprichten, alsook (2) de nodige procedures voorzien voor de interne melding en de opvolging daarvan.
Bestaat er al een meldingskanaal binnen jouw onderneming, dan kan dit perfect behouden blijven zolang dit kanaal voldoet aan de voorwaarden voorzien in de nieuwe regelgeving.
OPRICHTEN INTERN MELDINGSKANAAL
Het intern meldingskanaal moet aan verschillende voorwaarden voldoen, waaronder:
- Het is mogelijk om mondeling en/of schriftelijke meldingen te doen.
- De vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder (en eventueel in de melding vernoemde derden) wordt steeds beschermd.
- Het kanaal is 24/7 toegankelijk voor werknemers.
Over de aard van dit interne meldingskanaal wordt wettelijk niet veel bepaald. In de praktijk kan het dus variëren van een speciaal daartoe bestemde telefoonlijn of mailbox tot een extern (door derden) beheerd systeem waar werknemers intern hun meldingen kunnen maken.
Verder zal er ook een ontvanger en een beheerder van de meldingen moeten aangeduid worden binnen jouw onderneming. Deze personen staan dan in voor de behandeling van de meldingen. Het is ook mogelijk om één persoon aan te duiden, die zowel de rol van ontvanger als deze van beheerder op zich neemt. In ieder geval moet het gaan om een onpartijdig én onafhankelijk persoon.
Deze functie kan dan ook perfect door jouw interne HR-manager of andere medewerker van de hr-afdeling opgenomen worden.
OPMAAK POLICY MET INFORMATIE OVER MELDINGSKANALEN
Naast het opzetten van het interne meldingskanaal, zal het ook nodig zijn om de melden opvolgingsprocedures uit te werken.
Dit kan via een policy of in het arbeidsreglement van jouw onderneming. Het lijkt ons echter aangewezen om dit niet toe te voegen aan je arbeidsreglement, aangezien dit minder flexibel kan gewijzigd worden als er later nog zaken moeten toegevoegd worden.
In dit document zal moeten opgenomen worden over welke inbreuken het gaat, hoe een melding kan gedaan worden, informatie over de procedure en opvolging van de melding en de vertrouwelijkheid en verwerking hiervan.
Wanneer je bovenstaande verplichtingen i.v.m. de klokkenluidersregeling niet in orde brengt tegen 17 december 2023, zal dit administratief en strafrechtelijk bestraft worden.
Aarzel zeker niet ons hier te contacteren bij vragen.
Twijfel je over de juiste aanpak voor jouw onderneming? Maak dan hier een afspraak met onze pro experts!
