Begin 2022 maakten vele ondernemers voor de eerste maal kennis met Reprobel, de instantie die instaat voor de inning en herverdeling van reproductievergoedingen. Ook dit jaar kregen opnieuw veel ondernemers een brief of e-mail met de vraag om hun aangifte in te dienen en dit voor de deadline van 30/04/2024. Reden te meer om nog eens te herhalen wat Reprobel nu precies inhoudt en welke stappen je moet ondernemen. Hieronder geven we je graag een overzicht van de to do’s.
Wat doet Reprobel?
Reprobel is de instantie die instaat voor de inning van reproductievergoedingen, met andere woorden vergoedingen voor het maken van prints en fotokopieën, al dan niet digitaal, van auteursrechtelijk beschermde werken voor intern gebruik. Het doel van Reprobel is in feite hetzelfde als dat van SABAM nl. auteursrechten innen en herverdelen onder de auteurs. Echter hier gaat het om geschriften (boeken, artikels…) en niet over muziek.
Denk bijvoorbeeld aan het maken van een kopie van een pagina in een boek, het gebruiken van een afbeelding van het internet in een presentatie of het delen van een artikel op het interne bedrijfsnetwerk. Indien je hier geen reproductievergoeding voor betaalt, schend je in principe het auteursrecht.
Kan Reprobel ook iets betekenen voor jou?
Uiteraard kan je als auteur of uitgever ook aanspraak maken op de reproductievergoeding die Reprobel ontvangt en herverdeelt, indien je zelf auteursrechtelijke beschermde werken creëert. Dit kan je doen door je aan te sluiten bij een lid-beheersvennootschap van Reprobel, zoals SACD, Copiebel etc.
Wat wordt er nu van de ondernemer verwacht?
Elke ondernemer die een brief of e-mail heeft ontvangen is verplicht een aangifte in te dienen. De deadline hiervoor is 30 april 2024. Via de gebruikersnaam en het wachtwoord in de brief of e-mail kan je aanmelden op het portaal en de aangifte in orde brengen. Wanneer je dus aangeschreven werd door Reprobel, moet er hoe dan ook actie ondernomen worden. Heb je gedurende het referentiejaar 2023 geen fotokopieën genomen dan zal je een nulaangifte kunnen indienen. Heb je wel digitale of papieren prints genomen van auteursrechtelijk beschermde werken, dan kan je kiezen voor een aangifte op basis van het aantal kopieën of voor de gecombineerde licentie.
Het is belangrijk om op te merken, dat wanneer geen brief ontvangen werd, het indienen van een aangifte niet mogelijk is. Je kan natuurlijk altijd spontaan een aangifte doen en hiervoor Reprobel contacteren.
Heb je de voorgaande jaren geen gehoor gegeven aan de brieven of mails die je ontving? Geen paniek! Je kan nog steeds een aangifte indienen voor de voorgaande jaren. We raden dit dan ook sterk aan om boetes te vermijden.
Hoe de Reprobel-aangifte indienen?
Log je in op het online portaal van Reprobel.
STAP 1: Check je facturatiegegevens en vul deze aan in stap 1 of via “Mijn profiel”.
Opgelet: Het is belangrijk om de Nacebelcode te controleren. Deze is immers later belangrijk voor de aangifte en de prijs van een eventuele licentie.
STAP 2: In een tweede kies je ofwel voor het indienen van een reprografieaangifte ofwel kies je voor de gecombineerde licentie. Optie 1, de gecombineerde licentie, die sinds dit jaar de naam “Izili” draagt, kan je vergelijken met een forfaitaire aangifte. Er wordt een vaste prijs gerekend, ongeacht het aantal kopieën of reproducties, ongeacht het gaat om digitale reproducties of op papier. De prijs van de licentie hangt af van je bedrijfsactiviteit (via je Nacebelcode) en het aantal relevante personeelsleden en niet van het aantal genomen kopieën. Een relevant personeelslid is iemand die op regelmatige basis kopieën neemt (digitaal of op papier) van auteursrechtelijk beschermde werken. Denk bijvoorbeeld aan iemand die de nieuwsbrief schrijft binnen de onderneming. Een magazijnier of vrachtwagenchauffeur daarentegen kan bijvoorbeeld kwalificeren als niet-relevante werknemer.
De tarieven voor de licentie lopen van 40 EUR (categorie 1, zonder personeel) tot 29 EUR basisvergoeding verhoogd met 29 EUR per bijkomend relevant personeelslid. Meer detail over de prijszetting kan teruggevonden worden op de site zelf.
De licentie is dus duurder dan de vergoeding per kopie, maar biedt ook voordelen. Zo mogen onder deze vergoeding beschermde werken digitaal gereproduceerd worden, wat met de vergoeding per kopie niet toegelaten is. Het risico op controle is hierdoor een pak kleiner, alsook het risico op boetes en/of tariefverhogingen. Een tariefverhoging wordt per pagina opgelegd worden. Daarnaast zorgt dit voor een vereenvoudiging op administratief vlak. Er hoeft niet bijgehouden te worden hoeveel kopieën genomen werden.
Wens je een nihilaangifte in te dienen, dan kan je kiezen voor optie 2.
STAP 3: Afhankelijk van de keuze die je maakte in stap 2 zal je ofwel bijkomende informatie moeten bezorgen over de activiteit van de onderneming en het aantal relevante personeelsleden ofwel het aantal prints op papier moeten meedelen.
STAP 4: Afhankelijk van de ingevulde gegevens zal je tot slot nog een samenvatting te zien krijgen van de aangifte, alsook de vraag om deze te bevestigen en de eventuele verschuldigde betaling uit te voeren.
Aarzel zeker niet ons hier te contacteren bij vragen.
Heel wat antwoorden kunnen ook reeds teruggevonden worden in de FAQ van Reprobel zelf.
Twijfel je over de juiste aanpak voor jouw onderneming? Maak dan hier een afspraak met onze pro experts!
