31 maart komt dichterbij, vergeet je opleidingsplan niet!

Sinds 2023 is elke werkgever met minstens 20 werknemers in dienst verplicht om een jaarlijks opleidingsplan op te stellen. Dit opleidingsplan moet elk jaar uiterlijk op 31 maart opgesteld zijn.  

Gezien de deadline voor het jaar 2024 dichterbij komt, zetten we in dit artikel graag nog even de krachtlijnen omtrent dergelijk opleidingsplan uiteen. 

What’s in a name?  

Het opleidingsplan is een middel om de opleidingsbehoeften van jouw werknemers in kaart te brengen. Concreet betreft het een document waarin de opleidingen worden opgelijst, alsook het team / de doelgroep van werknemers waarvoor ze bestemd zijn.  

Hoewel je als werkgever zelf bepaalt welke opleidingen er worden opgenomen, zijn er toch enkele minimale vereisten die in het plan moeten verwerkt worden:  

• Het opleidingsplan moet ten minste de formele én informele opleidingen omvatten die je wil aanbieden.  
• Je moet de nodige aandacht besteden aan genderdimensie.  
• Tot slot moet het opleidingsplan ook voorzien in een bijzondere aandacht voor bepaalde risicogroepen (bv. werknemers van 50 jaar of ouder, werknemers met arbeidshandicap, knelpuntberoepen…).   

Welke werkgevers moeten een opleidingsplan opmaken?  

Het voorzien van een opleidingsplan is pas verplicht als je minstens 20 werknemers tewerkstelt.  

Om na te gaan of jouw onderneming minstens 20 werknemers telt, dient rekening gehouden te worden met het aantal voltijdsequivalenten dat is aangegeven op de laatste dag van een periode van 4 opeenvolgende kwartalen. Deze telling gebeurt steeds op het niveau van de juridische entiteit (en dus niet de technische bedrijfseenheid).   

Concreet moet er voor 2024 gekeken worden naar het aantal werknemers op de laatste dag van de volgende kwartalen:  

• 1 oktober 2022 tot 31 december 2022;  
• 1 januari 2023 t.e.m. 31 maart 2023;  
• 1 april 2023 t.e.m. 30 juni 2023;  
• 1 juli 2023 tot 30 september 2023. 

Hoe stel je dit opleidingsplan nu op?  

Het is belangrijk enerzijds te vertrekken vanuit de opleidingsbehoefte van jouw werknemers en anderzijds te bekijken welke verplichte opleidingen reeds bestaan binnen jouw onderneming. Ga ook na welke doelgroepen aanwezig zijn binnen de onderneming. Van zodra je deze zaken geanalyseerd hebt, kan je gericht opleidingen gaan kiezen en het opleidingsplan samenstellen.  

Hierbij moet je als werkgever ook steeds het intern sociaal overleg respecteren. Heeft jouw onderneming geen ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging, dan leg je het opleidingsplan aan jouw werknemers voor tegen uiterlijk 15 maart.  

De definitieve versie van het opleidingsplan moet uiterlijk op 31 maart worden vastgesteld.  

Als werkgever bepaal je tevens vrij de vorm van het opleidingsplan, tenzij jouw sector bepaalde minimumvoorwaarden zou vastgesteld hebben.  

Tot slot mag het opleidingsplan gewoon binnen jouw onderneming bewaard worden. De werknemers (en hun eventuele vertegenwoordigers) kunnen dan op eenvoudig verzoek toegang krijgen tot het opleidingsplan. Het is voorlopig nog niet verplicht om een afschrift van jouw opleidingsplan aan de overheidsinstanties te zenden, gezien de bevoegde ambtenaar momenteel nog niet aangeduid is.  

Sancties 

De regelgeving omvat geen specifieke sanctie voor het niet-opstellen van een opleidingsplan.  

Echter riskeer je als werkgever wel een sanctie van niveau 1 als je een algemeen verbindend verklaarde cao uit jouw sector i.v.m. het opleidingsplan niet naleeft. Dit kan leiden tot een administratieve geldboete van 80 EUR tot 8.000 EUR (te vermenigvuldigen met het aantal betrokken werknemers).  

Federal Learning Account (FLA) 

Vanaf 1 april 2024 zal je als werkgever verplicht zijn om de individuele opleidingsrechten van jouw werknemers online te registeren via de zgn. “Federal Learning Account” (FLA). Via deze digitale toepassing – ontwikkeld en uitgevoerd door Sigedis – zal elke werknemer te allen tijde kunnen nagaan hoeveel opleidingsdagen / opleidingsuren hij/zij nog heeft dat jaar, alsook welke opleidingen hij/zij reeds gevolgd heeft.  

Heel wat informatie zal door de overheid verzameld worden en verwerkt worden in deze applicatie. Als werkgever zal je echter verplicht zijn om – telkens uiterlijk 1 maand na het einde van elk kwartaal – enkele gegevens in de FLA in te geven:  

• Het totaal aantal opleidingsdagen waarop een werknemer recht heeft in een bepaald jaar;  
• Het aantal gevolgde opleidingsdagen en de opleidingen die werden gevolgd, alsook het begin en einde van de opleiding, het onderwerp en enkele andere basisgegevens;  
• Het openstaande opleidingskrediet.  

Vanaf 1 april 2024 – wanneer de FLA normaal operationeel zal zijn – als je als werkgever 6 maanden de tijd hebben op alle nodige gegevens van al jouw werknemers te registreren. Het is dan ook aangewezen om nu reeds alles omtrent opleiding(srechten) binnen jouw onderneming nauwgezet bij te houden.